Gestione documentale

La gestione della PEC in azienda: come automatizzare e ottimizzare i flussi di corrispondenza

Dall’integrazione con il sistema documentale ai classificatori e smistamenti automatici. Con Alessandro Fabris di Siav scopriamo i vantaggi di una gestione digital e smart della Posta Elettronica Certificata

27 Giu 2022

Veronica Balocco

Trascurare la gestione della corrispondenza digitale aziendale è spesso un’indesiderata conseguenza delle troppe incombenze aziendali, soprattutto nelle realtà di minori dimensioni. Agli occhi di chi non vanta competenze di governance su questi aspetti, ne consegue che la soluzione finisce per essere una sola: affidare la questione alle mani di un provider, limitandosi a dotarsi di una casella di posta senza particolari requisiti di compliance in termini di conservazione e archiviazione.

Ma attenzione: questa non è la strada giusta per evitare rischi di una certa importanza. La raccomandazione è ribadita con forza da Siav, azienda specializzata nella fornitura di software, soluzioni in cloud e servizi informatici per la gestione elettronica di documenti, il miglioramento dei processi digital e la conservazione digitale, la quale ricorda che l’approccio, suscettibile di modifiche, perdite e ridondanze, se ancora può essere accettabile per messaggi di natura informale, può invece rivelarsi un drammatico errore strategico nel caso della Posta Elettronica Certificata. Vediamo perché.

L’importanza di una “buona gestione”

La PEC costituisce, per eccellenza, lo strumento di scambio informativo istituzionale dell’azienda. Un canale di comunicazione “di valore”, che deve rispondere in molti casi a requisiti legislativi e che spesso rappresenta il veicolo di trasferimento di messaggi e documenti ufficiali, destinati a ruoli specifici nell’ambito di flussi di lavoro specifici. La sua gestione, data proprio questa cruciale natura, non può essere abbandonata all’improvvisazione, né alla superficialità. Anzi. Quel che può davvero fare la differenza è piuttosto l’attuazione di una strategia che consideri la PEC come un elemento essenziale nel patrimonio di informazioni aziendale: il tassello di un puzzle orientato all’ottimizzazione dell’operatività complessiva, in piena integrazione con il sistema di gestione documentale, unificando interfacce e implementando preziose funzionalità di collaboration e monitoraggio.

Il cambio di prospettiva rappresenta il culmine di una strategia che implica un’importante evoluzione del mindset aziendale. Siav, che sul tema rappresenta una voce di primo piano, spiega che si tratta di un impegno destinato ad essere ben ripagato: una corretta gestione della PEC, supportata dai migliori strumenti digital e da una piena integrazione con il sistema documentale aziendale, rappresenta infatti una scelta di valore per l’intera organizzazione, in grado di ottimizzare il lavoro nel suo complesso. Spaziando dalle soluzioni in grado di catalogare ogni e-mail a quelle capaci di fornire funzionalità evolute per accedere in modo puntuale ai contenuti ricercati, il ricorso a un approccio full digital, in questo senso, consente di avere un controllo preciso e puntuale su tutta la corrispondenza in ingresso e in uscita, per garantire la corretta attribuzione dei compiti e delle responsabilità in relazione ai ruoli e alle competenze, e per rispondere alla necessità di far circolare i documenti tra tutti e soli i soggetti coinvolti.

Dall'intelligenza artificiale all'RPA

Sistema documentale: la gestione della PEC passa da qui

Ma come implementare, nel concreto, un simile approccio? “La chiave di volta – come fa presente Alessandro Fabris, Product Manager Siav -, è rappresentata dall’integrazione della gestione della Posta Elettronica Certificata nel sistema di gestione documentale aziendale. Questo consente di trasformare la PEC da “documento” a vero e proprio “processo”, attuando un cambio di vision capace di accrescere il valore del flusso informativo.

