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Guida alla scelta del miglior software di controllo di gestione

Sono strumenti che consentono di semplificare le principali attività di budgeting e pianificazione delle aziende. Si adattano alle varie esigenze dell’impresa e introducono automazione ed efficienza, sollevando gli utenti dall’onere di dover svolgere molti task manuali. Ecco una panoramica dei più avanzati, con particolare riguardo a quelli disponibili in Italia

Pubblicato il 16 Feb 2023

I software per il controllo di gestione permettono di semplificare un’attività vitale per le aziende. Il controllo di gestione, infatti, identifica quella serie di tecniche e strumenti con i quali è possibile monitorare l’andamento del business e verificare che si raggiungano gli obiettivi fissati in fase di pianificazione.

La scelta di un programma informatico ad hoc introduce, perciò, un insieme di automatismi e di ottimizzazioni in grado di rendere il workflow più veloce e meno soggetto a potenziali errori. Da qui l’importanza di un software di controllo di gestione per le aziende che puntano a impostare budget e a determinare gli scostamenti di bilancio in maniera rigorosa e fluida allo stesso tempo.

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Perché investire in un software di controllo di gestione

L’obiettivo di queste piattaforme è fornire agli utenti un’interfaccia semplice per comprendere la situazione finanziaria complessiva dell’azienda e pianificare meglio il futuro. Un obiettivo che prevede, ad esempio, l’opportunità di collegare più conti bancari per ottenere una visione consolidata di tutte le spese e di tutte le fonti di reddito.

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In questo modo, il monitoraggio del cash flow da una parte e le attività di forecasting dall’altra non rappresentano dei task manuali, per quanto facilitati da fogli di calcolo di largo impiego. Possono avvantaggiarsi di un sistema che aiuta ad abbattere le procedure time-consuming, mettendo in condizione chi ne usufruisce di interrogarlo per ricevere risposte immediate ed esaustive. L’opportunità, fra l’altro, di scegliere di volta in volta la visualizzazione grafica desiderata aiuta a identificare anzitempo le tendenze o i possibili rischi di sforamento del budget.

5 caratteristiche essenziali dei software di controllo di gestione

Tra le caratteristiche che un software di controllo di gestione deve contemplare, ce ne sono almeno 5 che non possono mancare.

Monitoraggio del budget

Consente di tenere traccia delle entrate e delle uscite, assicurando un quadro completo dello stato finanziario dell’azienda affinché il controller riesca a analizzare i flussi e la corretta allocazione delle risorse per ogni divisione o dipartimento aziendale.

Definizione degli obiettivi

I principali software di controllo di gestione permettono di stabilire gli obiettivi finanziari e creare dei piani per raggiungerli assegnando delle priorità, ad esempio riguardo agli acquisti o fissando delle scadenze entro cui estinguere determinati debiti.

Monitoraggio degli investimenti

Molti software di controllo di gestione aiutano a seguire tutte le informazioni che si riferiscono agli investimenti in essere, da quelli collegati al capitale azionario agli investimenti sul proprio portafoglio.

Reportistica

I report possono spaziare da grafici elementari che danno una panoramica delle abitudini di spesa a ripartizioni più dettagliate che mostrano esattamente quali sono i flussi di denaro per i periodi considerati.

Customizzazione

Generalmente, i software di controllo di gestione si prestano a essere personalizzati in funzione delle esigenze dell’impresa. Queste personalizzazioni possono includere l’inserimento di categorie specifiche per le spese, la creazione di determinati budget per obiettivi diversi o l’impostazione di pagamenti ricorrenti per alcune tipologie di fatture.

Come valutare i software di controllo di gestione e fare la scelta giusta

Nella scelta della soluzione più adatta, bisogna partire dal proprio fabbisogno che cambia in base alla tipologia di organizzazione e agli utenti chiamati a utilizzarlo. Un conto, infatti, sono le PMI, un altro le aziende di grandi dimensioni, un altro ancora le realtà del mondo non profit. Queste ultime, ad esempio, hanno necessità di strumenti facili da usare, ma anche abbastanza potenti per svolgere attività finanziarie complesse come la rendicontazione dei fondi ricevuti da donatori istituzionali e privati.

Oltre alle caratteristiche intrinseche della società, è bene valutare quali sono le funzionalità attese dal sistema che, come anticipato prima, può servire a tenere traccia delle spese, a gestire gli investimenti, a creare report finanziari e così via.

Una volta individuate le diverse opzioni potenziali, prima di prendere una decisione definitiva, è opportuno testare le soluzioni selezionate tramite demo e versioni di prova. Solo così sarà possibile sincerarsi che il prodotto sia adatto ai requisiti richiesti e che disponga delle funzioni idonee a soddisfare le esigenze dell’azienda.

I vantaggi offerti da un buon software di controllo di gestione

Automazione ed efficienza sono i primi due benefici connessi a un software di controllo di gestione, poiché contribuiscono alla definizione del budget in maniera fluida, facendo risparmiare tempo e fatica agli utenti. Il venir meno dell’onere dell’inserimento manuale, infatti, conferisce una maggiore precisione nella categorizzazione, nella tracciabilità e nella reportistica.

Il secondo vantaggio riguarda l’aggiornamento in tempo reale delle informazioni, in virtù del quale i manager sono supportati nel prendere decisioni più aderenti ai trend del business, alle abitudini di spesa e ai progressi verso il raggiungimento degli obiettivi finanziari.

