Accedere da un unico punto di accesso a tutta la documentazione e gestire in modo smart iter approvativi tramite firma digitale, invio e ricezione di Pec, oltre a processi di conservazione a norma. Tutto questo su qualsiasi device, in qualunque luogo e senza dover utilizzare client, chiavette, smart card o portali di ingresso all’ecosistema aziendale. Questi sono solo alcuni dei vantaggi offerti dal document management integrato con i “Trust service” (“servizi di fiducia”) che consentono la certificazione dei file, elemento fondamentale del percorso di trasformazione digitale che molte imprese e molte pubbliche amministrazioni italiane hanno finalmente intrapreso.
La necessità di garantire la continuità operativa anche lavorando da remoto ha infatti spinto molte organizzazioni a toccare con mano i vantaggi offerti dalla dematerializzazione dei processi e ha indotto nuove riflessioni sull’opportunità di adottare in modo sistematico soluzioni e metodologie innovative anche per gestire l’ordinaria amministrazione.
Trustapp: il document management evoluto che nasce dalla sinergia tra Google Cloud e il Gruppo TIM
In risposta alle nuove esigenze nell’ambito della gestione documentale, dalla partnership di TIM con Google Cloud sono nati diversi strumenti idonei a sostenere il processo di trasformazione delle imprese. La proposta poggia su tre componenti – firma digitale, Pec e conservazione documentale – che grazie alla soluzione Trustapp si integrano nelle soluzioni di collaboration offerte da Google Workspace. Realizzata grazie alle competenze specialistiche di Noovle, la cloud company del Gruppo TIM, Trustapp è un’applicazione che consente di inviare e ricevere Pec, firmare documenti e inviarli direttamente in conservazione con la possibilità di accedere ai workflow da qualunque dispositivo tramite un’interfaccia omogenea e intuitiva.
I vantaggi di una piattaforma modulare
Più nello specifico, utilizzando il modulo Pec di Trustapp gli utenti possono comporre messaggi di posta elettronica certificata come se fossero normali mail, scegliendo la modalità di invio una volta chiuso il testo e inseriti eventuali allegati. Il modulo per la firma digitale, oltre a integrare uno strumento per la creazione di iter approvativi, permette invece di selezionare file presenti su Google Drive, anche in forma massiva, di validarli tramite Pin o Otp (One Time Password) e poi di salvarli nuovamente e inviarli in conservazione.
Quest’ultimo modulo abilita il salvataggio sia di messaggi di posta sia di elementi Pdf mantenendo autenticità, reperibilità, leggibilità e affidabilità dei file, e si basa sul servizio erogato dalla Certification authority del Gruppo TIM, Trust Technologies, tra i primi certificatori accreditati in Italia. Il modulo per la conservazione garantisce anche la continuità operativa fungendo da backup per le operazioni di disaster recovery.
L’interfaccia riservata agli amministratori abilita infine una serie di opzioni specifiche, tra cui la registrazione all’interno del sistema di caselle Pec (anche di provider diversi) che possono essere assegnate alle diverse funzioni aziendali. Ciascun utente, in questo modo, riceve esclusivamente i messaggi delle cartelle di sua competenza, a cui può accedere virtualmente da qualunque terminale. Trustapp è un’applicazione integrata nella piattaforma Google Workspace ed è raggiungibile anche da qualsiasi browser. Si sta lavorando, inoltre, per rendere disponibile anche la firma grafometrica, con la facoltà di selezionare il punto all’interno delle pagine del documento in cui andrà posta la sigla, in modo da poter dare vita a flussi documentali paperless al 100%.
La maturità digitale delle imprese italiane
Le imprese italiane sono pronte a recepire queste innovazioni? «Negli ultimi due anni è senz’altro aumentata la maturità digitale delle aziende italiane, che hanno preso consapevolezza su cosa comporta la trasformazione dei processi interni, lo sviluppo dell’e-procurement e l’implementazione di soluzioni per l’e-supply chain execution e l’e-supply chain collaboration», spiega Camillo Loro, Senior Researcher degli Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano. «Che cosa ci aspettiamo per l’immediato futuro? Il 39% delle imprese interpellate dagli Osservatori dichiara di voler investire in processi di modernizzazione, implementando strumenti di firma digitale, piattaforme per la digitalizzazione dei processi e soluzioni per la conservazione digitale».
