Le informazioni sono la linfa vitale per ogni azienda, per questo vanno gestite nell’intero ciclo di vita, dalla formazione alla conservazione, in modo da garantirne la trasversalità e la distribuzione tra tutti gli operatori, anche esterni all’ecosistema aziendale, in modo sicuro e controllato.
Gli strumenti di collaboration e coediting rendono concreta la possibilità di garantire flessibilità, efficienza, rapidità nella costruzione dei flussi di lavoro e nella gestione dei processi se applicati al sistema di gestione documentale, i cui benefici più evoluti si riversano proprio sulla gestione delle attività che prevedono molteplici stakeholder.
Dalla creazione dei documenti all’organizzazione dei task digitali, al versioning, sino all’editing collaborativo o al ricorso allo scadenzario, un software di ultima generazione può arrivare a fare della collaboration una vera e propria leva di efficienza aziendale costituendo una cassaforte digitale di tutte le informazioni e quindi del know-how.
Siav, azienda specializzata nello sviluppo di software, soluzioni in cloud e servizi informatici per la Gestione Elettronica dei Documenti, il Workflow Management, la Fatturazione Elettronica e la Conservazione Digitale, da tempo insiste sulle “inedite” potenzialità degli strumenti di Collaboration nella gestione dell’intero patrimonio informativo aziendale. E a tal proposito Emanuel Sette, Business Consultant di Siav, ricorda: “La collaboration è nient’altro che un insieme di persone che devono lavorare insieme all’interno di un processo condividendo non solo documenti ma informazioni. Oggi, ogni ufficio in azienda ha la necessità di scambiare documenti e informazioni internamente o con consulenti e fornitori esterni, semplicemente per una presa visione o per fare una redazione congiunta dei file. È quindi di fatto naturale l’utilizzo importante di scambi via email, strumento che però deve essere usato solo per veicolare le informazioni, non per contenerle, in quanto tali informazioni sono per definizione di pertinenza aziendale, e il loro accesso quindi non può dipendere da una persona, ma deve essere intrinsecamente associato all’informazione stessa.
Nei casi più “organizzati”, di cloud drive, come ad esempio Google Drive o OneDrive, che però presentano un approccio “utente” e non business, in quanto non sono nate per una gestione strutturata e ordinata, ma per fornire risposte rapide e semplici senza nessuna capacità di pensare a cosa succederà delle informazioni scambiate tra un giorno, una settimana, un mese o un anno. Mettere in dialogo diretto gli utenti – e spostare in un unico hub centralizzato tutte le informazioni che vengono scambiate – definendo le dovute logiche di controllo, di condivisione e di sicurezza dei file ed evitando replicazioni e ridondanze è ciò che una Information Service Platform può fare per loro. Inoltre, rende questi file ricercabili ed accessibili nel tempo. A vantaggio di tutti”.
Il sistema documentale diventa una Information Service Platform
Sette spiega che la società ha concretizzato questi principi lavorando su un caposaldo della propria offerta: Archiflow, l‘Information Service Platform che, in combinata con la suite di prodotti Siav, offre un ampio ventaglio di servizi e soluzioni per la gestione efficace del patrimonio informativo aziendale.
Infatti, spesso le informazioni in azienda sono distribuite nelle diverse applicazioni verticali, come CRM, Instant messaging, Cloud Drive, ERP, che creano silos di informazioni che non fluiscono tra i vari processi e reparti. Archiflow abbatte i silos, consentendo alle organizzazioni di governare, organizzare e mettere a disposizione di tutti gli utenti dell’organizzazione i dati ed i contenuti: in questo modo le informazioni si integrano con i processi aumentandone l’efficienza e la capacità di controllo.
E se a tutto questo aggiungiamo strumenti come Siav Connect ed HUB+, rispettivamente la piattaforma low-code per sviluppare portali di collaborazione ed il portale integrato con Archiflow per clienti, fornitori e collaboratori, le aziende di ogni dimensione possono far convergere le informazioni presenti nei diversi sistemi aziendali in un unico digital workplace accessibile e controllato, connettendo gli stakeholder interni ed esterni e consentendo loro di interagire con le informazioni generate dai documenti, a prescindere dal sistema in cui risiedono o sono stati creati.
Alcune delle soluzioni realizzate con Siav Connect coprono le esigenze di processi trasversali a molte aziende: si va dalle soluzioni per la gestione dei processi HR, alla gestione delle richieste di acquisto, dei contratti digitali e molto altro ancora.
La gestione workflow low-code, della collaboration e del coediting nell’offerta Siav
“Archiflow oggi è sempre più uno strumento incentrato proprio sulla gestione collaborativa dei informazioni, strutturate e destrutturate, che non vanno solo salvate, ma delle quali è necessario sapere con chiarezza, e con procedure rigorose, cosa fare”, puntualizza Sette.
“La email – fa notare Sette – è uno strumento molto usato, in alcuni casi anche abusato, in ottica collaborativa. Ma il suo utilizzo per trasferire documenti espone le aziende a criticità e rischi importanti. In questo quadro, un sistema documentale evoluto può configurarsi come vero e proprio motore del workflow efficace per gestire flussi anche molto complessi, o a fronte di esigenze più semplici, come appunto la gestione dei casi fino a quel momento affidati alla posta elettronica”.
In pratica, secondo questa concezione, la piattaforma Siav diventa un vero e proprio hub per veicolare informazioni e contenuti di varia natura, senza duplicazione e con la garanzia di accedere sempre alla versione ultima. E la definizione e controllo dei processi collaborativi rappresenta il semplice frutto di quei moduli che, integrati al sistema, nascono proprio per conferire specifici criteri di governance al lavoro collaborativo.