Anche nella gestione dei progetti un software di controllo di gestione risulta particolarmente utile, in quanto permette di pianificare rigorosamente sia sul breve sia sul lungo periodo. In alcuni casi, poi, la generazione di scenari “what-if” aiuta a prevedere gli esiti prima di optare per una linea d’azione. Le previsioni sui costi futuri, sulle entrate o sulle eventuali variazioni di spesa assumono in sostanza particolare accuratezza.

Infine, questa tipologia di software garantisce una visibilità superiore dei dati finanziari rispetto ai metodi manuali tradizionali. Il che assicura una rapida risoluzione di discrepanze e problemi, nonché il rispetto di requisiti di compliance molto stringenti.

Software di controllo di gestione più avanzati per migliorare le performance

Il mercato dei software di controllo di gestione in questi anni si è spostato sempre di più verso modelli in Cloud, abbandonando le architetture On Premise. Lo attesta, tra gli altri, il Magic Quadrant di Gartner focalizzato sui Financial Planning Software nel quale sono presi in considerazione esclusivamente i vendor che offrono soluzioni che sfruttano la “nuvola”. Volendo fare una disamina di quelli suddivisi nei rispettivi spettri del quadrante (leaders, challengers, niche players e visionaries), ecco i fornitori che attualmente sono presenti anche in Italia.

Anaplan

Pur essendo poco noto nel nostro Paese, è uno dei “leader” del Magic Quadrant con una tecnologia di modellazione cloud-native che supporta la pianificazione, il budget e le previsioni di Integrated Business Planning (IBP) in tempo reale, attraverso un’unica piattaforma. Serve aziende con un fatturato da 100 milioni di dollari a oltre 5 miliardi. Tra i suoi clienti, annovera ad esempio la compagnia di assicurazione AXA.

IBM

IBM Planning Analytics with Watson rientra fra i vendor “challenger” e fornisce semplificazione e integrazione per la pianificazione finanziaria e operativa, grazie al suo sistema di Intelligenza Artificiale. Si rivolge a clienti con un fatturato che va dai 50 milioni di dollari agli oltre 5 miliardi di dollari. Una caratteristica innovativa è la sua capacità di consentire agli utenti di creare un numero illimitato di scenari “what-if”.

Jedox

Inserito nei “niche player”, in Italia è distribuito dal gruppo Sme.UP. Il suo software EPM offre pianificazione, analisi, reportistica, un database in-memory e uno strumento di integrazione per calcoli ad alta velocità e integrazione di diversi dati, oltre a modelli pre-costruiti personalizzabili. Tra le funzionalità innovative, la sua piattaforma possiede peculiarità no-code e low-code grazie alle quali gli utenti possono configurare la soluzione in base al proprio modello di business.

OneStream

Uno dei leader nella categorizzazione di Gartner, vanta fra i suoi tratti distintivi l’extensible dimensionality, che consente ai clienti di soddisfare le esigenze di pianificazione e reporting operativo modellandolo in modo personalizzato. In Italia uno dei partner di OneStream è il Gruppo TechEdge.

Oracle

Anche Oracle è leader nel Magic Quadrant for Financial Planning Software. In particolare, il suo Oracle Fusion Cloud Enterprise Performance Management propone applicazioni per ottimizzare la pianificazione finanziaria e operativa, nonché i processi di chiusura finanziaria e reporting. Un’area innovativa di funzionalità è l’Intelligent Performance Management (IPM) che include insight e pianificazione predittiva, oltre a consentire di importare modelli di machine learning esterni.

SAP

Il noto brand tedesco è presente tra i visionari con la sua soluzione SAP Analytics Cloud, che combina BI, analisi aumentata e predittiva, funzionalità di pianificazione in un unico ambiente cloud. La pianificazione predittiva è completamente integrata nei modelli di pianificazione, con il risultato che si tratta di una funzionalità che non deve essere acquistata a parte, ma è integrata nel sistema di controllo di gestione.

Wolters Kluwer

Leader in questo magic quadrant, la sua suite CCH Tagetik fornisce una soluzione di pianificazione finanziaria predittiva basata sull’AI con analisi, modellazione e reporting in tempo reale, nonché previsioni basate sui dati. I suoi modelli predittivi utilizzano continuamente nuovi dati aggiornati per aumentare la precisione e garantire che le previsioni riflettano le tendenze più recenti.

Workday

Infine, Workday è tra i leader del magic quadrant con la sua piattaforma Workday Adaptive Planning che offre servizi di budgeting, forecasting, reporting, analytics e modellazione di scenari con il Machine Learning. Vanta una tecnologia proprietaria, Elastic Hypercube, che aggiunge memoria e potenza di calcolo automaticamente quando necessario, permettendo agli utenti di aggiornare, modificare e confrontare i modelli in tempo reale e riducendo la latenza nella generazione dei report per gli utenti finali.

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Carmelo Greco

Giornalista professionista, si occupa da oltre 20 anni di temi connessi all’economia civile, all’innovazione digitale e alle trasformazioni del mercato del lavoro. È anche autore di opere teatrali e di narrativa. Ultimo romanzo pubblicato, La strada di Miriam, Scatole Parlanti, 2023.

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