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Il valore strategico dell’e-Procurement durante il Covid-19, soprattutto per la PA

Con il lockdown molte organizzazioni si sono trovate nella situazione di dover implementare soluzioni di e-Procurement in urgenza. Forti di questa esperienza adesso è il momento di consolidare quanto avviato e lavorare sull’adozione di un approccio strategico, basato sul rinnovamento delle competenze delle persone e sull’introduzione di nuove modalità operative e organizzative

07 Mag 2020

Francesco Gardenal

Product Owner, Vortal

La situazione emergenziale legata al Covid-19 senz’altro produrrà un’accelerazione della trasformazione digitale del paese, la speranza è che l’urgenza non faccia perdere di vista l’importanza di adottare un approccio strategico negli investimenti, tra cui l’adozione di piattaforme di e-Procurement.

L’adozione dell’e-Procurement, ovvero la gestione del ciclo degli approvvigionamenti attraverso apposite piattaforme online, rappresenta infatti uno dei primi fondamentali passi da eseguire nel percorso di digital transformation di qualsiasi organizzazione. Questo è particolarmente vero nella Pubblica Amministrazione, da cui in larga parte dipende il rilancio dell’economia in un contesto di crisi, attraverso l’aumento della produttività della spesa pubblica.

Un innovazione a rilento nella PA

Le tecnologie a supporto degli acquisti hanno da anni raggiunto la piena maturità e i relativi benefici sono dimostrati, ciò nonostante, le percepite difficoltà di implementazione e altre resistenze al cambiamento hanno frenato la diffusione capillare dell’e-Procurement in Italia. Solo una piccola percentuale delle stazioni appaltanti gestisce tutti i processi rilevanti in modalità digitale e anche quelle che dispongono di piattaforme dedicate spesso non le sfruttano a pieno.

Sebbene la digitalizzazione degli acquisti sia al centro delle intenzioni del Legislatore da decenni, sul piano operativo la normativa è stata caratterizzata da cambiamenti continui, posticipi di scadenze e perfino passi indietro. Oltre ad essere uno dei principali fattori di rallentamento dell’adozione per le stazioni appaltanti, questa incertezza ha impattato l’efficienza dei provider, che in alcuni casi hanno progressivamente spostato il proprio focus verso il settore privato.

L’e-Procurement e il Covid-19

In questo contesto, l’emergenza Covid-19 che stiamo attraversando ha reso ancora più evidente il valore dell’e-Procurement e di questa evoluzione tecnologica. Diverse organizzazioni hanno dovuto implementare delle soluzioni in urgenza, anche solo per abilitare la possibilità di lavorare da remoto. Adesso, con la ripartenza, è fondamentale fare tesoro di quanto appreso e ricordarsi che il successo di queste iniziative non dipende dalla mera scelta di strumenti informatici efficaci, ma anche e soprattutto dall’adozione di un approccio strategico, basato sul rinnovamento delle competenze delle persone e sull’introduzione di modalità operative, organizzative e relazionali molto differenti da quelle “tradizionali”. È quindi arrivato il momento di lavorare in tale senso e avere ben chiari alcuni degli obiettivi da porsi all’avvio di simili progettualità, per valutarne il successo e orientare l’impegno nel change management:

1. Migliorare l’efficienza operativa

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L’e-Procurement può beneficiare significativamente l’efficienza operativa degli utenti (ad es. automatizzando attività ripetitive), se l’implementazione è colta come opportunità di analisi e revisione dei processi. Le nuove modalità operative digitali devono essere infatti disegnate in collaborazione con gli utenti stessi, per migliorare i punti di debolezza delle vecchie pratiche con l’uso mirato della tecnologia. L’efficienza operativa deve essere quindi monitorata e migliorata progressivamente, includendo misure come il tempo di attraversamento delle fasi di una gara nei KPI di sistema.

2. Aumentare la competitività

Gli appalti pubblici valgono oltre il 20% del PIL italiano, e da essi dipende la salute di molte attività economiche. Eppure le barriere all’accesso per le PMI rimangono elevate, specialmente in settori ad alta specializzazione quali la sanità (che conta per quasi la metà del valore totale degli appalti). L’e-procurement ha il potenziale di ridurre queste barriere, ad es. con la standardizzazione dei sistemi di qualificazione, la semplificazione della comprova dei requisiti di partecipazione (DGUE elettronico), l’applicazione automatica di criteri di rotazione trasparenti e l’accesso ad ampli network di operatori economici condivisi con altri Enti.

3. Migliorare la qualità dei risultati

Grazie all’utilizzo delle piattaforme di e-procurement è possibile mettere a fattor comune le migliori pratiche di approvvigionamento in ciascun settore. Ciò è possibile con strumenti quali le “librerie” di criteri di selezione tecnici ed economici, utili per configurare in modo guidato una strategia di gara più efficace. Questo approccio può permettere ad esempio di automatizzare la piena adozione dei criteri ambientali minimi (CAM), migliorando l’impatto ambientale degli appalti senza ridurne la rapidità.

4. Promuovere l’innovazione

Specialmente in un contesto di crisi, è necessario che la spesa pubblica funga da leva per azionare la capacità innovativa e imprenditoriale del settore privato. Tuttavia, procedure come l’appalto pre-commerciale, il partenariato per l’innovazione e il dialogo competitivo, sono ancora sottoutilizzate in Italia. L’e-procurement ha il potenziale di eliminare la complessità procedurale, permettendo anche agli Enti meno strutturati di sfruttarle per realizzare progetti ambiziosi.

5. Aumentare la collaborazione

Gli appalti pubblici individuano complesse reti relazionali, i cui nodi sono stazioni appaltanti, operatori economici, autorità di regolazione e monitoraggio, utenti finali, cittadini e altri portatori di interesse. I sistemi di e-procurement possono facilitare la collaborazione aumentando l’efficienza del network, ad es. semplificando le attività di benchmarking e aggregazione della spesa, associazione d’impresa, integrazione del ciclo passivo. Realizzare questo obiettivo implica scegliere piattaforme aperte, integrabili nell’ecosistema applicativo rilevante e che facciano uso di dati strutturati basati su standard condivisi.

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