Come approdare a un processo compiuto e sicuro di registrazione automatica delle fatture? Quale percorso (e attraverso quali step) occorre intraprendere per sfruttare appieno le potenzialità delle tecnologie di nuova generazione? Che accorgimenti, infine, servono per dare vita a sistemi di gestione del ciclo passivo che minimizzino l’intervento umano, migliorando la governance e riducendo gli errori?
Le esigenze delle imprese in tal senso sono sempre più stringenti, e cresce la necessità di entrare in contatto con soluzioni efficaci in tempi estremamente rapidi. Ma, nonostante ciò, è bene precisare che le risposte a queste domande sono, in realtà, piuttosto articolate.
Cominciamo subito col dire che non si tratta di una questione da affrontare soltanto sul piano tecnologico. Anche se le piattaforme digitali di Document Management e le applicazioni di Intelligenza Artificiale sono i fattori abilitanti per soluzioni di questo tipo, come sempre quando si parla di trasformazione, per ottenere risultati significativi l’aspetto più importante da considerare è il corretto coinvolgimento degli stakeholder con le loro conoscenze e competenze.
Non facciamo qui riferimento solo all’owner di processo o all’end-user, ma in questo caso parliamo dei fornitori, degli attori che a monte della filiera generano i documenti che dovranno poi essere interpretati al fine di generare informazioni di valore per il business e per le stesse piattaforme di apprendimento automatico.
Una trasformazione di natura (anche) culturale
«Arrivare alla registrazione automatica delle fatture implica un miglioramento del rapporto con i propri fornitori, che devono gradualmente evolversi in partner in grado di far proprie le istanze dell’interlocutore e, conseguentemente, di ottimizzare le operazioni necessarie a produrre i documenti che andranno poi condivisi con lui. Fondamentale anche normalizzare le voci di anagrafica da inserire in fattura: il più delle volte amministrazione e IT non parlano lo stesso linguaggio del fornitore, e sta a loro dare le giuste indicazioni all’ufficio acquisti perché avvenga uno scambio efficace di informazioni tra buyer e provider», afferma Marco Zanolli, SAP Business Development Manager di Siav. La società specializzata nello sviluppo di soluzioni per la Gestione Elettronica dei Documenti, il Workflow Management, la Fatturazione Elettronica e la Conservazione Digitale, ha recentemente organizzato un Webinar dal titolo “Automatizzare il processo Accounts Payable in SAP: dalla Richiesta di Acquisto alla registrazione automatica delle fatture fornitori”, in occasione del quale, per l’appunto, gli esperti del gruppo hanno affrontato nel dettaglio il tema della trasformazione digitale delle procedure legate al ciclo passivo, portando l’esperienza di successo del caso Iperceramica.
Gli step per automatizzare il processo Accounts Payable
«Chiarito che la registrazione delle fatture è l’ultimo step di un processo molto più esteso, che richiede il contributo di molte aree aziendali, per ottimizzarlo e modificarlo serve poter contare su una forte sponsorship estesa sull’intera azienda. A partire dal top management, passando per l’ufficio acquisti e arrivando fino alla divisione logistica, all’amministrazione e alla tesoreria, è necessario sensibilizzare tutte le aree attraversate dal processo», ha rilanciato Lorenzo Della Vedova, Responsabile del Competence Center SAP di Siav.
Who's Who
Lorenzo Della Vedova
Concretamente, il primo passaggio da compiere consiste nell’analizzare approfonditamente i fornitori, che soprattutto in un mercato come quello italiano possono assumere fisionomie diversissime: si passa dall’azienda iperstrutturata al piccolo artigiano che lavora in modo sporadico. Un’analisi ad hoc consente di classificarli e permette di individuare quelli su cui conviene inizialmente concentrare attenzione e sforzi. Bisogna poi capire le criticità del ciclo passivo in generale, pensare a come rendere più fluide le gestioni delle eccezioni e la loro individuazione, e razionalizzare ciascun passaggio considerando che un sistema automatico non può chiedere informazioni al bisogno ma deve disporre di tutti i dati necessari ad eseguire un determinato step. La registrazione delle fatture è infatti solo una parte (tra l’altro conclusiva) del processo, ed eredita per questo i problemi che si verificano a monte, ossia la mancanza di alcuni dati, la presenza di dati imprecisi o addirittura interpretabili in vari modi. In ultima istanza serve quindi formalizzare l’elenco delle informazioni necessarie per svolgere le singole attività stabilendo a priori i valori ed i parametri attesi.
