Gestione contabile: cos’è e come farla in modo efficiente

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Gestione contabile di incassi e pagamenti: cos’è e come farla in modo efficiente

Ostinarsi a effettuare operazioni di gestione contabile di incassi e pagamenti utilizzando fogli di calcolo obsoleti significa non solo accettare rallentamenti ed errori ma anche perdere delle opportunità di crescita. Puntare sul digitale permette di rendere l’operatività quotidiana più efficiente e di prendere decisioni strategiche tempestivamente

10 Giu 2021

A prescindere dal settore in cui si opera, la gestione contabile è uno dei processi core perché funzionale a tutte quelle attività che garantiscono la sostenibilità di un’impresa, la sua crescita e la sua evoluzione. Eppure, si continuano spesso a gestire gli incassi e i pagamenti utilizzando mezzi obsoleti e riservando l’innovazione ad altri reparti, ignorando così quanto possa fare la differenza una vera opera di efficientamento della gestione contabile aziendale, supportata dalle nuove tecnologie a disposizione, soprattutto in ambito fintech.

Cos’è la gestione contabile

Ci sono imprese che producono ricavi ed emettono fatture che però non riescono a incassare per via dei crediti insoluti, con conseguenti problemi di cash flow, nonostante gli utili. Al contrario, ci sono altre realtà che, a fronte di scarsi ricavi e di poche fatture, riescono a incassarle in toto, garantendosi un buon equilibrio complessivo che consente di crescere e focalizzarsi su nuove opportunità di business. A fare la differenza è la gestione contabile, quella serie di operazioni relative ai flussi finanziari, alle entrate e alle uscite, importanti tanto quanto la gestione pura di costi e ricavi, che determinano l’utile e la perdita d’esercizio. Per trasformare il valore di un’azienda in un cash flow positivo è necessario monitorare entrambi questi aspetti usufruendo dei vantaggi offerti dagli strumenti più innovativi proposti sul mercato che utilizzano le nuove tecnologie per automatizzare, velocizzare e rendere sempre più efficienti i processi di contabilità delle aziende.

Gestione contabile: tutte le cose da sapere e da tenere sotto controllo

Occuparsi della gestione contabile di incassi e pagamenti presuppone il prendersi carico di una serie di attività, non solo amministrative, che giocano un ruolo più strategico di quanto non sembri, nella vita di ogni azienda. Oltre a tenere i conti e i pagamenti in ordine, è infatti necessario prevedere l’andamento delle entrate e dei flussi di cassa, controllare i pagamenti in scadenza, tenere sotto controllo i ritardatari e chiudere le operazioni e le fatture saldate. Si tratta quindi di un processo articolato, che deve essere efficiente e sempre aggiornato, di facile consultazione e revisione. Le imprese ne sono sempre più consapevoli anche se ancora troppo spesso fanno ricorso a operazioni manuali di gestione contabile.

Esistono poi 3 trend che le organizzazioni devono tenere sott’occhio:

Ritardo degli incassi

Secondo lo Studio Pagamenti “Cash Management e Covid-19” realizzato da Cribis (CRIF), su un campione di 1,84 milioni di aziende italiane, nel 2020 quelle che hanno pagato i fornitori con oltre 30 giorni di ritardo arrivano a rappresentare il 12,8%, segnando un incremento del 21,9% rispetto al 2019 e un raddoppio rispetto a dieci anni prima. L’evidente allungamento dei tempi di pagamento, aggravato dal Covid-19, per chi si occupa della gestione contabile costituisce una forte criticità: le sue ripercussioni sui flussi in entrata possono infatti aumentare il rischio di crisi di liquidità, soprattutto oggi che le banche concedono credito più difficilmente e che le condizioni finanziarie delle imprese sono in generale più fragili.