A

Alessandro Fabris

Product Manager di Siav

In virtù di questo passaggio, diventano possibili funzioni che, in termini di efficienza, sono palesemente vantaggiose. Solo per citarne alcune:

  • profilazione automatica dei contenuti;
  • collocazione della PEC in un vero e proprio workflow organizzato e rigoroso;
  • pieno controllo sui contenuti;
  • assegnazione della presa in carico della singola PEC;
  • possibilità per tutti e soli gli utenti coinvolti di lavorare sul medesimo oggetto documentale (al contrario di quanto avviene per le e-mail tradizionali, che vengono inoltrate e inviate creando ad ogni passaggio inutili e dannosi duplicati, senza alcuna possibilità di controllo);
  • monitoraggio unico di più caselle;
  • semplificazione delle operazioni di ricerca;
  • assegnazione di task e scadenzari abbinati alle PEC;
  • sottoscrizione della documentazione con firma digitale;
  • possibilità di inserire le PEC in modo strutturato nel patrimonio informativo costituito dall’archivio documentale (ad esempio con la possibilità di collegarle ad altri documenti, arricchirle di informazioni aggiuntive in base al contenuto, inserirle in pratiche e fascicoli, tracciarne in modo preciso consultazioni e modifiche).

“A tutto questo va aggiunto che i vantaggi del full digital possono rivelarsi particolarmente preziosi anche nella futura prospettiva di una piena interoperabilità a livello europeo della posta elettronica – aggiunge ancora Fabris-. E che una conservazione a norma della PEC impone il ricorso a soluzioni che comprendano le fasi, appunto, di archiviazione e conservazione: una funzionalità che non è garantita dal fatto di mantenere la PEC nella casella di posta e che quindi i normali provider non prevedono, se non acquistando un servizio adeguato o avvalendosi di una soluzione che integri queste funzionalità”.

La “rivoluzione” delle tecnologie intelligenti

Ma non è tutto. Perché un cruciale apporto della gestione della PEC può derivare anche dalle nuove frontiere dell’IT: grazie a meccanismi di Intelligenza Artificiale, oggi è infatti possibile avventurarsi anche nel campo dello smart management. Si pensi, ad esempio, alla cosiddetta “classificazione automatica”, che sfrutta gli algoritmi di Machine Learning per interpretare il contenuto delle e-mail e fornire indicazioni utili per le successive fasi di assegnazione e lavorazione, permettendo di recapitare più rapidamente le comunicazioni e di snellire il lavoro di chi presidia la casella di posta, che può concentrarsi su attività a più alto valore aggiunto. O la funzione di “smistamento”, che permette di stabilire chi può visualizzare i messaggi ricevuti, per garantirne la necessaria riservatezza e favorirne una gestione (in quanto ogni messaggio viene visto e lavorato solo da chi di competenza, evitando inutili letture da parte degli utenti che non sono gli effettivi destinatari del messaggio).

Una soluzione già in campo

Siav si posiziona in questo innovativo scenario con la soluzione PEC Manager Enterprise Edition, espressamente ideata per rispondere alle esigenze di governo di tutti gli aspetti relativi alla PEC. “Lo strumento – puntualizza Fabris – è un modulo perfettamente integrato nel sistema di gestione documentale Archiflow, caratteristica che consente di riunire in un’unica interfaccia le logiche appositamente pensate per la posta certificata con gli strumenti di gestione documentale. Tra le funzionalità avanzate spiccano la possibilità di creare template per le e-mail, il salvataggio di bozze per spedizioni differite, le rubriche personalizzate, le opzioni di ricerca mirate, la classificazione automatica del testo e degli allegati delle PEC, le regole di smistamento manuale e automatico”.

L’integrazione nativa con il sistema documentale permette inoltre l’archiviazione dei messaggi e delle ricevute secondo logiche perfettamente sicure e compliant rispetto alle richieste delle normative. Oltre alla PEC, infine, il modulo gestisce anche le cassette di posta elettronica ordinaria e i messaggi di interoperabilità di Protocollo, in conformità con le più recenti regole tecniche AgID.

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