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dematerializzazione

Savema, 20 giorni per digitalizzare document management e conservazione

L’azienda versiliese, che lavora marmo e granito, è partita dall’ambito fiscale passando poi a gestire tutti i documenti e comunicazioni con una piattaforma software as a service sviluppata da Gruppo CMT. In vista l’estensione alle fatture

23 Feb 2017

Redazione

Anche le realtà fortemente industriali, impegnate in settori estremamente consolidati, stanno iniziando dei “personali” percorsi di digitalizzazione, al fine di alleggerire i processi aziendali, velocizzare le procedure e aumentare l’efficienza. Un buon esempio è Savema, specialista di lavorazione e vendita di marmo, granito e altre pietre ornamentali, che ha adottato un sistema di gestione documentale e conservazione digitale fornita da Gruppo CMT.

Prodotti estremamente concreti, documenti dematerializzati

Con sede a Pietrasanta, Savema è un’eccellenza del distretto lapideo di Carrara (Alpi Apuane e Versilia). Da oltre 40 anni opera in un settore con una rete di relazioni sul territorio molto ampia, sia in termini di interlocutori esterni (tra fornitori e partner) sia in termini di relazioni interne.

Come spiega un comunicato, lambito d’azione internazionale dell’azienda – che ha lavorato tra l’altro per One World Trade Center di New York, Royal Library di Copenhagen, e British Museum di Londra – esige processi snelli, veloci e controllati, che solo una procedura digitale può garantire. Per questo è stato iniziato un percorso a partire dalla digitalizzazione dei documenti di natura fiscale, come registri contabili, che poi è stato esteso a tutti i documenti e le comunicazioni gestiti da Savema.

Come noto infatti la globalizzazione rende necessario anche per le piccole e medie imprese (PMI) italiane investire in innovazione per essere competitive a livello internazionale sui costi strutturali.

«Siamo un’azienda nata negli anni ’70 da una forte tradizione familiare, ma siamo rapidamente cresciuti in tutto il mondo, sviluppando progetti internazionali anche ad alto contenuto artistico e ornamentale. Nonostante il settore in cui operiamo, industriale, legato alle tradizioni e al territorio, abbiamo sempre avuto una forte spinta all’innovazione e fiducia nella tecnologia. Abbiamo quindi capito l’importanza di migliorare i processi aziendali, renderli meno costosi e più veloci», dichiara nel comunicato Paolo Nannetti, Responsabile EDP di Savema.

Per rispondere a queste esigenze, Savema ha quindi commissionato a Gruppo CMT una piattaforma documentale e di conservazione digitale snella e capace di migliorare l’efficienza della gestione del back office amministrativo.

La soluzione è stata progettata su misura e implementata in sole 3 settimane dal lavoro di analisi dei processi e delle tipologie documentali dell’azienda. Si tratta di un applicativo in software-as-a-service (SaaS), disponibile 24 ore su 24, con service level agreement (SLA) di assistenza alti e personalizzati, che consente un’organizzazione documentale per tipologia di documenti, accessi multi permesso in base al ruolo aziendale e conservazione digitale a norma, grazie all’accreditamento AgID e la certificazione ISO 27001.

Partire dalla tecnologia per ridisegnare processi e flussi di comunicazione

Tra i principali vantaggi della soluzione adottata, spiega il comunicato, Savema ha riscontrato grande flessibilità d’uso e accessibilità, che hanno consentito di migliorare la user experience. Inoltre l’introduzione di una nuova tecnologia non ha avuto impatto sui normali processi aziendali e si è integrata perfettamente con i sistemi ERP e i gestionali dell’azienda.

«Non si è trattato semplicemente di adottare una soluzione tecnologica, ma di reinventare i processi e ridisegnare i nostri flussi di comunicazione. Gruppo CMT ci ha supportato lungo l’intero percorso con un’attività di consulenza digitale e innovazione», precisa Nannetti.

A questo punto la seconda fase del percorso prevede un’estensione delle funzionalità della piattaforma anche alle fatture, al fine non solo di ridurre il consumo di carta e ottenere una miglior gestione degli spazi di archiviazione, ma anche abbattere i tempi di gestione dei reparti amministrativi.

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