Smart Working e Unified Communications: verso il lavoro agile

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Smart Working e Unified Communications: come accompagnare le aziende verso il lavoro agile

Nel 2021, Smart Working sarà il minimo comun denominatore delle aziende più agili, produttive e moderne. Ma come si rende “smart” un’azienda e quali le tappe obbligate di un progetto di Smart Working? Ne abbiamo parlato con Roberto e Massimo De Fazio di ComApp

19 Gen 2021

Emanuele Villa

Per ovvi motivi, il 2020 è stato l’anno dello Smart Working. Spinte dagli effetti della pandemia, le imprese si sono attrezzate – in modo più o meno emergenziale – per permettere la gestione dei processi aziendali da remoto: nonostante si parlasse già di smart working, l’emergenza ha più che altro accelerato l’adozione di un puro e semplice telelavoro, demandando alla fase successiva – quella del new normal – la trasformazione verso un vero paradigma di lavoro agile.

All’alba del 2021, si può ipotizzare che questo sia l’anno della definitiva consacrazione dello smart working. I dati disponibili lo confermano: a tal proposito, non è tanto importante sapere che in Italia ci siano più di 5 milioni di Smart Worker quando nel 2019 ce n’erano 570mila, ma piuttosto che – stando alle rilevazioni dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano – il 70% delle grandi imprese è intenzionato ad aumentare le giornate di lavoro da remoto e il 50% modificherà i propri spazi fisici a riguardo. A prescindere da come evolverà la questione Covid, che resta di grande attualità, questo sarà l’anno in cui ci si allontanerà dalla semplice connessione remota alle risorse aziendali e dai tool di videoconferenza per abbracciare un modello avvolgente di collaborazione e gestione remota dei processi. In poche parole, cambierà completamente il concetto di lavoro.

Unified Communications, il cuore del “vero” Smart Working

Accompagnare le aziende verso il lavoro smart è un percorso complesso, poiché coinvolge aspetti culturali, organizzativi e tecnologici che devono avanzare parallelamente verso un modello diffuso in cui ognuno potrà – nel post-Covid, s’intende – scegliere dove, come e quando lavorare, a patto che vengano rispettati gli obiettivi prefissi. Dal punto di vista tecnologico, guidano i concetti di modernizzazione e integrazione: le applicazioni vanno ottimizzate per l’uso con i dispositivi mobile, devono avere una user experience curata e devono essere sicure, ma soprattutto è necessario che tutta la vita dell’azienda, le comunicazioni tra le persone e la gestione dei processi confluiscano in piattaforme collaborative finalizzate a mantenere alta la produttività abbattendo i silos e lo Shadow IT.

ComApp è un system integrator italiano con più di 40 anni di esperienza sul mercato e specializzato nell’implementazione e nella gestione di sistemi di Multimedia Contact Center. Forte di un’esperienza pluridecennale con le centrali telefoniche, ComApp è oggi un partner ideale per accompagnare le imprese verso un modello di comunicazione moderno e integrato (UCC) che funga da pilastro del modello di smart working. Roberto De Fazio, responsabile della Business Unit Unified Communications di ComApp, ci conferma che di strada da percorrere ce n’è ancora e – aggiungiamo noi – che il 2021 potrebbe essere l’anno buono: «Ormai l’espressione Smart Working fa parte del lessico comune, ma il significato che molti gli danno è la semplice sostituzione dell’incontro fisico con quello virtuale. Non vedo ancora così radicato il concetto di collaborazione pervasiva tra team in processi specifici, anche perché questo comporta dover intervenire modificando i workflow aziendali. Si tratta senza dubbio del prossimo passaggio, che ci porterà a usare questi strumenti in tutte le loro potenzialità».

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Roberto De Fazio

Responsabile della Business Unit Unified Communications di ComApp

Dal punto di vista dell’abilitazione tecnologica, il cuore pulsante nel modello di lavoro smart sono le piattaforme di Unified Communications & Collaboration, che permettono di avere l’intero ufficio (o l’azienda) a portata di mano: tutti i canali di comunicazione (voce, video, testo), gli strumenti di produttività, la gestione dei documenti e dei flussi di lavoro passa da una sola piattaforma le cui logiche sono finalizzate a massimizzare la collaborazione tra persone e team.

