AWDoc, l’App per gestire in sicurezza e semplicità i documenti aziendali

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AWDoc, l’App per gestire in sicurezza e semplicità i documenti aziendali

Il sistema di gestione documentale sviluppato da AWTech consente di costruire database virtuali protetti secondo le più stringenti normative ma semplici da utilizzare, in autonomia. È ideale in tutti quei contesti in cui si scambiano informazioni riservate, quali i Consigli di Amministrazione

19 Apr 2021

Cristina Mazzani

AWDoc è il sistema di gestione documentale sviluppato da AWTech con il principale obiettivo di proteggere i dati aziendali. La piattaforma è, infatti, stata disegnata integrando nativamente avanzate funzioni di sicurezza in modo da poter essere utilizzata anche per organizzare e condurre incontri ove si scambino informazioni riservate, quali i Consigli di Amministrazione.

Un ulteriore importante criterio con cui è stata progettata questa app è la semplicità. L’applicazione è destinata, infatti, a tutte le funzioni aziendali e a gruppi di lavoro che non sempre hanno elevate competenze tecniche, ma devono poter amministrare in autonomia la documentazione e le riunioni. A quest’ ultimo proposito l’applicazione può essere utilizzata da qualsiasi tipologia di azienda, inclusi gli studi professionali, per supportare tutte le tipologie di incontri fisici o virtuali da quelli commerciali e di produzione, a collegi sindacali, audit, CdA e così via.

App per organizzare e gestire i documenti aziendali, le funzioni di AWDoc

In sintesi, AWDoc consente la completa gestione dei documenti e la riorganizzazione dei flussi di lavoro, condivisione dei documenti, rendendo immediata la possibilità di monitorare l’andamento dei processi.

«Abbiamo costruito la app AWDoc – ha raccontato Fabrizio Ghelarducci, owner di AWTech – in modo che chiunque in azienda possa usarla e sfruttarne i benefici, senza richiedere l’intervento di personale IT. Secondo noi questo era un prerequisito fondamentale, accanto a quello della sicurezza, per far sì che il nostro sistema venisse usato in azienda con fiducia da tutti, a partire dal management per arrivare alle segreterie».

Fabrizio Ghelarducci

Owner di AWTech

Ciascun file (tra questi anche messaggi di posta elettronica e PEC – Posta elettronica certificata) è facilmente caricabile nella biblioteca AWDoc dove gli utenti abilitati possono accedervi mediante qualsiasi device abbiano a disposizione. La ricerca di quanto occorre è facilitata dalla possibilità di utilizzare testo libero grazie a potenti capacità di indicizzazione dei dati. Inoltre, in caso di riunioni virtuali, il sistema genera automaticamente l’indice di consultazione dei documenti da discutere e sincronizza eventuali notazioni, commenti eccetera ove richiesto.

La possibilità di apporre la firma digitale a norma conferirà valenza legale a ciascun documento inserito nel database virtuale AWDoc. Si andrà così a costruire una vera e propria struttura informativa che restituisce, tra l’altro, dettagliata reportistica sugli accessi e sulle attività svolte dagli utenti dell’applicazione.

Il sistema consente anche la condivisione di informazioni tra applicazioni diverse, lo scambio mediante mail e via dicendo, agevolando, così, la possibilità di esporre le proprie informazioni, in sicurezza, a soggetti esterni.

In pratica, ciascun utente avrà a disposizione una propria area di lavoro che potrà allestire autonomamente scegliendo cosa rendere editabile e cosa no eccetera.

Per quanto riguarda, nello specifico, l’organizzazione di momenti di incontro, AWDoc accompagna gli utilizzatori in tutte le sue fasi nel pieno rispetto delle regole che governano ciascun processo. Si pensi per esempio agli istituti bancari che in occasione di un CDA devono condividere i documenti oggetto dell’incontro 3 giorni prima che esso si svolga: sarà AWDoc a monitorare che le scadenze vengano rispettate, che i partecipanti siano informati e così via.

Gestire i documenti in modo riservato, le tecnologie scelte da AWTech

Il sistema AWDoc fa sì che tutti i documenti gestiti al suo interno siano cifrati nativamente, sfruttando le tecnologie di cifratura end to end allo stato dell’arte, in modo che neppure gli amministratori di sistema abbiano le chiavi.

«Quando consegniamo la soluzione all’utente finale – ha spiegato Ghelarducci – si compie una vera e propria “cerimonia” delle chiavi. In pratica, passiamo la responsabilità delle chiavi di cifratura all’azienda e noi per primi non potremo mai avere accesso ai documenti che l’impresa gestirà con la nostra soluzione».

Assicurando cifratura nativa dei dati, accessi protetti da password opportunamente gestite dal sistema stesso (per esempio, dal punto di vista della scadenza temporale) e la registrazione dei log delle attività, AWDoc aiuta a garantire compliance alle più stringenti leggi sulla privacy, incluso il GDPR.

Partendo da queste premesse, AWTech propone AWDoc come base per organizzare le riunioni di lavoro più delicate al fine di annullare rischi di perdite e sottrazione di dati. Una volta messi al sicuro i documenti, infatti l’azienda può decidere quale canale di comunicazione usare, compresa naturalmente la possibilità di un incontro di persona, ma documenti, modifiche, note, non potranno essere accessibili da chi non avrà le prerogative per farlo.

Inoltre, per essere certi che non si abbiano duplicazioni non autorizzate, AWDoc permette di integrare una filigrana personalizzata con il nome dell’utente. Tale filigrana è configurabile per contenuto, dimensioni e frequenza di ripetizione.

Queste funzionalità di sicurezza, compresa l’amministrazione dei permessi di accesso e visibilità dei file (oltre che delle autorizzazioni a esportarli, condividerli, caricarli eccetera), sono facilmente gestibili in sicurezza dagli utenti. Per esempio, è anche possibile stabilire un tempo limite di visibilità del documento e, se necessario, anche la possibilità di renderlo inaccessibile in qualsiasi modalità anche da chi lo ha già visualizzato.

AWDoc si fa in 3 per rispondere a tutte le tipologie di aziende

Il sistema AWDoc, proposto sia per essere installato on premises, sia erogato come SaaS – Software as a service, è disponibile in tre versioni. Tutte con le medesime caratteristiche di semplicità e sicurezza, offrono funzioni sempre più evolute per soddisfare le aspettative di organizzazioni dalle dimensioni via via crescenti.

AWDoc Team è rivolta a liberi professionisti e piccoli gruppi di lavoro.

Business è pensata per le piccole e medie imprese che trasferiscono documenti sensibili sia al proprio interno sia con realtà esterne all’organizzazione.

AWDoc Enterprise è ideale per le grandi aziende.

Tra i clienti AWTech vi sono realtà del calibro di Autostrade per l’Italia, OpenJobMetis, Sara, Reale Group, Gruppo Save, Banca del Sud, eccetera.

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Cristina Mazzani

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