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Collaboration

Il nuovo Enterprise Portal: cos'è e vantaggi per le aziende

Nati negli Anni Novanta del secolo scorso, gli Enterprise Portal sono aggregatori di servizi e contenuti su misura per singolo utente o per gruppi, che rendono disponibili le informazioni, portandole in evidenza sulla base del contesto in cui si opera. Ecco cosa c’è da sapere sullo strumento che abilita comunicazione interna e collaboration

27 Feb 2019

Maria Teresa Della Mura

Quando si parla di Digital Transformation si fa riferimento a un processo pervasivo che attraversa tutte le funzioni, i dipartimenti e i ruoli aziendali. Un processo basato sui dati e abilitato da strumenti collaborativi, in grado di rendere disponibili le informazioni necessarie, quando serve, a chi serve. Un processo nel quale la conoscenza e il sapere condivisi abilitano nuove efficienze e maggiore produttività.

È un percorso che richiede un importante cambiamento nella cultura aziendale e che porta a rivisitare in una nuova chiave anche strumenti tradizionalmente disponibili per i dipendenti e i collaboratori, come l’Enterprise Portal, il portale aziendale.

Cosa è un Enterprise Portal e quali sono le sue caratteristiche

Quando parliamo di Enterprise Portal, o per essere più precisi di Enterprise Information Portal (EIP), parliamo di un servizio, prima ancora che di una soluzione o una piattaforma, presente da molti anni all’interno delle imprese.

Un aggregatore di servizi e contenuti su misura per singolo utente o per gruppi di utenti, che rende disponibili le informazioni necessarie, portandole in evidenza sulla base del contesto in cui l’utente opera.

Fin dalla loro nascita, parliamo degli Anni Novanta del secolo scorso, gli Enterprise Portal fornivano un unico punto di accesso (in una modalità single sign-on, che dunque evitava continui processi di autenticazione) ai sistemi, ai software e alle soluzioni disponibili in azienda, ponendo le prime basi per il superamento delle logiche di silos. Rappresentavano un primo tentativo di dare informazioni agli utenti sulla base dei loro ruoli e delle loro preferenze, consentendo un certo livello di personalizzazione.

Un’impostazione di base che ancora oggi ritroviamo negli Enterprise Information Portal.

Cosa caratterizza sostanzialmente un Enterprise Portal?

In primo luogo le funzioni di accesso e ricerca, che consentono all’utente di trovare tutte le informazioni di cui ha bisogno nel contesto desiderato.
In secondo luogo, le funzioni di categorizzazione di dati e informazioni e di profilazione degli utenti e delle competenze, che facilitano la condivisione e la diffusione delle conoscenze all’interno dell’organizzazione e dei team.

Lato utente, un Enterprise Information Portal abilita funzioni di collaborazione ubiqua, indipendentemente dal luogo e dallo strumento utilizzato, così come offre strumenti di personalizzazione in base a ruolo, preferenze, abitudini. Un’ulteriore caratteristica degli EIP è l’integrazione, che abilita la distribuzione e l’accesso alle informazioni, indipendentemente dalle applicazioni utilizzate.

Tutto questo, ed è la conditio sine qua non per lo sviluppo di un Enterprise Portal, deve avvenire nel pieno rispetto della sicurezza e della riservatezza dei dati. Questo significa che i dati devono essere raccolti in conformità con quanto previsto dalle normative vigenti, GDPR in primis, e possono essere acceduti solo da chi ha la titolarità per farlo, sulla base del suo ruolo, della sua funzione o del progetto nel quale è coinvolto.

L’Enterprise Portal e la sfida della Digital Transformation

Rispetto a dieci, o forse basterebbero anche solo cinque anni fa, lo scenario di oggi è profondamente cambiato. Basti pensare ai seguenti aspetti:

  • la proliferazione dei sistemi di back-end, di servizi in Cloud, di app mobile: tutti gestiscono dati e forniscono informazioni;
  • l’accesso alle informazioni per mezzo di nuove interfacce, come quelle di tipo conversazionale fornite da chatbot e assistenti virtuali;
  • la disponibilità di servizi intelligenti per l’analisi semantica e per l’estrazione di intenti e conoscenza dai contenuti.