ComApp: come accompagnare le aziende verso il paradigma UCC

Una cosa che lo smart working emergenziale della pandemia ha fatto trascurare ad alcune aziende è la parte telefonica. Bisogna però pensarci seriamente, perché se è vero che ogni giorno si parla di video-call, di chat e di editing collaborativo dei documenti, la telefonata non ha perso la sua centralità nei rapporti di business, soprattutto quella da e verso l’esterno. Mentre nel team è più rapido ed efficace un messaggio sintetico in chat, per ottenere un’informazione da un cliente o da un partner la telefonata è ancora il mezzo più veloce e produttivo. Ecco perché qualsiasi azienda intenzionata a percorrere la strada dello Smart Working non si può limitare all’attivazione di una piattaforma collaborativa, ma deve dedicare alla parte telefonica una seria attività di modernizzazione. L’obiettivo è uno: il telefono fisso della scrivania, con tanto di interno, casella vocale e segreteria telefonica non è compatibile con il modello di lavoro diffuso e va quanto meno aggiornato. Oggi deve essere possibile ricevere sullo smartphone, sul PC, sul tablet o addirittura sullo smart watch, le telefonate dirette al proprio interno aziendale e viceversa. Un progetto di smart working non può prescindere da questa componente e deve integrare la componente telefonica all’interno della piattaforma UCC.

Massimo De Fazio, Account Manager di ComApp, ci spiega come l’azienda accompagni i propri clienti verso il lavoro agile gestendo tutto il macrocosmo dell’Unified Communications & Collaboration (UCC): «La prima fase è certamente quella dell’Assessment, che ci serve per conoscere effettivamente il cliente, i processi e la struttura, ma anche per capire quali reparti possano essere maggiormente coinvolti in un percorso di smart working. L’obiettivo è comprendere le implicazioni che il lavoro smart ha e avrà nei confronti dell’azienda per far sì che l’impatto sul lavoro quotidiano sia gestibile. Ad un livello più tecnico, in questa fase è utile comprendere come sia strutturato il PBX (Private Branch Exchange, cioè il centralino telefonico, ndr) per capire se l’intervento da effettuare ci costringa a rivedere completamente l’infrastruttura o siano sufficienti interventi migliorativi. L’obiettivo che ci poniamo, d’accordo col cliente, è quello di realizzare un ambiente completo di Unified Communications, e quindi dobbiamo capire se i sistemi in uso sono in grado di integrarsi con le nuove piattaforme collaborative».

Massimo De Fazio

Account Manager di ComApp

La strada verso lo smart working è cloud-based

Nell’accompagnare le aziende verso lo smart working, ComApp si affida molto al cloud e ha predisposto una soluzione ibrida basata su tecnologie Unify: OpenScape Business per la parte telefonica e la piattaforma Circuit per quella di cloud collaboration. Nonostante l’integrazione ‘nativa’ tra le tecnologie sia un grosso vantaggio in termini di User Experience, l’associazione non è obbligatoria: entrambi gli strumenti possono essere adattati (singolarmente) all’infrastruttura esistente. Oggi, il cloud è alla base di un progetto di smart working per diversi motivi, che vanno dai benefici del modello as-a-service alla scalabilità, ma anche per questioni direttamente riconducibili alla pandemia: «L’impiego del cloud ci ha permesso di evitare diverse complicazioni – sottolinea De Fazio – soprattutto in questi tempi in cui andare dal cliente e lavorare all’interno del suo data center non è per nulla agevole. Il cloud ci permette di implementare la soluzione con un intervento minimo da parte dell’IT del cliente, che di fatto deve semplicemente abilitare delle funzionalità e fornirci informazioni di configurazione dei sistemi in uso, così da aggiornare il tutto senza gravare sulla user experience». Così facendo, chi chiama in azienda non si accorge di nulla, ma chi ci lavora può usufruire di tutti i benefici delle piattaforme UCC, compresi quelli collaborativi, senza gravare in alcun modo sull’IT dell’azienda. A tal proposito, Circuit è una piattaforma di collaboration as-a-service (SaaS) che offre, oltre a tutte le funzionalità di comunicazione unificata che ci si aspetta e una netta semplificazione dei processi collaborativi, anche alcune peculiarità interessanti: «Una delle funzionalità di Circuit che ci piace sottolineare – aggiunge De Fazio – è la semplicità con cui è possibile trasferire, per esempio, una video-call dal PC allo smartphone: si può iniziare un riunione dal PC dell’ufficio e continuarla ovunque ci si trovi semplicemente premendo un tasto o toccando lo schermo». La semplicità d’uso è alla base del successo dello strumento a livello di adozione: la user experience molto consumer dei prodotti Unify, che non differiscono in modo particolare dai classici sistemi di messaggistica usati quotidianamente da milioni di persone, non si limita ad accelerare i tempi di formazione, ma migliora la percezione della piattaforma, rendendola particolarmente appetibile agli occhi di chi la userà.

White paper - Unified Communication- La guida per riprogettare il lavoro e renderlo agile

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Emanuele Villa

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