Digitalizzazione dei pagamenti

Complice l’emergenza sanitaria, nel 2020 i pagamenti digitali hanno preso piede raggiungendo i 5,2 miliardi di transazioni, passando dal 29% al 33% del valore totale di quelli effettuati in Italia secondo l’Osservatorio Innovative Payment del Politecnico di Milano. Un dato da associare ai risultati dello studio Lost in Transaction, pubblicato da Skrill, realtà specializzata nelle soluzioni di pagamento, secondo cui il 76% delle imprese di un campione composto da oltre 1.000 aziende di diversi settori stia introducendo nuovi metodi di pagamento attrezzandosi per poterli utilizzare sia con i clienti sia con i fornitori. In entrambi i contesti, B2B e B2C, non si tornerà più indietro anche perché i vantaggi sono molteplici: i pagamenti digitali sono immediati e sicuri, permettono un più efficace monitoraggio delle proprie spese e un’ottimizzazione generale della gestione contabile.

Internazionalizzazione

Proprio la digitalizzazione dei pagamenti ha fatto da traino all’esportazione del Made in Italy che, dopo il crollo del 2020 (-15,3%), nel 2021 segnerà una ripresa robusta (+9,3%). Dando credito a questi dati emersi da una ricerca Istat-Ocse-Oxford Economics-Sace, le imprese devono prepararsi perché se fino a qualche anno fa l’apertura ai mercati internazionali era un’opportunità strategica, oggi è una condizione necessaria per crescere. Dal punto di vista della gestione di incassi e pagamenti non è un passaggio banale perché se in Italia esiste un unico standard interbancario, così non è nel resto d’Europa e del mondo.

Come effettuare una gestione contabile efficiente

Consapevoli del quadro mutevole in cui ci si sta muovendo, le imprese oggi devono prevedere una serie di azioni per far fronte ai nuovi trend e rendere più efficiente la loro gestione contabile, con il fine ultimo di conquistare una posizione di minor rischio. Come? Gestendo tutti gli incassi nel più breve tempo possibile, ai costi più bassi, con il minore dispendio di risorse. È altresì importante che si abbia costantemente sotto controllo la situazione contabile dell’azienda, mantenendo dati e incassi aggiornati: è solo così che si può individuare prontamente le criticità come i ritardi nei pagamenti e i crediti insoluti. Arrivare a questo livello continuando a fare ricorso a operazioni manuali è oggettivamente complesso, ecco perché sempre più organizzazioni decidono di adottare delle piattaforme che consentono di gestire i processi amministrativi e contabili, rendendo più efficiente la gestione finanziaria aziendale complessiva. Eccone alcuni esempi:

Riconciliazione automatizzata

Nella gestione contabile di incassi e pagamenti la riconciliazione bancaria è la sincronizzazione dei dati dell’impresa con quelli delle banche a cui essa è collegata e serve per far quadrare i conti e fare funzionare al meglio l’intero processo amministrativo aziendale. Ci sono i bonifici cumulativi che generano il problema dell’identificazione dei singoli importi degli incassi a cui far corrispondere i movimenti di contabilità, ci sono le note di credito o le commissioni a volte incluse nel calcolo anche se non inerenti: non è un’operazione priva di criticità e deve essere compiuta nel modo migliore. Per velocizzarla e ottimizzarla è quindi opportuno automatizzarla, in questo modo si minimizzano errori e colli di bottiglia.

Misura del rischio del cliente

A fronte del continuo aumento di crediti insoluti e pagamenti in ritardo, effettuare una valutazione del rischio di credito dei clienti permette di evitare cattive sorprese che possano compromettere la propria stabilità. Usufruendo dell’enorme mole di dati a disposizione e di software sempre più performanti è possibile misurare il rating aziendale valutando la sostenibilità finanziaria di un’azienda cliente per comprendere se conviene continuare o iniziare con essa i rapporti.

Recupero crediti insoluti

Se non si è corsi ai ripari prima, con la misura del rating, ci si può trovare ad avere a che fare con clienti insolventi, una “spina nel fianco” delle aziende da gestire in modo rapido ed efficiente. In aiuto all’imprenditore entrano in gioco le nuove tecnologie che, con sistemi e soluzioni applicative specifiche di analisi, calcolo e gestione dei crediti insoluti, automatizzano questo processo riducendo gli ammanchi di cassa legati a quei casi in cui si rinuncia a procedere.

Adozione di strumenti digitali per i pagamenti

Per restare al passo coi tempi le aziende possono optare per le nuove forme di pagamento, da cui derivano innumerevoli vantaggi a partire dalla possibilità di effettuare un monitoraggio in tempo reale delle spese delle carte dei dipendenti e di non doversi recare in filiale per le operazioni bancarie. Questi strumenti consentono di risparmiare tempo prima dedicato ad attività di routine, e di investirlo in quelle core che contribuiscono alla crescita.

