Studi notarili, aumentare la produttività con la digitalizzazione

Digital Transformation

Notai, aumentare la produttività con la digitalizzazione

Una legislazione non sempre chiara e una forte resistenza al cambiamento vincolano gli studi notarili al documento cartaceo, con conseguenze in termini di costi e inefficienze. Digital Technologies li accompagna nel percorso di digitalizzazione con un approccio graduale, senza fratture rispetto a processi e dinamiche consolidate, aiutando a cogliere i benefici del digitale

22 Apr 2021

Emanuele Villa

La digitalizzazione è alla base del vantaggio competitivo delle aziende e degli studi professionali. Se le prime trovano nel digitale e nell’automazione un supporto fondamentale per vincere le sfide di mercati sempre più imprevedibili, gli studi si affidano ad essa per massimizzare la propria efficienza e avvicinarsi ai loro clienti, che nel frattempo diventano sempre più smart e connessi, abbandonano i processi tradizionali, cambiano il paradigma di lavoro, gestiscono da remoto ogni attività e chiedono ai propri consulenti la stessa flessibilità.

Studi notarili e digitalizzazione: a che punto siamo

La digitalizzazione della professione notarile è un percorso in atto da decenni. I benefici non sono meno impattanti rispetto a quelli di tante altre professioni che grazie al digitale puntano a livelli di flessibilità e reattività di riferimento. Eppure, la digitalizzazione del fascicolo notarile incontra delle resistenze che altrove paiono più blande. Tutto ciò sembra quasi paradossale, perché i notai otterrebbero enormi vantaggi dalla digitalizzazione, dall’eliminazione definitiva della carta, dalla condivisione telematica dei documenti e dall’automazione connessa. Basti pensare che, se un atto notarile si compone mediamente di poche pagine, i fascicoli ad esso connessi arrivano di solito a 270 – 280 facciate: gestirli in forma cartacea, con tutte le inefficienze degli archivi, il costo e il deterioramento della carta, appare quanto meno anacronistico.

Per approfondire questo argomento abbiamo interpellato Daniela Mambelli, BU Manager and Senior Account Manager di Digital Technologies, l’azienda italiana che da anni accompagna le imprese nei percorsi di dematerializzazione e trasformazione digitale: «La digitalizzazione degli studi notarili è abbastanza limitata. Nonostante adottino da anni dei software specializzati per la gestione delle loro attività, che vanno dalla preparazione del fascicolo notarile alla redazione dell’atto e a tutto ciò che segue, gli studi sono ancora molto legati alla carta. Se anche possono conservare digitalmente la quasi totalità dei documenti che compongono il fascicolo, hanno l’abitudine di stamparli e di gestirli come hanno sempre fatto. Così, si crea un paradosso: fanno le visure online, ricevono documenti dalle parti o societari in formato elettronico, poi li stampano e realizzano fascicoli cartacei».

Daniela Mambelli

BU Manager and Senior Account Manager di Digital Technologies

Tornando al dato precedente, cioè quello delle quasi 300 facciate del fascicolo notarile che dà origine alla stipula dell’atto, i costi e le potenziali inefficienze diventano evidenti.

Le cause: resistenza al cambiamento e normativa lacunosa

A questo punto, la domanda sorge spontanea: perché non fare immediatamente un passo avanti ed eliminare gli archivi cartacei? Secondo Digital Technologies, a frenare questo passo sono di fatto due elementi: una legislazione non chiara in proposito e la resistenza al cambiamento, laddove la seconda è molto più incisiva della prima: «La legge non ci aiuta – aggiunge Mambelli – perché non ci sono normative chiare in merito alla possibilità di utilizzare solo archivi digitali. I notai stanno cercando di passare all’atto notarile telematico da decine di anni, ma la realtà è che non esiste una legge che stabilisca esattamente cosa si può fare e come farlo. Col risultato che oggi, in piena era 4.0, di dematerializzazione e firme digitali remote, chiunque debba comprare un appartamento a centinaia di chilometri di distanza si deve ancora recare sul posto. La digitalizzazione è all’ordine del giorno in qualsiasi contratto tra aziende, ma qui si preferisce gestire il tutto in modo tradizionale».

