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Gestire i documenti firmati digitalmente: come ottenere una visione d'insieme, in sicurezza

Perché correre rischi di privacy, compliance e di contenzioso, quando esistono soluzioni tecnologiche in grado di farsi carico di tutto il ciclo di vita del documento in sicurezza? Il suggerimento di Siav: «Basta all’abuso di e-mail e file system, meglio affidarsi a strumenti ad hoc»

19 Lug 2022

Veronica Balocco

«Quella cui stiamo assistendo è una vera e propria esplosione di documenti e firme digitali. I documenti sono ovunque, pervadono ogni ambito della vita aziendale. E la loro gestione si fa sempre più complessa e delicata. Ecco perché operare con mezzi analogici ed estemporanei come la e-mail, come si faceva sino a qualche tempo fa, non è più possibile». Davide Natalini, Private Market Sales Director di Siav, punta i riflettori su una delle criticità di business più sentite del momento: il document management. E rivela che la soluzione al problema, in fondo, è più semplice del previsto.

Davide Natalini

District Manager Central Italy di Siav

Affrontare il proliferare di contratti, pratiche, procedure, atti e fascicoli interni ed esterni, con tanto di visti e sottoscrizioni, è certamente una prova sfidante per un’impresa. Sicurezza e compliance, efficienza operativa e richieste del mercato, rapporti con gli stakeholder e responsabilità sociale sono solo alcune delle variabili che si intrecciano nella gestione di un singolo documento, influenzandone il percorso. Sottrarsi a questo “fuoco incrociato”, tuttavia, è ormai impensabile, pena gravi rischi e pesanti conseguenze sul fronte operativo. E allora, che strada prendere? «Non c’è scelta – chiarisce Natalini -: per essere tranquilli oggi tutto va gestito in modo ordinato e strutturato, in mondo da evitare la perdita di controllo su questo crescente patrimonio documentale. Servono soluzioni tecnologiche organizzate, che si facciano carico dell’intero ciclo di vita del documento senza tralasciare alcun aspetto, dalla sicurezza alla compliance, sino alle esigenze di collaboration».

Necessaria una soluzione gestionale “a monte”

La strada, ulteriormente accelerata dalla pandemia da Covid, è dunque tracciata. In tempi di Smart Working, rapporti a distanza e multicanalità, un sistema di gestione documentale capace di “accudire” il documento (con le relative firme digitali) dalla nascita alla conservazione a norma è ormai un dovere di business. «Pensiamo solo al caso della fatturazione elettronica – puntualizza Natalini -. Sfido chiunque a gestire un processo di incasso, in caso di contenzioso, solo con i dati della nuda fattura, senza alcun supporto documentale. Non è fattibile. Serve accedere anche alla parte esplicativa, ai DDT (Documenti di Trasporto), ai documenti doganali, ai contratti… e tutto questo non è plausibile senza una soluzione gestionale “a monte”. Il patrimonio informativo di un’azienda, va ricordato, è fatto di documenti, sì, ma anche di dati. Ed entrambi i fattori sono essenziali: se manca uno dei due, l’organizzazione non sta in piedi».

Si tratta di un cambio di mindset che, pur scontato per alcuni, è ancora decisamente lontano per altri. Siav, azienda specializzata nella fornitura di software, soluzioni in cloud e servizi informatici per la gestione elettronica di documenti, il miglioramento dei processi digital e la conservazione digitale, traccia l’andamento di questa tendenza da anni. E oggi fotografa un quadro per certi versi preoccupante: «Le aziende, anche quelle di maggiori dimensioni – spiega Natalini -, si sono spesso abituate a gestire l’emergenza pandemica con strumenti documentali di tipo improvvisato, tramite file Word e condivisione via e-mail o da file system. Sfruttando, quindi, uno strumento nato di fatto per altro, ovvero per dialogare con l’esterno. E questo ha coinvolto il passaggio della firma digitale, di cui è stato fatto un uso sempre più estensivo, ma che si è trovata inserita in un ciclo gestionale senza controllo, privo di sicurezza, con il rischio di utilizzare anche tipologie di sottoscrizione non valide o con validità limitata in caso di opposizione a terzi». Infatti, in quanti si sono chiesti come gestire i documenti firmati che, se non conservati correttamente, dopo un lasso di tempo perdono il loro valore legale?

