Gestire e archiviare i documenti relativi alle nomine dei diversi responsabili della sicurezza sul lavoro possono sembrare operazioni banali. Eppure in alcune aziende, in particolare nel mondo retail costellato di società in franchising, questi compiti possono trasformarsi in una moltiplicazione di email di cui non si riesce a tenere traccia. Per queste realtà Nextmind, società specializzata nella progettazione e realizzazione di soluzioni software innovative, ha sviluppato un software chiamato NextSign: offerto in modalità Software-as-a-Service (SaaS) e pensato per essere semplice e user-friendly, gestisce la tracciatura e l’archiviazione dei documenti e avvisa con degli alert i dipartimenti di competenza (HR, Sicurezza, Legal, Procurement…) in caso di scadenze delle nomine, rinnovi delle certificazioni o eventuali dimissioni di responsabili che vanno prontamente sostituiti.
«Il cliente non deve più preoccuparsi di capire chi sono i responsabili, trovare informazioni e tenere conto delle scadenze: NextSign libera da quei compiti non core che comportano spreco di tempo e lavoro e il rischio di non essere compliant con le norme, tra cui quelle del GDPR», afferma Fabrizio Lenzini, Co-founder di Nextmind.
Who's Who
Fabrizio Lenzini
Perché NextSign
Responsabile del servizio di prevenzione e protezione, addetto al primo soccorso, addetto al servizio antincendio, rappresentante dei lavoratori per la sicurezza sono alcune delle figure che i dipartimenti HR delle aziende si trovano a dover gestire.
«Le aziende italiane tendono ad affidare le loro comunicazioni all’email, anche quando sono inclusi allegati e documenti firmati», afferma Lenzini. «Questo modo di procedere rende particolarmente complessa la gestione delle figure dei responsabili per i negozi retail in franchising, perché hanno un numero cospicuo di punti vendita e ognuno deve nominare queste figure e gestire rinnovi, dimissioni e sostituzioni dal proprio dominio. Spesso le email con i documenti si perdono nel flusso delle comunicazioni e si genera inefficienza».
Di qui l’idea di un sistema di gestione dei workflow delle deleghe completamente digitalizzato che tenga sotto controllo le scadenze e gestisca in modo automatico le deleghe relative a un contratto scaduto o a una persona dimissionaria in modo semplice ed efficace.
NextSign è un software che centralizza tutte le comunicazioni e i documenti relativi ai responsabili della sicurezza – di altre aree, come il trattamento dei dati. NextSign informatizza, infatti, la gestione degli incarichi e della privacy con una soluzione semplice e “tutto-in-uno”: da questa piattaforma offerta in modalità SaaS i dipartimenti HR o Sicurezza ricevono e spediscono comunicazioni, tengono traccia dei documenti firmati e delle certificazioni e archiviano i files in modo automatizzato sul cloud. I gestori ovviamente possono sempre accedere e recuperare i documenti di cui hanno bisogno.
Uno dei tanti vantaggi è che, sganciandosi dal programma di posta elettronica, questo prodotto evita il rischio di uno scambio dei dati non conforme al GDPR, ovvero esposto al rischio che le informazioni escano dal perimetro aziendale.
«Forse in maniera sorprendente, non c’era un software simile sul mercato e abbiamo colmato un gap», evidenzia Lenzini. «NextSign soddisfa un’esigenza che abbiamo colto soprattutto nel retail, ma è adatto a tutte le imprese, idealmente dai 100 dipendenti in su».
Workflow centralizzati e automatizzati
Gli utenti di Nextsign ricevono sulla piattaforma gli alert sulle email in arrivo e, dall’interno di NextSign, possono leggere e rispondere. Gli allegati vengono automaticamente salvati e archiviati e possono essere associati a una scadenza, come il termine di una delega e la necessità di rinnovo; in questo caso gli alert scatteranno in prossimità della scadenza. Vengono gestite anche eventuali dimissioni e si può inserire la firma remota o precaricata connettendosi con i programmi esistenti di firma digitale.
Per ogni tipologia di responsabile della sicurezza aziendale Nextsign offre un modello standard con funzioni, requisiti e deleghe che l’utente può usare in toto o personalizzare. I modelli vengono gestiti dal pannello di controllo centrale: l’utente prende il modello, lo invia per email, accetta la delega, firma e conclude l’operazione.
«Il software è immediato e intuitivo. È in grado di gestire l’accettazione remota, la firma rapida e la firma olografica, da Pc o da mobile, col mouse o col dito. Abbiamo curato molto l’usabilità del programma, investendo sui test per validare l’interfaccia utente», sottolinea Lenzini. «Ovviamente la tecnologia sottostante è solida, ma l’usabilità è fondamentale. L’obiettivo è: poche funzionalità chiare e semplici».
La documentazione viene tutta archiviata in cloud. NextSign è un Software-as-a-Service e viene venduto sulla base delle licenze: c’è una quota fissa di ingresso e poi il prezzo dipende dal numero di utenti e documenti. Il prodotto viene installato e customizzato da Nextmind con le funzioni e il brand del cliente in tempi rapidi, circa un paio di giorni. E può anche essere collegato con gli altri sistemi informatici presenti in azienda, come il CRM.
«Ci occupiamo noi di tutto, il cliente non deve fare niente», assicura Lenzini.
Un servizio “sartoriale”
Il Design Thinking è il modello progettuale di riferimento di Nextmind, quello che permette di trovare soluzioni concrete e rapide ai problemi attraverso una visione creativa.
Il primo software sviluppato da Nextmind con questa metodologia è MindHU. Si tratta di un portale per gli IT manager con un pannello di configurazione Google-like che offre un’interfaccia utente intuitiva e permette di impostare rapidamente gli account e-mail aziendali, le regole di inoltro, firma e out-of-office a livello di singoli gruppi di persone o dipartimenti. Anche questa soluzione è fruibile in cloud in modalità SaaS.
La software house toscana è specializzata nello sviluppo di software di qualità che aiutano le grandi aziende nei loro percorsi di digitalizzazione dei processi supportando in particolare le attività non core per attivare efficienza e risparmi.