Ciò nonostante, è la resistenza al cambiamento a frenare in modo deciso il percorso digitale degli studi professionali. È una questione culturale, una prassi sviluppata nei decenni e sorretta da una legislazione lacunosa che finisce per bloccare la naturale evoluzione delle cose. Ci fa notare Mambelli che, in questo momento, anche i notai più giovani continuano a gestire il fascicolo esattamente nello stesso modo, incorrendo così in svariate inefficienze, costi del tutto evitabili e una sicurezza tutt’altro che impeccabile. «In questo momento solo l’atto originale, quello firmato davanti al Pubblico Ufficiale, deve essere conservato nello studio e da lì non può uscire. Ma sono quattro fogli protocollo rispetto a centinaia di pagine di fascicolo, per di più di documenti che sono già digitalizzati e presenti nei PC dei collaboratori dello studio».

Vincere la resistenza al cambiamento parlando di costi

Come vincere la resistenza al cambiamento? Partendo dai costi: tempo addietro Paperless Office quantificò in 20 dollari il costo di archiviazione complessivo di un singolo documento cartaceo e in 125 dollari (in perdite di produttività) quello di un errore nel processo di storage. Inoltre, l’incidenza degli errori è molto elevata, arrivando a coinvolgere fino al 20% dei documenti. Più difficili da quantificare sono i costi della ricerca delle informazioni: di fronte a un archivio cartaceo, che non necessariamente è nello studio, quando costa trovare un documento e con quali tempi si riesce a fornirne una copia al cliente? Occorre recarsi fisicamente in archivio (magari attraversando una città), cercare il documento, riportarlo in ufficio, fotocopiarlo e spedirlo. Oltre a tutti questi costi, nell’era delle azioni one-click e delle consegne in giornata, non tutti i clienti sono disposti ad accettare le stesse tempistiche di vent’anni fa.

Si aggiungono poi considerazioni forse un po’ più banali ma sempre efficaci: bisogna infatti considerare i costi di gestione di archivi da tonnellate di documenti, i costi degli spazi, della carta e della stampa. La maggior parte di queste voci di costo andrebbe direttamente a zero con la digitalizzazione, e in più lo studio potrebbe contare su un livello di efficacia e una qualità del servizio estremamente superiore.

Il ruolo di Digital Technologies nella digitalizzazione degli studi notarili

In questo contesto, Digital Technologies affianca gli studi notarili facilitandone il passaggio verso paradigmi digitali più agili, sicuri e rigorosamente a norma. «L’azienda – aggiunge Mambelli – offre al mondo notarile un servizio di digitalizzazione dei fascicoli di studio, che vengono dematerializzati e conservati in modo consono. In caso di necessità, garantiamo il recupero e la restituzione al cliente dei documenti entro 48 ore. Il servizio si compone di un ritiro periodico o concordato dei fascicoli cartacei, che digitalizziamo e trasformiamo in fascicoli digitali rispettando le varie chiavi di ricerca normalmente utilizzate, così da semplificare l’adozione del nuovo sistema. Consegniamo quindi agli studi una piattaforma cloud integrabile con i loro sistemi: all’interno, possono consultare documenti e fascicoli in modo efficace, oltre a poterli riutilizzare, inviare o realizzarne copie a seconda delle necessità. Ovviamente, si tratta di una conservazione digitale a norma, che garantisce la validità legale del documento. In questo modo aiutiamo gli studi notarili a cogliere appieno i benefici della digitalizzazione adottando un approccio graduale, che non crei alcuna frattura con i processi e le dinamiche consolidate».

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Emanuele Villa

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