Uno dei casi raccontati alla presentazione dell’Osservatorio Cloud & ICT As a Service 2015 del Politecnico di Milano riguarda l’azienda marchigiana Rivacold, che ha integrato il sistema ERP con una soluzione software-as-a-service di supply chain collaboration aperta ai fornitori.
Rivacold produce e distribuisce componenti e prodotti per la refrigerazione e il condizionamento industriale e commerciale. Ha sede a Vallefoglia (Pesaro-Urbino) e nel 2014 ha realizzato vendite per 112 milioni di euro, in crescita annua del 4%.
«Se si entra in un bar in uno dei principali paesi europei per prendere una bibita fresca o un gelato, c’è il 50% di probabilità che questi prodotti vengano prelevati da un frigorifero con motore prodotto da Rivacold: questo per dare un’idea di volumi che produce l’azienda», ha spiegato in una tavola rotonda del convegno Tommaso Pagnini, IT Manager di Rivacold.
Rivacold ha investito molto sulla reingegnerizzazione dei processi produttivi, secondo i principi del Lean Manufacturing: tutta la produzione è condotta con linee “a flusso teso”. I principi lean prevedono l’approvvigionamento di materiali e componenti con logiche pull: è l’esaurimento di un componente nel magazzino che scatena l’azione per ripristinare la giacenza di quel componente. L’informazione viaggia tramite kanban, cartellini che servono a comunicare dal magazzino agli operatori della logistica che è necessario approvvigionare un componente.
«La Direzione Operation dell’azienda ci ha commissionato di cercare una soluzione per rendere più snello ed efficiente il processo di comunicazione tra i nostri operatori della logistica e i fornitori dei componenti gestiti con kanban – prosegue Pagnini -. Questo perché succedeva che si accumulavano sul tavolo degli operatori della logistica molti kanban per materiali da riordinare, innescando un processo davvero poco “lean”: si digitavano a sistema i dati di questi articoli e veniva emesso un ordine d’acquisto, ricevendo la conferma del fornitore: insomma una gestione totalmente tradizionale basata sui documenti»
Soluzioni verticali in Cloud per ampliare il gestionale
Era quindi necessaria una piattaforma di collaborazione con i fornitori, per snellire il processo. «Un’esigenza che si è manifestata in uno scenario in cui la soluzione ERP aziendale è un sistema legacy datato 1987, che ora ha chiaramente problemi di obsolescenza e di non internazionalità mentre l’azienda sta diventando internazionale. La direzione ne sta in effetti valutando la sostituzione, cosa che però comporta processi decisionali non semplici e presidiati da forti competenze».
«La strategia che abbiamo condiviso con la direzione generale quindi è di mantenere in esercizio nel frattempo le applicazioni core, ERP e sottosistemi a esso collegati, razionalizzando, semplificando, e completando la piattaforma IT ove possibile con soluzioni verticali Cloud, per mantenerla snella e facile da governare», spiega Pagnini.
Per quanto riguarda nello specifico la soluzione verticale di collaborazione con i fornitori, «inizialmente abbiamo pensato a uno sviluppo interno, una sorta di portale o area riservata del nostro sito web, ma ci siamo resi conto che sarebbe stato oneroso: il reparto IT di un’azienda manifatturiera non è strutturato come una software house. Abbiamo quindi pensato di evitare lo sviluppo interno e integrare una soluzione in software-as-a-service che fungesse al nostro scopo. Abbiamo fatto una ricerca sul mercato e individuato Kanban Box, che eroga sotto forma di servizio proprio il tipo di applicazione che noi avremmo sviluppato: un portale di supply chain e-collaboration che permette di gestire Kanban elettronici».
Con l’adozione di questa soluzione, il flusso è stato modificato: ora l’operatore di magazzino, utilizzando un lettore barcode, comunica l’esaurimento di un componente gestito con Kanban. L’informazione è subito trasmessa al portale e viene notificata al fornitore, che consultando il portale è immediatamente informato del fatto che si deve attivare per ripristinare quel componente.
«Per il singolo acquisto non emettiamo alcun ordine»
«C’è un accordo quadro con il fornitore che definisce i volumi, che poi sono rivisti su base trimestrale, ma per il singolo acquisto non emettiamo nessun ordine: è l’informazione stessa, pubblicata su KanbanBox, che sostituisce l’ordine – sottolinea Pagnini -. Al tempo stesso quando il fornitore è pronto a consegnare la merce, cambia lo stato del Kanban elettronico all’interno del portale, e la modifica viene recepita dal nostro sistema: il dialogo è bidirezionale».
Questa modifica a sua volta innesca in Rivacold la preparazione della ricezione, «che non è più fatta sulla base della bolla d’accompagnamento, ma semplicemente confermando, ancora una volta con un click, le informazioni inserite sul portale dal fornitore». Ci sono poi altre funzionalità: «Per esempio è la piattaforma stessa che suggerisce azioni correttive analizzando i flussi di materiali: queste informazioni vengono notificate agli operatori della logistica, che possono modificare, praticamente in diretta, alcuni parametri e rendere appunto più efficiente la logistica».
Dal punto di vista dell’implementazione, per Rivacold l’adozione della piattaforma di supply chain collaboration ha comportato lo sviluppo di un piccolo layer d’integrazione con la soluzione ERP, in forma quanto più possibile neutra e disaccoppiata dalle applicazioni, in modo da lasciare la porta aperta verso altre future integrazioni.
«L’attivazione è stata praticamente istantanea: in seguito abbiamo costruito una serie di funzionalità aggiuntive, ma con la piattaforma già “live”. Tutto il sistema è stato avviato in tempi molto rapidi e poi portato a regime in tempi altrettanto rapidi».
A parte la rapidità di attivazione, il beneficio più evidente è operativo: «I tempi per processare un cartellino kanban si sono più che dimezzati, oltre alla possibilità di ottimizzare i flussi logistici di cui dicevo prima».
E poi ci sono i vantaggi di costo, tipici del software-as-a-service. Non ci sono investimenti iniziali, e il servizio è erogato in modalità pay-per-use: Rivacold paga sulla base del numero di componenti gestiti a kanban con l’applicazione: più aumentano i componenti kanban, più aumenta il canone in funzione di una serie di soglie di utilizzo. «Se l’azienda dovesse decidere di tornare alla modalità tradizionale con un determinato fornitore e per una determinata famiglia di componenti – conclude Pagnini -, potrebbe farlo senza costi di dismissione e senza capitali immobilizzati nell’applicazione».
