La gestione della spesa interna nelle aziende (spend management) è diventata più complessa con l’evoluzione dei modelli di business e le nuove dinamiche di mercato. Laricerca di IDC promossa da SAP, “The Future of Spend Management: Approaches, Opportunities, and Challenges in a Digital World”, porta alla luce le principali sfide percepite dagli executive aziendali (oltre 800 in quattro regioni globali intervistati a luglio e agosto 2019) e individua il ruolo che le tecnologie più avanzate, come cloud, intelligenza artificiale e machine learning, possono svolgere nel rendere lo spend management più evoluto ed efficiente. L’obiettivo è portare la gestione della spesa da un puro controllo a un più valorizzante ruolo di “abilitatore” di processi più connessi, agili e trasparenti. In una parola, rendere lo spend management “intelligente”.
I manager sono “insoddisfatti”
Lo spend management di un’organizzazione solitamente include i processi necessari a raccogliere e dividere in categorie le spese e l’analisi dei dati sulle spese di ogni tipo. Gestire questa funzione vuol dire avere visibilità e controllo su tutte le aree di spesa (diretta e indiretta, spese di viaggio, collaboratori esterni…) in tutta l’organizzazione. Secondo IDC, tuttavia, le diverse aree sono spesso mal gestite perché le aziende non possiedono gli strumenti adeguati a ottenere dati e conoscenza in tempo reale sulle diverse tipologie di spesa.
Non a caso il sondaggio mostra un alto livello di insoddisfazione da parte dei manager intervistati. Nel Procurement l’insoddisfazione è massima (48%), ma è alta anche nel Finance (39%), nelle Operations & Supply Chain (36%) e nell’IT (33%). Vengono anche segnalate diverse “inefficienze”: nella pianificazione della capacità (poca visibilità e nessuna ottimizzazione sui processi di business), nella pianificazione delle risorse (scarsa conoscenza di quando arriveranno beni e servizi ordinati e carenza di personale qualificato per la messa in opera), nell’ottimizzazione dei viaggi (difficoltà a negoziare tariffe convenienti) e nell’allineamento con gli obiettivi strategici (più difficile diventare un’impresa sostenibile, attenta all’ambiente e a evitare gli sprechi).
La tecnologia può sanare le inefficienze
Molte organizzazioni hanno risposto a queste sfide aumentando la digitalizzazione dello spend management, ma lo hanno fatto in modo incompleto: il 90% degli intervistati dice che c’è spazio per migliorare il controllo delle spese, e renderlo più efficiente. Soprattutto in alcune aree le aziende avvertono di incorrere in costi eccessivi: la logistica (30%), le scorte in magazzino (28%), la mancanza di visibilità sui fornitori alternativi (24%).
Occorre fare un salto di qualità. Le tecnologie “intelligenti” già ci sono: cloud computing, automazione intelligente dei workflow, RPA (Robotic Process Automation). Oggi circa l’80% del tempo degli spend manager è impiegato nello svolgimento di compiti finanziari low-level mentre l’intelligenza che si estrae dalle tecnologie basate sui dati potrebbe automatizzare questi task meno strategici liberando risorse per compiti molto più rilevanti. Il successivo passo è integrare l’intelligenza in tutti i workflow dello spend management in un’applicazione unificata per la gestione della spesa e dell’interazione con una moltitudine di organizzazioni esterne. Questo sistema unificato si fonda sull’utilizzo di API e strumenti di sviluppo moderni: le API nello spend management hanno un potenziale “significativo”, secondo IDC.
Un’applicazione intelligente di questo genere deve avere alcune caratteristiche fondamentali: attingere ai più potenti ecosistemi, applicazioni e reti, offrire una user experience perfetta, adattarsi agli standard globali, e integrarsi coi sistemi esistenti.
Già oggi, il 95% circa degli intervistati ha dichiarato di essere propenso a investire e implementare una piattaforma di Intelligent Spend Management entro due anni, per favorire un processo più connesso, agile e trasparente.
Il percorso verso una gestione intelligente dello spend management si basa anche sul coordinamento tra diverse aree funzionali. IDC lo definisce “un balletto tra finance, procurement, supply chain e IT”. Al tempo stesso, qualunque tecnologia si assuma l’onere di migliorare lo spend management deve essere capace di raccogliere dati e best practice da tutte queste aree.
Dimenticare la cultura legacy
Per trasformare e rendere efficiente lo spend management occorre fare il salto verso le tecnologie più innovative liberandosi da quelle legacy. I sistemi legacy si concentrano su aspetti “tattici” (come far bene le cose, ma non perché farle e se servono veramente), hanno tanti processi manuali (come rivela il 61% del campione) e sono reattivi anziché proattivi, non anticipano le esigenze e non riescono a effettuare analisi del passato utili a prendere decisioni nel presente e nel futuro. Sono, insomma, poco flessibili e non riescono a creare valore aggiunto per l’azienda (come rinegoziare dei contratti per ottenere tariffe migliori). Il taglio deve essere netto: i sistemi e la mentalità ereditati dal passato perpetuano le inefficienze.
