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ERP & Digital Transformation: come migrare al cloud in modo semplice dando una spinta all’innovazione in azienda

L’esperienza del Gruppo Pellegrini, che con il supporto di Avanade ha sostituito Dynamics AX on premise, portando in poche settimane tutto il gestionale sul cloud senza mai interrompere l’operatività dell’azienda. Il racconto del CIO Roberto Prefumo

12 Feb 2020

Patrizia Licata

Migrare al cloud o restare onPrem? Per molte imprese i dubbi sono tanti: siamo pronti o dovremmo aspettare (e qual è il momento giusto per migrare)? Abbiamo le giuste risorse in casa? Quanto costerà e quali saranno i benefici per il business? Il caso di successo del Gruppo Pellegrini, che ha migrato il suo ERP da Microsoft Dynamics AX al cloud di Dynamics 365 col supporto di Avanade, società globale che offre consulenza e servizi IT focalizzati sulla piattaforma Microsoft, può fornire un modello per affrontare la transizione in semplicità.

Il Gruppo Pellegrini era già sulla piattaforma Dynamics AX nella versione R2, il cui supporto sarebbe terminato a novembre 2018. “Dovevamo decidere se passare alla release successiva di AX o portare tutto sul cloud. E abbiamo scelto di migrare al cloud perché ci è sembrata una soluzione future-proof: è sempre aggiornabile, è scalabile e ci apre a nuove evoluzioni ed estensioni, per esempio per portare anche il CRM su cloud”, afferma Roberto Prefumo, CIO di Pellegrini spa.

Il cloud però non è solo un cambiamento tecnologico. Richiede una nuova cultura e quindi una vera gestione della trasformazione digitale: “La scelta del cloud necessita di change management in azienda. Costringe a tenere alti ritmi di adeguamento dei processi e di attività di test. Ma una piattaforma in cloud abilita anche il lavoro flessibile: si accede ovunque e si aumenta la produttività. Sono cambiamenti ad ampio raggio; per questo il processo di trasformazione è ancora in corso, abbiamo un approccio agile alla migrazione”, continua Prefumo. “Il risultato è positivo. Il Gruppo Pellegrini ha cinque business unit e 7500 dipendenti in Italia: essere velocemente operativi sul cloud fin dal giorno uno era essenziale”.

La validazione delle integrazioni è stato l’elemento chiave del progetto di migrazione al cloud di Dynamics 365 condotto con Avanade. Il Gruppo Pellegrini ha 200 interfacce e flussi informativi e la validazione dei metodi di integrazione è stata fondamentale e ha dato valore al progetto. Sono state effettuate diverse prove di integrazione dei dati verificando gli strumenti Microsoft e mettendoli sotto stress per assicurarsi che non vi fosse alcuna perdita di dati. “Con questa migrazione dell’ERP abbiamo trasferito tutte le transazioni sul cloud e “recuperato” tutto quello che avevamo precedentemente”, assicura Prefumo. “Gli sviluppi custom sono stati rivisti e snelliti: alcuni non erano utili o erano poco sfruttati”.

Nel migrare al cloud molte aziende hanno il timore legato allo spostamento di funzioni core e all’abilitazione e gestione del cambiamento, afferma Marco Borzone, Avanade Business Application Lead Italia. “Occorrono competenze sia nella gestione da parte dell’IT sia da parte degli utenti finali; servono anche prevedibilità di tempi, costi e risultati. Per questo l’approccio metodologico di Avanade parte sempre da una valutazione tecnica col cliente per acquisire una visione chiara del contenuto della piattaforma applicativa esistente e capire come portarla sul cloud nel modo più efficace e sicuro. Avanade, essendo un system integrator completamente dedicato alle tecnologie Microsoft, ha massima competenza nell’utilizzo dei numerosi strumenti disponibili per facilitare la migrazione, e ne ha sviluppati altri che accelerano la migrazione grazie all’automazione”.

Marco Borzone

Business Applications Lead di Avanade

Dopo l’assessment iniziale, la metodologia Avanade prevede un proof-of-concept (POC), ovvero un piccolo prototipo su aree critiche per disegnare la roadmap del progetto e definire tempi, metodi e soluzioni. “Si procede per fasi e si valida con i test, dando particolare rilievo al tema dell’integrazione. Infine si arriva all’execution della migrazione, anche con strumenti di automazione. I tempi comunque non sono lunghissimi: si misurano nell’ordine di settimane. E il valore assoluto della soluzione in cloud è che non si è più legati alle release e alle scadenze del supporto, che crea problemi di sicurezza e grava sui costi”, dichiara Borzone.

Ma portare l’ERP (o il CRM) sul cloud ha anche altri vantaggi: libera risorse in azienda per dedicarsi a attività core. “Un’altra grande potenzialità del cloud è di abilitare un nuovo uso dei dati: li fa emergere da silos prima separati e li collega tra loro permettendo decisioni strategiche, anche con il contributo delle soluzioni di AI”, sottolinea Borzone.

Nella collaborazione con Pellegrini, Avanade ha proceduto allo stesso modo, creando un prototipo per assicurarsi che le soluzioni on premise e l’ERP sul cloud dialogassero senza problemi fin dal giorno uno. L’approccio condiviso con Pellegrini è stato quello di un progetto snello con una chiara visione degli obiettivi e una costruzione agile che mettesse le applicazioni in uso in tempi rapidi per facilitarne l’adozione.

Roberto Prefumo

CIO Gruppo Pellegrini

“L’obiettivo di dare continuità all’azienda è stato subito raggiunto”, dichiara Prefumo. “La nostra transizione è stata netta da un sistema all’altro e le prove e i test di collaudo sono stati fondamentali per centrare il target. Ci sono anche i benefici in termini di risparmi ed efficienza ma non erano prioritari. Per noi quello che contava era l’operatività certa e immediata e disporre di una piattaforma che ci dà infinite potenzialità di innovazione, ampliamento e integrazione”.

Migrare al cloud cambia anche il lavoro dell’area IT. Prefumo sottolinea come sia stato necessario un rinnovo di competenze per gestire l’ambiente cloud ibrido (onPrem+SaaS ma anche con alcune componenti PaaS). Per questo il Gruppo Pellegrini ha svolto percorsi di formazione ad hoc per i suoi dipendenti, affiancata anche in questa fase dai consulenti di Avanade. “Il cloud è un elemento abilitante, ma la base del cambiamento sono le competenze e la mentalità”, conclude Borzone.

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