Su questi temi, in realtà, oggi le aziende non godono di piena libertà operativa. E molte, forse, ancora non lo sanno. «Le imprese – puntualizza Natalini – devono essere consapevoli del fatto che un documento opponibile a terzi deve rispettare le norme di compliance sulla conservazione digitale, e quindi i passaggi normativi previsti dalle nuove linee guida AgID». Non solo. A questo, infatti, si aggiungono le “accortezze” rese necessarie dalle esigenze di sicurezza: dal rispetto della sensibilità dei dati previsti dal GDPR, soprattutto in caso di interscambio, alle esigenze di tutela delle informazioni, anche parziale, in caso di condivisione multipla di un documento. «Ne consegue che solo una piattaforma di gestione documentale può rispondere a tutte queste necessità in modo strutturato, conforme e sicuro», conclude Natalini.

Un esempio “sul campo”: la piattaforma Siav

Siav si inserisce in questo quadro con soluzioni applicative che si fondano su tre decenni di esperienza “sul campo”, frutto di una costante collaborazione con i Clienti anche nella fase di implementazione. «Questo approccio – puntualizza Natalini – ci ha permesso di raccogliere un ampio know-how sulle modalità in cui i clienti utilizzano queste applicazioni e su quali siano le criticità dei vari processi. Abbiamo quindi capito che non basta un’ottima applicazione tecnologica, ma è necessario affiancarla a competenze di processo, offrendo anche un supporto consulenziale sugli applicativi e sugli aspetti normativi. Ed è questo che facciamo in Siav».

Per ottimizzare la gestione dei documenti a firma digitale, dunque, Siav mette sul piatto un software con elementi di supporto che coprano a 360° le esigenze della singola impresa. Fra questi, non ultimo, la migrazione digital e successiva gestione dell’archivio cartaceo pregresso, con il supporto di archivisti informatici che, date le esigenze specifiche, ridisegnano i fascicoli digitali in base alle normative di settore.

Cuore della piattaforma è, naturalmente, il sistema di gestione documentale Archiflow, cui spetta anche la gestione dell’archiviazione e che rappresenta il fulcro tecnologico di tutti processi, poi arricchiti e integrati con moduli satellite focalizzati su funzionalità chiave. Un esempio è lo scambio di documenti con i componenti dell’azienda o i con partner esterni, passaggio che richiede una certa delicatezza gestionale per ovvie questioni di sicurezza. «In un processo aziendale di firma o autorizzazione possono essere coinvolti anche soggetti esterni a titolo di responsabilità – puntualizza infatti Natalini -. Ciò rende ancor più necessario il ricorso a una soluzione in grado di dare piena garanzia di validità a queste firme».

Altro caso è quello delle firme a distanza, la cui gestione avviene tramite un modulo dedicato che consente agli utenti esterni di inserirsi nel processo aziendale e sottoscrivere in modo valido e legale. «Insomma – fa notare ancora il Private Market Sales Director di Siav -, non solo ogni prodotto, ma anche ogni processo deve risultare certificato dal punto di vista legale. E questa è la ragione che ci ha spinti ad introdurre, ad esempio, anche lo strumento Smart Desk, orientato alla firma contestualizzata ad ambiti molto verticali, come HR o logistica, nei quali l’utente è portato a utilizzare applicazioni mobile per le sottoscrizioni».

Processi strutturati che strizzano l’occhio all’ESG

La logica alla base di un’efficace gestione dei documenti firmati in digitale è, in pratica, che «gli strumenti da soli non danno una garanzia», ma debbano essere «inseriti in un processo perfettamente strutturato – chiarisce in conclusione Natalini -. In questo contesto, la e-mail deve essere usata solo per avvisare dell’invio di una pratica, ma tutto deve essere gestito da un ambiente specifico». Tutto questo porta inevitabili vantaggi sull’operatività dell’organizzazione, ma ha effetti benefici anche sugli stakeholder: «L’organizzazione, perché usa uno strumento che ottimizza le funzionalità; gli stakeholder, perché a loro viene chiesto un semplice clic su un sistema predisposto, senza altre incombenze».

Senza scordare che, in tempi di crescente attenzione alle tematiche ESG (Environmental, Social, and Corporate Governance), anche la valenza sociale e ambientale della digitalizzazione, con il risparmio di carta che ne consegue, ha il suo (notevole) beneficio agli occhi dell’ecosistema, dagli investitori ai clienti finali.

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Veronica Balocco

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