Gestione documentale nella logistica: migliorare i processi e garantire la compliance con il digitale - Digital4

Dematerializzazione

Gestione documentale nella logistica: migliorare i processi e garantire la compliance con il digitale

I vantaggi generati dalla digitalizzazione (a norma) del ciclo dell’ordine. Parlano Giorgio Sabatini e Andrea Reali, rispettivamente Direttore Affari Legali & Commerciali e Technical Account Manager di Olsa Informatica

15 Nov 2021

Domenico Aliperto

È tempo di reingegnerizzare la gestione documentale nella logistica. Snellire i flussi approvativi della catena logistica, rendere i cicli di fornitura sempre più rapidi ed efficienti, ma anche e soprattutto migliorare i meccanismi di rimessa degli ordini sulla piattaforma dell’Agenzie delle entrate, garantendo la compliance e potenziando il sistema di recupero dei pagamenti. Il tutto generando considerevoli risparmi sul piano della gestione. Sono questi i benefici che offre la dematerializzazione documentale quando si parla di Supply Chain.

Superare le resistenze culturali della Logistica per una gestione documentale snella

Sono tutti vantaggi facilmente quantificabili, ma in Italia le resistenze all’adozione di queste piattaforme sono ancora molte.

«È una questione squisitamente culturale: è incontestabile il fatto che la procedura cartacea tradizionale sia più tortuosa, in quanto implica la controfirma del destinatario dell’ordine e la sua riconciliazione a livello contabile affinché il cerchio possa considerarsi chiuso. Ma non ci si rende ancora conto di quanto l’automazione potrebbe snellire e semplificare la catena della fornitura».

Giorgio Sabatini

Direttore Affari Legali & Commerciali di Olsa Informatica

A parlare è Giorgio Sabatini, Direttore Affari Legali & Commerciali di Olsa Informatica, società specializzata nella progettazione di soluzioni evolute per il Document Management. Secondo Sabatini, l’emergenza sanitaria ha di fatto impresso una decisa spinta ai processi di digitalizzazione anche in questo specifico ambito, eppure il suo team continua a riscontrare presso gli imprenditori una certa diffidenza all’idea di “privarsi” temporaneamente del documento durante la fase finale del processo.

«Fatta questa premessa, mi sento comunque di dire che per svolgere il nostro lavoro nella maggior parte dei casi non c’è bisogno di tranquillizzare prima i clienti. È sufficiente proporre il tema e rappresentare in modo asettico i risultati che si ottengono effettivamente nel momento in cui si decide di ridisegnare l’intero processo di approvvigionamento sostituendo alla carta il file elettronico: costa meno, necessita di minore spazio fisico e risulta più sostenibile». Un’operazione, insomma, che conviene a tutte le imprese, a prescindere dalla loro dimensione. «La gestione documentale digitale nella Logistica è una leva proporzionale», rilancia Sabatini, «e aiuta soprattutto le piccole organizzazioni a sfruttare nuove economie di scala».

Andrea Reali, Technical Account Manager di Olsa, sottolinea come del resto la digitalizzazione del ciclo dell’ordine vada incontro specialmente alle PMI che ancora non hanno cominciato ad affrontare in modo sistematico una trasformazione ormai irreversibile. «Un ruolo fondamentale l’ha ricoperto il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, introducendo l’obbligatorietà dell’emissione dell’ordine elettronico nei confronti delle Pubbliche amministrazioni. Ma ora è il momento di fare il salto di qualità, agganciandosi alla tecnologia su cui si basa la fatturazione elettronica per automatizzare rendicontazione e riconciliazione dei documenti. In questo modo ogni ordine può essere contabilmente gestito e riscontrato sia in termini numerici che di documentazione pervenuta, gestita e conservata. Naturalmente, a norma di legge».

Andrea Reali

Technical Account Manager di Olsa

Digitalizzare il ciclo dell’ordine puntando sulla personalizzazione

La piattaforma messa a disposizione da Olsa funge da hub nella raccolta dei documenti ed estrae le informazioni da ciascuno dei campi compilati all’interno delle fatture elettroniche, registrandole nei sistemi gestionali e contabili. «Nella Logistica la gestione documentale digitale non si limita ad accorciare la filiera, ma si elimina anche qualsiasi possibilità di errore umano, imprescindibile nelle attività continuative di data entry», spiega Reali. «Si tratta di una soluzione standard, non invasiva nei confronti dell’infrastruttura IT aziendale e completamente gestita da noi attraverso l’erogazione di processi assistiti. Ma non è raro che il cliente ci chieda di intervenire più in profondità per realizzare un ambiente su misura», continua il manager. «I margini di personalizzazione non mancano: la nostra esperienza, del resto, nasce da lontano. Lavoriamo sui sistemi di interscambio dati da prima che fosse introdotto lo SdI, e soprattutto nel settore automotive abbiamo aiutato, nel corso degli anni, diverse aziende che avevano la necessità di automatizzare i processi di fornitura e di verificare che tutte le fatture fossero congruenti con gli ordini».

Supply Chain: efficienza e compliance vanno di pari passo

La facoltà di avere evidenza e tracciatura di ogni singolo passaggio durante il ciclo dell’ordine rappresenta per le imprese la garanzia che il processo digitale attivato aderisce totalmente al framework normativo. «L’intero impianto che proponiamo è in totale compliance con le norme giuridiche e tecniche, in base agli standard Iso 27000 e Iso 9000», dice Sabatini, «ed è essenziale poter contare su questo aspetto nel momento in cui un’impresa si confronta con la PA, che è vincolata a una piattaforma contraddistinta da protocolli di accettazione e transito della documentazione estremamente rigidi».

È un aspetto che ora come ora sfugge ai requisiti dello SdI, ma che si inserisce in una filiera che presuppone norme stringenti rispetto ai criteri di scrittura, di consegne e di accettazione dei documenti, senza naturalmente dimenticare il complesso delle firme elettroniche, che è altrettanto normato.

«Ma è tutto lo scenario procedurale della Supply Chain ad essere contraddistinto da queste caratteristiche», chiosa l’esperto, «e il ciclo dell’ordine non si può gestire sul piano digitale se non seguendo tutte le norme che regolano i vari passaggi. In definitiva, un sistema di Document Management dematerializzato deve configurarsi come totalmente e dichiaratamente sostitutivo, oppure non può esserlo».

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