Allo stesso tempo, anche il lavoro è cambiato, spostandosi verso nuove logiche “smart”, nel nome della flessibilità e dell’agilità.

Il risultato è che i dati sono sempre più dispersi nell’ecosistema aziendale e che diventa esponenzialmente sempre più difficile e soprattutto time consuming accedere alle informazioni critiche indispensabili per poter portare a termine il proprio lavoro. Non solo. Alla difficoltà di reperire le informazioni giuste al momento giusto, si aggiunge anche il legittimo desiderio di capitalizzare quanto le nuove tecnologie offrono, così da offrire a dipendenti e collaboratori un ambiente integrato che garantisca una experience positiva e coinvolgente.

L’evoluzione degli Enterprise Portal

Ed è in questo scenario che gli Enterprise Portal acquistano una nuova rilevanza e diventano nuove leve per migliorare la produttività d’impresa.

Interessante, a questo proposito, la definizione di Forrester Research, che considera gli Enterprise Portal come una evoluzione delle intranet, che correla repository e applicazioni interne alle aziende, contenuti e fonti informative esterne e servizi di vario genere e natura in un’unica vista personalizzata in base all’utente.

«Per esempio – scrive Forrester – il dipendente dell’area sales e marketing ha a propria disposizione informazioni sui clienti e sui prospect, analisi sulla concorrenza, dati di mercato rilevanti per la sua attività, mentre il dipendente dell’area risorse umane può accedere a dati e informazioni su skill e competenze presenti in azienda. Non si tratta di tenere le informazioni segregate o in silos, ma di una modalità diversa di distribuire le informazioni rilevanti sulla base del contesto operativo».

Ecco dunque che l’Enterprise Portal rappresenta non solo lo strumento, ma soprattutto la soluzione per risolvere una serie di complessità che la Digital Transformation porta inevitabilmente con sé.

In primo luogo, oggi gli Enterprise Portal aggregano e restituiscono contenuti, dati e servizi attraverso servizi Web e API e rappresentano dunque una base perfetta per alimentare con contenuti ed API ad altri siti e applicazioni mobile.

In secondo luogo, oggi gli Enterprise Portal enfatizzano al massimo il concetto di personalizzazione, grazie all’integrazione di algoritmi di machine learning basati sul comportamento degli utenti e sulla Data Analytics, così da consentire a ogni singolo utente di accedere esattamente alle informazioni di cui ha bisogno, a tutto vantaggio del recupero di efficienza.

C’è un ulteriore aspetto che rende oggi gli Enterprise Portal lo strumento ideale per offrire agli utenti una migliore experience rispetto al passato: la sicurezza. Un mondo mobile-first, l’integrazione di meccanismi avanzati di autenticazione e di autorizzazione, l’implementazione di modelli di “permission”, pur nella logica del single sign-on, consente all’azienda di avere il pieno controllo di dati, documenti e applicazioni, lasciando all’utente la comodità di non dover continuamente effettuare procedure di login.

Dall’Enterprise Portal al Digital Experience Portal

Alla luce di quanto fin qui espresso, è interessante notare come dallo scorso anno Gartner abbia smesso di parlare di Horizontal Portals, di portali orizzontali, preferendo definirli “Digital Experience Platform” .

È evidente che non si tratti di una questione esclusivamente lessicale: per la società di analisi è il momento di considerare l’Enterprise Portal come una piattaforma moderna per creare e gestire esperienze differenziate, multichannel, accessibili da qualunque tipo di dispositivo e da qualunque tipologia di utente.

Gartner pensa a una Digital Experience Platform in grado di supportare tutti i diversi casi d’uso, facilitando il coinvolgimento di tutti i dipendenti e la creazione di una cultura aziendale omogenea.

I vantaggi di un Enterprise Portal o di una Digital Experience Platform nell’organizzazione aziendale

Alla luce di quanto fin qui esposto, appare chiaro che nella sua nuova accezione l’Enterprise Portal rappresenta una leva preziosa all’interno delle organizzazioni aziendali, sia per migliorare la produttività e il trasferimento di informazioni e conoscenze, sia per rispondere alle richieste di maggiore flessibilità che il modern workplace porta con sé.

