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Soldo, la piattaforma per la gestione dei pagamenti che mette d’accordo CFO e dipendenti

La funzione Finance deve ormai dedicare la maggioranza del proprio tempo al supporto delle strategie di business. Soldo propone una soluzione che consente di automatizzare una delle attività più dispendiose in termini di tempo e risorse: le spese aziendali sostenute dai dipendenti

08 Apr 2019

Il ruolo della funzione Finance all’interno dell’azienda è profondamente cambiato rispetto al recente passato. Oltre alla cura degli aspetti finanziari e di bilancio veri e propri, classici dell’amministrazione, al CFO (Chief Financial Officer) e al suo team viene sempre più spesso richiesto un ruolo di supporto strategico al CEO e a tutte le altre funzioni aziendali, in modo da permettere alle organizzazioni di rispondere in maniera efficace e rapida alla crescente competizione e ad un mercato in costante cambiamento. Un salto che, ovviamente, richiede un impiego di tempo e risorse non indifferente, considerato anche che le attività più prettamente amministrative non possono essere trascurate, specialmente nelle grandi organizzazioni che sono oggi più che mai sottoposte a rigorosi controlli normativi e di compliance.

Il problema della gestione delle spese dei dipendenti

Un prezioso supporto può arrivare dai moderni strumenti digitali e Fintech, che possono permettere ai CFO di automatizzare tutta una serie di attività di routine caratterizzate da un elevato dispendio in termini di tempo e risorse. Un caso classico è quello relativo alle spese sostenute dai dipendenti per conto dell’azienda, ad esempio per le trasferte di lavoro o per spese a supporto dell’attività operativa: quando questo processo è condotto in maniera analogica, ovvero tramite la compilazione manuale di note spese, a cui devono essere allegate in qualche modo scontrini e fatture varie, il rischio è quello di una notevole quantità di errori. Sia da parte dei dipendenti, che possono persino avere la tentazione di sovrastimare le spese sostenute per proprio tornaconto, sia per l’amministrazione, che può incontrare difficoltà ad assegnare le spese sostenute agli esatti centri di costo. In ogni caso il risultato finale è quello di una notevole perdita di tempo per entrambe le parti, che viene inevitabilmente sottratto alle attività a più elevato valore aggiunto. Inoltre l’azienda rischia di perdere il controllo sulla gestione di una spesa che è consistente per il bilancio.

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Soldo: il processo di gestione delle spese si fa digitale

Per superare questo problema occorre abbandonare la gestione manuale di questa particolare tipologia di spesa, per arrivare all’implementazione di un processo digitale, il più possibile automatizzato e semplice. Una proposta in questo senso è portata avanti da alcuni anni da Soldo, Fintech italo-inglese nata nel 2015 proprio con l’obiettivo di creare la prima soluzione multi-utente di gestione delle spese, assicurando così al CFO e al suo team un efficace controllo di gestione.

Il primo passo è rappresentato dall’apertura di un conto Soldo, che può essere alimentato con un normale bonifico da uno dei conti aziendali. A partire da questo conto è possibile creare autonomamente molteplici sotto-conti per i dipendenti e collaboratori e per i diversi centri spesa (dipartimenti, unità operative, filiali, negozi, etc.) e da qui assegnare le carte di pagamento a disposizione dei dipendenti per le spese aziendali (spese di trasferta, carburante e acquisti centralizzati). Su queste carte è possibile impostare i limiti di spesa (giornaliero, settimanale, mensile), le regole d’uso (abilitando o meno bancomat, pagamenti on line, pagamenti presso determinate categorie di esercenti, pagamenti all’estero, etc.) e i processi automatici di ricarica. Attraverso la console Soldo si possono anche effettuare le ricariche dei sotto-conti in tempo reale e a costo zero. Uno dei maggiori vantaggi di Soldo è poi rappresentato dalla facilità di integrazione con tutti i principali software di contabilità, che rende meno faticoso e più veloce il processo di riconciliazione delle spese di fine mese. In questo modo i responsabili della sezione Finance hanno la possibilità di filtrare e scaricare report di tutte le transazioni effettuate nel formato preferito (ad esempio Excel o PDF) e, in pochi click, caricare il report sul proprio gestionale aziendale, eliminando così buona parte delle dispendiose attività manuali. La piattaforma offre anche la possibilità di sfruttare le commissioni minime su prelievi e sui tassi di cambio, creando carte e conti in valute diverse come Euro, Sterline e Dollari, così da ridurre al minimo i costi di trasferta in caso di viaggi internazionali.

Soldo: vantaggi anche per i dipendenti

In buona sostanza la piattaforma Soldo offre al CFO e al suo team una visibilità completa e in tempo reale di spese e pagamenti aziendali, consentendo così in ogni momento di analizzare i dati a disposizione per ridurre i costi o rendere più accurate le previsioni di spesa. I vantaggi dell’utilizzo di Soldo sono però evidenti anche per i dipendenti, che possono controllare saldo e spese aggiungendo alle informazioni immediatamente disponibili relative ai pagamenti (data, importo, valuta, cambio, esercente, categoria merceologica) anche le foto del giustificativo e la voce di spesa. In questo modo si riescono ad abbattere drasticamente i tempi di compilazione delle note spese, con benefici immediati per la produttività del singolo lavoratore.

@RIPRODUZIONE RISERVATA

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