Fondata nel 1973 a Bergamo, Telmotor ha iniziato a operare come distributore di prodotti per l’automazione industriale, allargando poi nel tempo l’attività alla distribuzione di energia, all’illuminazione, alla building e home technology e alle energie rinnovabili. L’azienda ha oggi quattro filiali in Lombardia (Brescia, Cernusco S/N, Lecco, Saronno) e un ufficio commerciale a Roma, per un totale di circa 275 dipendenti, con un fatturato 2011 di circa 100 milioni di euro.
Le esigenze e la soluzione
Il progressivo allargamento dell’attività, e quindi della complessità di gestione, ha portato l’azienda a decidere di adottare un sistema gestionale. In collaborazione con Soluzioni Informatiche, business partner IBM, Telmotor ha intrapreso un progetto per l’adozione del sistema ERP Gadmel specifico per il settore della distribuzione di materiale elettrico, basato sulla piattaforma IBM Power I, e delle Applicazioni Contabili Gestionali (ACG) di IBM.
Nel dettaglio l’obiettivo era di coprire la gestione dei cespiti, della contabilità analitica ed amministrativa con le ACG, interfacciate con il nuovo sistema gestionale che consente in automatico la gestione del ciclo attivo, del ciclo passivo e dell’area di controllo.
Telmotor può ora definire e gestire il ciclo completo dall’anagrafica clienti alla formulazione dell’offerta, alla generazione degli ordini di vendita, con la possibilità di un aggiornamento costante di listini e promozioni di vendita, nonché della situazione del singolo cliente, con riepilogo tra l’altro di ordini evasi, in corso ed entità dei crediti commerciali.
Il ciclo attivo è innescato dall’inserimento da parte degli agenti dell’ordine di vendita nel nuovo ERP, che poi trasmette sui terminali RF degli operatori di magazzino gli ordini da preparare per l’evasione. A proposito di magazzino, Gadmel copre tutti i processi, dall’entrata merce alla spedizione passando per il controllo e il packaging dei materiali tramite radiofrequenza. In tal modo è possibile un monitoraggio costante dei dati relativi ad approvvigionamento e materiali a magazzino, e quindi l’ottimizzazione dei livelli delle scorte, con riduzione degli overstock e delle obsolescenze.
A complemento dell’ERP è stato sviluppato anche il servizio GadWeb, che permette l’accesso diretto dei clienti fidelizzati di Telmotor previa registrazione a un portale gestito da Soluzioni Informatiche. Ciascun cliente può accedere per informazioni circa prodotti, modalità di acquisto, preventivi, verifiche di disponibilità, listini, per inserire ordini e per verificare lo stato d’avanzamento di tali ordini con le date di consegna previste. GadWeb è aperto anche alla forza vendita di Telmotor (circa 45 agenti), che può accedere al portale anche in mobilità, per monitorare lo stato degli ordini coordinando ad esempio le promozioni.
I benefici
Il nuovo ERP integrato con il sistema ACG permette a Telmotor di controllare il flusso delle informazioni dalla formulazione dei preventivi dell’offerta all’evasione degli ordini a magazzino, compreso l’intero iter di approvvigionamento con i fornitori.
L’azienda ha così potuto migliorare la redicontazione dell’attività lavorativa, l’efficienza dei processi, la collaborazione interna, e introdurre un puntuale controllo di gestione. Sono state semplificate le attività di generazione dell’offerta, ottenendo un maggiore produttività del personale commerciale a favore di un impatto positivo sui processi commerciali.
La possibilità di verificare in ogni momento lo stato d’avanzamento degli ordini clienti ha ridotto i tempi di evasione ordini a magazzzino e di consegna, migliorando il servizio al cliente. In parallelo, l’uso della RF nel magazzino centrale ha semplificato la ricerca dei prodotti diminuendo il rischio di errori.