Non si tratta “soltanto” di avere un unico punto di accesso alle informazioni aziendali rilevanti in base al proprio ruolo o, nel caso di aziende multisede, alla propria localizzazione geografica, ma di disporre di strumenti self service che facilitano lo svolgimento di attività amministrative ricorrenti.

Si tratta di disporre di una piattaforma attraverso la quale far arrivare alle persone e alle funzioni interessate avvisi e aggiornamenti, abilitare percorsi formativi attraverso l’erogazione di corsi online, o di un repository unificato per le informazioni di servizio in materia di policy o di convenzioni, facilitare l’onboarding di nuove risorse o il percorso di integrazione di dipendenti e collaboratori in caso di operazioni di fusione o di acquisizione.

Come strutturare un Enterprise Portal

Nello sviluppo di un Enterprise Portal, la fase iniziale è cruciale. È importante fissare fin dall’inizio gli obiettivi con i quali si sceglie di realizzare questa piattaforma per la propria azienda. In genere si fa riferimento a sei bisogni principali, per i quali un Enterprise Portal rappresenta la soluzione: miglioramento della produttività, coerenza nelle comunicazioni aziendali, visualizzazione dei processi di business, miglioramento nella gestione della conoscenza e della collaborazione, semplificazione delle attività di training e di onboarding di nuove figure in azienda.
Poiché la realizzazione di un Enterprise Portal rappresenta un investimento, anche il tema del ROI va analizzato fin dall’inizio. In generale, si può dire che l’eliminazione o la riduzione di processi inefficienti, in primis il tempo perso per la ricerca delle informazioni o dei documenti attraverso repository multipli può essere già considerato un buon punto di arrivo.

Ma dove è bene focalizzare fin da subito l’attenzione?

Lo sviluppo di un Enterprise Portal richiede una chiara visione di come le diverse attività vengono svolte in azienda: il primo obiettivo deve essere quello di ridurre, se non addirittura eliminare, quelle più noiose e frustranti per i dipendenti, introducendo automatismi laddove possibile. Il secondo obiettivo deve essere quello di analizzare i livelli di collaborazione esistenti e le modalità con le quali la collaboration si esprime, introducendo strumenti che la semplifichino e la facilitino.

In questo modo, si curerà l’experience dell’utente, in una logica non dissimile da quella raccontata da Gartner.
L’attenzione all’experience deve essere sempre elevata: poiché non è difficile pensare di trovare in azienda persone refrattarie ai cambiamenti che presuppongono l’utilizzo di strumenti nuovi rispetto alle loro abitudini, è importante che i nuovi tool o le nuove funzioni facilitino effettivamente il lavoro e semplifichino la vita a chi li utilizza.

La visione di Var Group

Sugli Enterprise Portal ha sviluppato una propria practice Var Connect, Business Unit di Var Group focalizzata proprio sulle tematiche del Digital Workspace. Spiega Marco Ferrando, Managing Director della Unit: «Nella nostra visione, l’Enterprise Portal rappresenta uno strumento indispensabile per abilitare la comunicazione interna e la collaboration. Con Connect 365 | Enterprise Portal offriamo una soluzione out-of-the-box in grado di mettere in luce tutte le potenzialità e le conoscenze distribuite in azienda, superando nel contempo i vincoli e gli ostacoli tecnologici».

Marco Ferrando

Managing Director, Var Connect

Si tratta di una soluzione integrata in Office365, sulla quale Var Group ha portato una serie di personalizzazioni con un obiettivo ben chiaro in mente: facilitare la collaborazione, l’accesso alle informazioni e facendo emergere tutte le competenze presenti in azienda.

«Questo è di grande aiuto ad esempio per i responsabili delle risorse umane, che hanno una chiara visione al riguardo del bisogno di coinvolgimento delle proprie risorse».

Facendo uso di strumenti innovativi come interfacce conversazionali (i chatbot) o sistemi che favoriscono l’emersione di conoscenza pertinente al proprio ruolo in azienda. Similmente, l’integrazione con teams e gli strumenti di social collaboration aiutano e migliorano nel complesso la produttività ed efficienza degli information worker.

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Maria Teresa Della Mura

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