Analisi e previsione dei flussi di cassa

Una gestione contabile ottimale dovrebbe portare a un flusso di cassa positivo, ma poterne prevedere l’andamento preventivando entrate e uscite significa avere il controllo della propria liquidità. Dotarsi di strumenti di analisi e previsione del cash flow consente di individuare con precisione i momenti di liquidità in eccesso, ad esempio per saldare in anticipo le fatture in cambio di uno sconto, oppure le situazioni di rischio, per reagire con prontezza.

Monitoraggio delle commissioni bancarie

Interfacciandosi spesso con più istituti di credito, le imprese che gestiscono manualmente le commissioni bancarie possono faticare a tenere sotto controllo tutte le scadenze rischiando che, una volta superate, venga automaticamente applicato il prezzo pieno a loro insaputa. Esistono però dei software che memorizzano le regole di tutte le banche utilizzate e che verificano regolarmente che siano rispettate. Questo permette all’azienda di reagire con prontezza comunicando alle banche l’eventuale volontà di negoziare una condizione e di farlo con una maggiore forza contrattuale grazie al tempismo. Una mappatura chiara e puntale di tutte le regole sulle commissioni applicate permette all’imprenditore anche di confrontarle valutando come meglio negoziare con ciascuna di esse.

Quali sono i vantaggi di una gestione contabile ottimale

Quando un’impresa sceglie di occuparsi della sua contabilità rendendo più efficiente la gestione di incassi e pagamenti può beneficiare di numerosi vantaggi che ripagano l’investimento in innovazione fatto. Ecco i principali:

  • Risorse umane: a fronte di risultati migliori in meno tempo, i dipendenti vengono sgravati dalle operazioni ripetitive e manuali e possono concentrarsi sulle attività a valore aggiunto.
  • Gestione della liquidità: conoscere e monitorare i flussi di cassa in tempo reale permette di prendere decisioni tempestive e più efficaci
  • Rapporto con clienti e fornitori: i primi possono essere fidelizzati se virtuosi, i secondi pagati in anticipo se la cassa lo permette grazie alla maggiore fluidità delle procedure
  • Controllo dei processi: informazioni sempre aggiornate e dettagliate sui movimenti di cassa permettono di effettuare ottimizzazioni su clienti, linee di business o spese dei dipendenti

Software di gestione contabile: la tecnologia unita all’ascolto

L’automatizzazione e la digitalizzazione delle operazioni contabili più ripetitive e time consuming sembra oggi essere una scelta obbligata. Giunte a questa consapevolezza le aziende si trovano però di fronte ad un’ampia offerta di servizi che, grazie alle nuove tecnologie, promettono velocità ed efficienza nella loro gestione finanziaria. In questo affollato mercato di soluzioni, «per le imprese è necessario stare molto attente a non seguire solo i trend del momento», sottolinea Mauro Tranquilli, CEO di DocFinance, «mentre per le fintech è essenziale riuscire a cogliere i reali bisogni delle aziende e proporre applicazioni funzionali, concretamente utili. La tecnologia può fare molto per gli uffici amministrativi liberandoli dalle tantissime attività che possono essere automatizzate con un software, ma l’ascolto del cliente, con senso critico, è fondamentale».

Mauro Tranquilli

CEO di DocFinance

Il software gestionale proposto da DocFinance rispecchia proprio questa filosofia, unisce tecnologia e flessibilità, quella necessaria per adattarsi ai bisogni di ogni singolo cliente, a costo di inventare “da zero” soluzioni personalizzate che lo aiutino a diventare più efficiente, abbandonando i fogli di calcolo. È ciò che è successo con CIRFOOD, realtà operativa nel mondo della ristorazione, che ha adottato DocFinance in modo progressivo per attutire l’impatto dell’innovazione sul personale, usufruendo di una soluzione ibrida realizzata ad hoc che le ha permesso di conservare alcuni iter interni difficili da smantellare, senza che ciò bloccasse l’evoluzione tecnologica dell’intera gestione contabile.

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