Archiflow, la piattaforma di Siav per automatizzare il ciclo passivo
Il processo di Accounts Payable ha come elemento iniziale la formulazione di una Richiesta di Acquisto (RDA), che poi si va a sostanziare con la raccolta di offerte, la scelta del fornitore più vantaggioso, la sottoscrizione di un contratto, l’emissione dell’ordine, la ricezione e la registrazione della fattura fornitore ed il pagamento della fattura stessa. Tutte queste attività spesso richiedono scambio di documenti ed informazioni che coinvolgono più persone, anche di reparti diversificati, costretti a lavorare con strumenti di produttività individuale come e-mail, fogli elettronici, word processor, registrando i file in cartelle di rete e riportando solo parte dei dati in SAP.
La piattaforma Archiflow, con i cruscotti SAP per la registrazione automatica delle fatture, il modulo di gestione delle RDA, il portale per i fornitori e gli strumenti integrati di gestione workflow e firma digitale, consente un approccio full digital per tutto il processo, dalla richiesta di acquisto al pagamento della fattura.
Con la soluzione Siav è possibile inserire i dati in modo strutturato, con interfacce semplici ed intuitive, e contare sulla piena integrazione con SAP per avere un passaggio automatico dei dati tra Archiflow e l’ERP ed una visualizzazione trasparente dei documenti da SAP.
Tutti i dati di processo vengono acquisiti e salvati nella piattaforma Archiflow, quindi è possibile tracciare e organizzare i flussi di lavoro valutando tramite dashboard dedicate le performance operative, i tempi di attraversamento, la completezza dei dati e la corrispondenza degli stessi con i KPI definiti.
Iperceramica: una esperienza di successo
Tra chi ha già toccato con mano i vantaggi della registrazione automatica delle fatture c’è Iperceramica, catena retail specializzata nella distribuzione di pavimenti e rivestimenti. Per il suo caratteristico modello di business, Iperceramica aveva bisogno di ridefinire completamente i processi legati alla fatturazione, e ha trovato in Siav e in Archiflow le risposte che cercava. «Lavoriamo in maniera quasi esclusiva con clienti privati, e per questo motivo praticamente ogni riga di capitolato in vendita genera una riga di capitolato in acquisto», ha raccontato Michele Neri, CEO di Iperceramica, presentando la sua esperienza nel passaggio dalla registrazione manuale all’automazione software. «Si tratta di una gestione che negli anni è diventata decisamente onerosa, avendo a che fare con una gamma di fornitori molto eterogenea e dovendo spiegare di volta in volta a ciascun fornitore come comportarsi per la compilazione dei documenti. L’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica ha rappresentato per noi l’opportunità di ricevere i dati con un sistema standard che apriva per l’appunto la prospettiva di effettuare le registrazioni in modo automatizzato».
Non si trattava solo di ottimizzare un processo ripetitivo e a basso valore, ma di abbattere una voce di costo che in Iperceramica aveva un peso rilevante: circa 300 mila euro l’anno. «Oggi, grazie ad Archiflow, riusciamo a gestire oltre l’85% delle fatture in entrata in maniera automatizzata. C’è ovviamente la prospettiva di portare la percentuale di successo della registrazione automatica a valori sempre più elevati», ha precisato Neri. «Per esempio, non abbiamo incamerato nel sistema la classe a cui appartengono i fornitori che devono applicare il bollo, ma mi aspetto che supereremo l’ostacolo e che ci avvicineremo sempre più al 100%. Io credo che l’automazione del ciclo passivo costituisca una genuina opportunità di efficientamento dell’intera struttura: l’investimento iniziale si ripaga in tempi rapidi, in quanto si toccano da subito una serie di vantaggi forse meno rilevanti per altri soggetti. Infatti, i grandi player di solito hanno la forza contrattuale per imporre ai propri fornitori uno standard, mentre le aziende di taglia piccola non posseggono la scala per ammortizzare i costi di un sistema evoluto. Le medie imprese sono a mio avviso esattamente quelle che possono cogliere i maggiori benefici dall’adozione di una piattaforma di registrazione automatica delle fatture. E poi c’è un altro tema, non economico», ha evidenziato Neri, «che è invece valido per tutti. L’utilizzo di una piattaforma come Archiflow non garantisce soltanto la tax compliance di chi la implementa, ma mette in moto un circolo virtuoso che ha implicazioni positive anche per l’intero ecosistema in cui operano l’impresa e i suoi fornitori».
