GESTIONE DOCUMENTALE

Servizi di stampa gestita: le tecnologie innovative a supporto del lavoro ibrido

Ecco come la digitalizzazione dei documenti può aiutare le imprese a ridisegnare i processi migliorando esperienza d’uso, sicurezza e sostenibilità. Parla Teresa Esposito, Corporate Sales Director & Workspace Division Head di Canon Italia

Pubblicato il 28 Nov 2023

I servizi di stampa gestita, gli strumenti di gestione documentale e, più in generale, le piattaforme su cui si innestano i moderni workspace stanno diventando elementi critici di successo per qualsiasi azienda, a prescindere dal settore di appartenenza e dal modello di business adottato dall’organizzazione. La ragione è evidente: il mondo del lavoro è attraversato da una serie di trend che stanno rivoluzionando non solo l’approccio strategico al mercato, ma il modo stesso di concepire le attività quotidiane, che diventano sempre più ibride.

Servizi di stampa gestita, le tre dimensioni tecnologiche del document management

«Pensiamo all’impatto che stanno avendo i big data analytics, con la possibilità di raccogliere ed elaborare informazioni virtualmente da tutte le fonti a disposizione dei decisori aziendali, che ora possono compiere scelte non solo con maggiore efficienza ed efficacia, ma anche con estrema rapidità. In uno scenario che continua a cambiare a ritmi frenetici, sono proprio le informazioni strutturate, erogate al momento giusto, a garantire non solo vantaggio competitivo ma anche l’esistenza stessa dell’azienda».

A parlare è Teresa Esposito, Corporate Sales Director & Workspace Division Head di Canon Italia, che evidenzia altri due fattori critici che, sul piano tecnologico e metodologico, stanno fortemente condizionando lo sviluppo delle attività produttive. «Da una parte c’è l’information security, intesa come difesa logica e fisica dei dati sensibili, ma anche come elemento di compliance; dall’altra è impossibile non citare il Cloud, che oltre a generare benefici tangibili sul piano dell’IT management sta letteralmente rivoluzionando l’infrastruttura sociale del lavoro».

Sono tre gli ambiti in cui Canon, che ha abbracciato la digital transformation in tempi non sospetti, è fortemente focalizzata, «tre ambiti in cui pensiamo di avere un ruolo primario da giocare, a cavallo del mondo digitale e fisico, con un approccio ibrido basato su quelle che un tempo erano chiamate periferiche e che oggi sono diventati veri e propri hub documentali, in grado cioè di abilitare, attraverso i servizi di stampa gestita, processi avanzati di document management», dice Esposito, che precisa: «Le soluzioni Canon sono equipaggiate con hardware e software proprietari – prodotti internamente o frutto di acquisizioni mirate – che le rendono ideali per affrontare la prima frontiera della digitalizzazione. Le nostre SmartApp sono pensate per aiutare i clienti ad attivare il processo di ibridazione del lavoro, semplificando task e procedure all’interno di un circolo virtuoso che consente agli utenti di gestire le informazioni in modo nativamente digitale, così da non limitare le capacità estrattive dei tool analitici e facendo affidamento su un ecosistema flessibile, dinamico, scalabile e soprattutto semplice da fruire».

Focus sulla sicurezza: un approccio multilivello per i servizi di stampa gestita

In un contesto del genere non può ovviamente mancare un occhio attento al versante della sicurezza. Le periferiche hanno sempre rappresentato un potenziale punto di ingresso alle reti aziendali per hacker e attori malevoli e la situazione è notevolmente peggiorata da quando lo smart working, abilitato da nuove forme di connettività, ha di fatto creato user experience e access point che ampliano le superfici d’attacco implicando inevitabili, nuove vulnerabilità.

«Da questo punto di vista, Canon ha risposto con un’offerta di prodotti e servizi fondata su quattro pilastri, ovvero Secure Device, Secure Content, Secure Remote e Secure Office Network”, spiega Esposito. «Il primo è quello che si riflette nel principio secure by design: hardware e software sono concepiti fin dalla progettazione per garantire massimi livelli di cybersecurity. Non è un caso che IDC ci inserisca tra gli industry leader per la sicurezza dei servizi di stampa. In secondo luogo, lavoriamo per potenziare costantemente la sicurezza dei contenuti dei nostri clienti, affiancandoli nelle configurazioni dell’infrastruttura per minimizzare le perdite di dati e fornendo loro soluzioni, a partire da chiavi crittografiche e piattaforme blockchain, per migliorare la postura dello stack tecnologico. A questo si aggiungono le prerogative del cloud provider che abbiamo scelto, Microsoft Azure, in grado di abilitare un layer di sicurezza aggiuntivo. Il terzo pillar è rappresentato dalle soluzioni office security, che mettono a disposizione dei clienti strumenti predittivi e repository per la condivisione sicura delle risorse. L’ultimo – ma non per importanza – capitolo è metodologico: l’obiettivo è quello di elevare al massimo il livello di sicurezza di ogni singolo elemento della proposition, come ci spinge quotidianamente a fare il nostro responsabile della Information Security a livello europeo, Quentyn Taylor, un vero (e severissimo) guru».

