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Focus

Politecnico di Milano: gli scenari di adozione della fatturazione elettronica in Italia

La corretta prospettiva con cui affrontare un progetto di fatturazione elettronica è, come più volte abbiamo detto negli scorsi numeri, quella della completa…

01 Mag 2010
La corretta prospettiva con cui affrontare un progetto di
fatturazione elettronica è, come più volte abbiamo detto negli
scorsi numeri, quella della completa integrazione e
dematerializzazione dell’intero ciclo
dell’ordine
che può essere raggiunta guardando
alla gestione del ciclo come ad un unico macro-processo integrato
che coinvolge attori diversi (clienti, fornitori, banche) e
molteplici processi, interni e di interfaccia. Per quanto
l’approccio suggerito possa rivelarsi il più efficace in
termini di benefici conseguibili, nella realtà le aziende sono
solite procedere per passi più o meno “lunghi”,
digitalizzando gradualmente l’intero macro-processo. Molto
diversi possono essere infatti i “paradigmi” di
adozione individuabili che caratterizzano le aziende: da quelli
più elementari (cioè di supporto ad una singola fase del ciclo
o ad una singola attività) fino ad arrivare alla completa
copertura del ciclo ordine-pagamento. Secondo la definizione
dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e
Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di
Milano
(www.osservatori.net), i
paradigmi sono cioè quelle modalità di adozione delle
tecnologie, ricorrenti nel mondo delle aziende e attivate in
parallelo o in modo complementare per ottenere la completa
integrazione e dematerializzazione del ciclo
ordine-pagamento.

Un primo paradigma individuato è quello della
digitalizzazione e conservazione del passivo,
cioè quei sistemi che consentono di gestire e conservare in
modalità sostitutiva le fatture ricevute in formato analogico
(cartaceo, pdf, ecc.): i documenti possono essere semplicemente
digitalizzati – mediante scanner – oppure anche
elaborati da un software di OCR in modo da estrarne
automaticamente i dati sensibili per alimentare i sistemi
dell’azienda. A valle di tali attività avviene la
conservazione sostitutiva dei documenti.

Un altro paradigma individuato è quello della
conservazione dell’attivo, cioè
l’adozione di soluzioni per l’archiviazione e
l’indicizzazione delle fatture “emesse” in
formato elettronico, quindi con l’apposizione di firma
digitale e riferimento temporale. Le fatture così formate
vengono poi portate in conservazione sostitutiva. L’invio
delle fatture può poi avvenire in diverse modalità (email, web
link, PEC o anche postalizzazione cartacea).

Altra possibile modalità di adozione è quella della
fatturazione elettronica “pura”,
cioè cosi com’è definita dal quadro normativo di
riferimento: l’azienda considerata può emettere o ricevere
le fatture esclusivamente nella forma di documento informatico,
riportanti quindi firma digitale e riferimento temporale.
L’adozione di questo paradigma comporta la definizione di
un accordo tra emittente e destinatario e permette di non
materializzare mai i documenti scambiati.

Un quarto paradigma individuato è lo scambio unilaterale
degli ordini o delle fatture
, cioè quei casi in cui
un’azienda è “forzata” da un fornitore o da un
cliente all’invio elettronico dei documenti in modalità
elettronica. In qualche modoè la strada che il nostro Paese ha
deciso di intraprendere con la Finanziaria 2008, in cui è
previsto l’obbligo di utilizzo della fattura elettronica
per tutti gli operatori che hanno rapporti con
l’amministrazione statale e gli enti pubblici.

Un quinto paradigma ricorrente è quello
dell’integrazione del ciclo
fattura-pagamento
, cioè dell’adozione di
soluzioni che supportano la digitalizzazione degli scambi
documentali legati alla parte amministrativo-finanziaria del
ciclo (emissione e ricezione di fatture, note di credito,
disposizioni di pagamento, esiti e incassi, ecc.) e che
complementa idealmente un’altra modalità diffusa di
adozione cioè quella dell’integrazione del ciclo
ordine-fattura
. Quest’ultimo paradigma prevede
l’adozione di soluzioni che supportano l’integrazione
di tutti gli scambi documentali legati al ciclo
logistico-commerciale (ordini, conferme d’ordine, documenti
di trasporto, avvisi di spedizione, fatture). Tutte le attività
di riconciliazione fra i vari documenti avvengono quindi in
maniera automatica.

Com’è facilmente intuibile per gli ultimi paradigmi
descritti è fondamentale il coinvolgimento dei partner di
filiera dell’azienda.

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