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Focus

La conservazione sostitutiva di libri e registri contabili

Nell’ultima edizione della sua ricerca (i risultati integrali sono appena stati pubblicati nel Rapporto “Oltre la Fattura” –…

10 Nov 2011

Nell’ultima edizione della sua ricerca (i risultati integrali sono appena stati pubblicati nel Rapporto “Oltre la Fattura” – www.osservatori.net), l’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano ha affrontato il tema della dematerializzazione di alcuni documenti utilizzati in ambito aziendale.

Uno degli ambiti di riferimento scelti ha riguardato la dematerializzazione di libri e registri contabili, ovvero l’insieme delle scritture su cui le aziende devono annotare, secondo le prescrizioni del Codice Civile, tutti i principali “eventi” economici e finanziari che caratterizzano il funzionamento dell’impresa stessa.

La conservazione di libri e registri contabili è obbligatoria, per 10 anni, per tutte le imprese che operano in regime di contabilità ordinaria.

L’analisi è stata focalizzata, in particolare, su 4 tipologie di libri e registri contabili: il libro giornale, il libro unico del lavoro, il registro IVA vendite e il registro IVA acquisti.

Il processo di gestione dei documenti analizzati è molto semplice e non comporta particolari complessità, se non quelle relative alla “materializzazione” del documento, spesso caratterizzato da dimensioni significative.

Le principali macro-fasi che lo compongono sono le seguenti:

Inserimento dati. Le informazioni che devono essere registrate nelle diverse scritture contabili vengono inserite – o si generano – direttamente sui sistemi informativi aziendali, che supportano direttamente la generazione delle scritture obbligatorie: di fatto l’inserimento delle informazioni avviene, dunque, nel momento in cui ha luogo il movimento contabile e senza che questo comporti attività specifiche finalizzate alla realizzazione del Registro.

Produzione. Periodicamente (mensilmente, trimestralmente, annualmente, a seconda delle peculiarità del documento e dell’azienda che lo gestisce) il documento deve essere stampato, e ciò crea le principali criticità legate al tradizionale processo “cartaceo”: sovente i documenti hanno una mole imponente (di decine o centinaia di migliaia di pagine nei casi più particolari) che rende particolarmente complessa la stampa e richiede un significativo impiego di risorse per garantire che la stampa avvenga senza interruzioni (elemento particolarmente critico, poiché si tratta generalmente di scritture “incrementali” in cui la sequenza temporale delle registrazioni – e quindi delle pagine – non può essere alterata o interrotta).

Consultazione e Conservazione. Successivamente i documenti devono essere conservati, in modo da poter essere disponibili in caso di verifiche richieste dalle autorità fiscali.

Con riferimento alle 4 tipologie di libri e registri analizzate è stata stimata una diffusione complessiva, in Italia, misurabile in circa 4-5 miliardi di pagine all’anno: il dato è più facilmente stimabile per quanto riguarda il libro unico del lavoro (la cui dimensione è proporzionale al numero di dipendenti occupati da ciascuna azienda) e i registri IVA (direttamente legati al numero di fatture attive o passive gestite), mentre la dimensione del libro giornale è sensibilmente variabile a seconda delle scelte contabili e finanziarie della singola azienda.

In generale, il libro giornale tende ad essere molto voluminoso, di un ordine di grandezza più grande delle altre scritture analizzate.

Il beneficio unitario ottenibile grazie alla dematerializzazione di libri e registri contabili è sostanzialmente legato alle opportunità offerte dalla conservazione sostitutiva: si risparmiano prevalentemente i costi dei materiali (come la carta e l’inchiostro) e dello spazio utilizzato per l’archiviazione decennale, per un beneficio che oscilla tra 0,5 e 1 euro a pagina e porta a circa 3,5 miliardi di euro il risparmio annuo potenziale per il sistema Paese.

A questo beneficio si aggiungono, inoltre, il vantaggio dato dall’incremento di efficacia nel processo di generazione dei documenti, la cui magnitudo è però difficile da stimare in un caso “generico”, in quanto fortemente legata alle peculiarità della singola organizzazione, e la possibilità di procedere a una bollatura legata al numero di registrazioni contabili effettuate e non al numero di pagine stampate (con benefici economici diretti nella maggior parte dei casi).

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