Servizi di stampa gestita, la vera innovazione non può prescindere dalla sostenibilità

Per quanto la digitalizzazione continui ad avanzare, quello della gestione documentale in azienda è comunque destinato a rimanere un mondo ibrido. «Non credo arriveremo mai a un’esperienza completamente paperless, la sfida è riuscire a ottenere i massimi risultati valorizzando entrambi gli aspetti in funzione delle reali necessità del business», nota Esposito. «Il peso specifico della carta è un aspetto che varia da settore a settore, ed è per questo che ci poniamo sul mercato con un approccio consulenziale, ancor più che commerciale. I nostri managed document services sono studiati per offrire ai clienti le competenze e le soluzioni necessarie ad analizzare la situazione, comprendere le trasformazioni da fare per potenziare la gestione documentale in modo coerente con la strategia aziendale e reingegnerizzare i processi affinché l’infrastruttura tecnologica risponda alle esigenze di business in modo dinamico».

Naturalmente tutto ciò non può prescindere dagli obiettivi di sostenibilità che sia Canon sia i suoi clienti stanno perseguendo. «É un tema che va indirizzato in modo olistico, ma se parliamo di gestione documentale non possiamo non evidenziare come l’adozione massiva delle nuove tecnologie possa promuovere comportamenti virtuosi su questo specifico aspetto. Occupandosi in passato prevalentemente di printing, Canon ha dovuto adottare i principi ESG ante litteram», racconta Esposito. «La nostra filosofia aziendale è del resto rappresentata da due ideogrammi giapponesi, che costituiscono l’espressione kyosei, il cui significato è ‘vivere e lavorare insieme per il bene comune’. Quindi l’esigenza di costruire un percorso di sviluppo sostenibile e rispettoso delle tematiche sociali è parte integrante della nostra missione».

Una missione che si esplica in quattro azioni: evitare la generazione di emissioni, attraverso l’uso delle tecnologie digitali; ridurre gli sprechi, puntando sulla razionalizzazione dei processi e dei prodotti; rigenerare, prevedendo l’utilizzo di materie prime riciclabili; e compensare, supportando iniziative per la generazione di fonti energetiche rinnovabili.

«C’è un dato che sostanzia il successo di una strategia applicata sistematicamente dal 2008 a oggi: siamo riusciti a diminuire l’impatto ambientale della nostra attività del 42%», dice con orgoglio Esposito. «Come lo abbiamo fatto? È stata rivista tutta la supply chain per ridurre al minimo gli spostamenti, il che ci ha consentito di eliminare 209 tonnellate di rifiuti all’anno a livello globale. Nell’ambito del Climate Project Contribution Service, abbiamo poi attivato programmi di re-use e refurbish, che ci consentono di ridare vita ai prodotti che sono arrivati a fine contratto, utilizzando per le nuove macchine fino al 90% di parti riciclate. Oltre a questo, redigiamo ogni anno il bilancio di sostenibilità, e da sette anni riceviamo la certificazione Ecovadis, una delle più importanti piattaforme internazionali di rating delle pratiche ambientali. Elementi, questi», chiosa Esposito, «che ci consentono da una parte di migliorare costantemente le nostre performance, dall’altra di porci nei confronti dei nostri clienti come un partner di valore per indirizzare la complessa sfida della transizione green».

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Domenico Aliperto

Nato ad Aversa, studia a Milano, dove si laurea in Relazioni Pubbliche all’università IULM e comincia il percorso che lo porterà a diventare giornalista. Per i portali del gruppo Digital360 segue i temi dell’economia digitale e dell’innovazione tecnologica, viaggia, scrive e all'occorrenza fotografa. In passato ha collaborato con diversi quotidiani e magazine. Da sempre appassionato di narrativa e poesia, nel 2016 apre il blog Librimprobabili.com e nel 2017 pubblica con l'editore Biancaevolta il romanzo storico Non Conquistammo Che Sabbia.

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