L’esempio dell’offerta Siav, con i moduli Task on Demand ed Easy Workflow, è in questo senso un grande e reale valore aggiunto ed un esempio pratico di workflow low-code che, con pochi click, consente ad ogni utente la definizione di nuovi processi utilizzando una semplice ed immediata interfaccia grafica.
“Pensiamo ai responsabili d’ufficio che hanno l’autorizzazione ad assegnare task ai vari addetti – spiega Sette -. Per ognuno di questi compiti, Task on Demand specifica data di scadenza, titolo e offre una descrizione con il dettaglio di cosa deve essere fatto, in modo da fornire anche una guida per l’utente che andrà poi a riceverlo e lavorarlo. E di tutto ciò il destinatario (che sia un ufficio o un utente specifico) riceve una notifica in tempo reale, offrendo anche la possibilità di gestire a distanza la procedura grazie all’app mobile e alle notifiche push”.
La procedura, in pratica, consente a tutti gli utenti di agire in modalità collettiva nelle sole attività su cui hanno competenza, secondo diritti di visibilità designati in base alle schede coinvolte nei task del flusso collaborativo.
Alla ricezione dell’alert, la decisione operativa spetta dunque all’addetto che prende in carico il task: “Quando accetta il compito, automaticamente i colleghi dell’ufficio se ne troveranno sgravati – puntualizza Sette -. Tutti sapranno che ora il task è in esecuzione, mentre l’utente incaricato potrà consultare la working list relativa ai compiti ancora da svolgere”. Non solo. “Il livello di priorità è messo in evidenza da colori diversi che guidano l’addetto nella gestione delle scadenze più o meno imminenti”, aggiunge Sette. Il tutto mentre, a un più alto livello, una dashboard statistica fornisce la possibilità di filtrare per tipologie di processo, stato dell’attività, assegnatario, owner del task e data di scadenza, offrendo una visuale precisa del lavoro svolto in una specifica finestra temporale.
Dalla gestione singola alla pianificazione dei task
Il vantaggio? “Con questo strumento si compie la piena realizzazione della cosiddetta smart collaboration – puntualizza il Business Consultant di Siav -, applicando un approccio strutturato che supera i limiti che derivano dall’uso delle email, in uno scenario che tiene costantemente aggiornati tutti i protagonisti aziendali in merito ai loro compiti e scadenze. Le assegnazioni vengono effettuate in modo semplice e intuitivo, evitando qualunque tipo di difficoltà in termini di change management. E le ampie possibilità di monitoraggio, o di ricevere notifiche sulle attività più urgenti e critiche, concretizzano un pieno controllo sulle attività. Senza scordare che la possibilità di gestire, assegnare e visualizzare le scadenze all’interno del sistema documentale, dando un input alle attività correlate, è una leva chiave per l’ottimizzazione complessiva dei processi aziendali”.
Tuttavia, dal momento che i task vengono governati in autonomia dall’utente, il quale può svolgerli senza vincoli sugli altri compiti assegnati, esistono casi in cui c’è l’esigenza di costruire procedure più strutturate, composte da più task che devono anche seguire un determinato percorso ben definito. Pensiamo ad esempio al pagamento di una fattura da approvare, con più livelli di approvazione: in questo caso, il lavoro di squadra deve necessariamente avvalersi di strumenti più avanzati, in grado di andare oltre l’individualità del compito. E allora, ecco la soluzione: la pianificazione dei cosiddetti “Task on Demand”.
Il modulo Easy Workflow interviene proprio a soddisfare questa esigenza, “dando la possibilità di creare workflow ‘no code’ per mettere in sequenza i Task on Demand”, puntualizza Emanuel Sette. In pratica l’utente si ritrova a lavorare in sequenza sui task con una serie di percorsi e scelte decisionali. In altre parole “Archiflow – chiarisce Sette – mette a disposizione la scelta di una strada o di un’altra in modo guidato, senza richiedere competenze tecniche”. In questo modo, diventa possibile effettuare operazioni complesse anche senza costruire processi di workflow strutturato, ma semplicemente collegando tra loro una serie di task per costruire il cosiddetto workflow semplificato (Easy Workflow).
Sicurezza contro errori e cyberattacchi
Il sistema offre anche tutele importanti in termini di sicurezza.
Da un lato con la protezione contro eventuali errori, dal momento che l’assegnazione dei task può essere fatta solo dai responsabili autorizzati, e solo verso i possibili destinatari interni a quel tipo di compito. “In pratica – fa notare Sette – se voglio assegnare un task ad un utente che non ha diritto ad accedere a quel documento, il sistema rende impossibile l’operazione; inoltre, il sistema traccia costantemente “chi fa cosa”. Possibile, infine, anche rifiutare il compito, ma solo a patto di fornire un’adeguata motivazione”.
Dall’altro, sul fronte della sicurezza informatica, Archiflow viene sottoposto a rigorosi test di sicurezza che verificano la resilienza dei sistemi.
“Grazie a Siav Connect ed HUB+, o all’integrazione con OneDrive e Google Drive, per lavorare live in collaborazione con stakeholder interni ed esterni mettendo al sicuro in Archiflow i file condivisi e gestendo il coediting dei vari documenti, ecco che diventa evidente come la collaboration possa letteralmente diventare una carta vincente – conclude il Product Manager di Siav Alessandro Fabris -. Nella sua veste di Information Service Platform integrata con altri applicativi, Archiflow mette infatti a disposizione tutte le funzionalità necessarie per favorire uno scambio collaborativo e sicuro di contenuti, governato da regole e capace di organizzare in modo trasversale informazioni e processi di business. Tanti utenti, una piattaforma comune, un solo e unico documento su cui lavorare: in un contesto di relazioni sempre più articolate, garantire un ecosistema simile è un valore che può fare letteralmente la differenza”.
