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Studi professionali

Così i professionisti usano gli strumenti di comunicazione su Internet

Skype, Google Hangout, Lync sono tool noti, ma utilizzati dagli studi professionali preferibilmente solo per scopi interni. Duttilità ed economicità fra i benefici rilevati. Ma alcuni temono che si trasmetta un’immagine poco professionale al cliente. I risultati di una nostra inchiesta sul campo.

05 Dic 2012

Alessandro Longo

I professionisti , a partire da quelli attenti alle nuove tecnologie, cominciano a adottare gli strumenti di comunicazione su IP, tipo Skype, Google Hangout, Microsoft Lync. Anche se ancora in modo limitato e senza rinunciare ai mezzi tradizionali. Perlopiù utilizzano Skype e comunque preferibilmente a scopo interno, per risparmiare e per scambiare file. Più di rado, vi ricorrono nei rapporti con i clienti.

È il quadro che emerge da quattro professionisti di diversi campi (un avvocato, un commercialista, un architetto e un notaio), noti per essere all’avanguardia nell’uso e nella comprensione delle nuove tecnologie.


Preziosi strumenti di lavoro
È significativo quanto racconta l’avvocato Guido Scorza, secondo cui «in origine questi strumenti sono entrati nella vita dello studio ad uso esclusivamente interno in particolare per conference call tra partner di sedi diverse e/o quando è necessario riunirsi “in mobilità”. Ancora oggi si rivelano alleati preziosi oltre che per questioni economiche anche e soprattutto per la loro duttilità». I partner dello studio li usano infatti per condividere documenti multimediali mentre parlano. «E questo facilita anche le riunioni tra persone fisicamente presenti al momento».


Le barriere e le resistenze all’utilizzo
«Ci è voluto un po’ per iniziare ad utilizzare gli stessi strumenti con i clienti – perfino con quelli che operano nel settore ICT come la più parte dei nostri – per una duplice resistenza», aggiunge Scorza. «La nostra, per “paura” di suggerire ad un cliente soluzioni poco stabili e proporre un’immagine poco professionale dello studio. E per la resistenza dei clienti, abituati a utilizzare costosissimi apparati di video conferenza se non addirittura di “tele-presenza” e quindi paradossalmente meno a proprio agio con quelli su pc e su cellulare».

«Oggi, in molti casi, sono addirittura i clienti – specie quelli con sedi all’estero o in città diverse dalle nostre – a pregarci di usare questi strumenti in eventuali riunioni».

In particolare, «usiamo molto Skype, per videoconferenze. Oppure Hangout, a seconda se l’interlocutore ha un account Skype o Hangout, che però finora non ho mai usato con i clienti. Ma anche la chat di Facebook: a volte è il modo più comodo per scambiare informazioni».

Simile, ma più limitata, l’esperienza che viene riportata dal notaio Pierpaolo Doria: «Siamo registrati e pronti per l’utilizzo di Skype e FaceTime (per videochiamate con iPad e iPhone). Tuttavia, sino ad oggi, non mi è mai capitato di clienti che ne abbiano richiesto l’uso. Mi capita più frequentemente di utilizzare chiamate in conferenza telefonica».

«Noi abbiamo un sistema Yealink che connette tra loro i nostri tre studi sfruttando la tecnologia Voip, il che ci consente di sfruttare al meglio le linee telefoniche», aggiunge.

Idem per il commercialista Andrea Arrigo Panato: «Usiamo strumenti VoIP solo tra gli studi del network e tra i professionisti del gruppo di studio. Per le comunicazioni tra studio e clienti preferiamo, almeno per ora, continuare ad utilizzare email e telefono».

«Skype per me e per molti miei colleghi è un po’ come il telefono fisso di un tempo. Se sono un ufficio le telefonate programmate sono quasi tutte fatte su Skype. Forse l’ultima chiamata dal fisso è di una settimana fa. La bolletta è tutta spesa per l’ADSL», dice l’architetto Fabio Fornasari.


Skype rompe le gerarchie
«Il motivo è semplice: condivisione in contemporanea dei dati. L’alternativa è solo il cellulare o l’iPad dove comunque è presente Skype. A parte questo, uso in certi casi la chat di Facebook», continua. «Noto comunque che questo avviene perlopiù con i colleghi giovani. Meno con gli studi più strutturati dove il contatto è comunque e sempre mediato da una segretaria. Ovviamente Skype rompe le gerarchie, avvicina le posizioni. Anche se mi è capitato di colleghi che fanno aprire il collegamenti dalle segretarie o dagli assistenti più giovani.

Anche per i clienti vale il medesimo discorso. Specie per i clienti più importanti il collegamento Skype è frequente con i collaboratori. Skype è invece assolutamente inutilizzato – da quanto mi sembra – da parte delle amministrazioni comunali. Altra cosa invece le direzioni museali con le quali parlo di frequente in questo modo», continua Fornasari.


Oltre 3 milioni gli utenti business che usano il VoIP
I dati dell’osservatorio IDC confermano uno scenario in rapida trasformazione.

«Gli utenti business che utilizzano servizi VoIP basati sul computer (Skype per lo più, ndr) sono a fine 2012 circa 3,1 milioni. Di cui 1,7 milioni quelli di imprese con meno di nove addetti. Nei prossimi anni cresceranno a ritmi superiori al 15 per cento», dice Daniela Rao, analista di Idc.


Sempre più virtualizzato il rapporto con il cliente
«Siamo ad un passo dal virtualizzare il rapporto con il cliente in maniera stabile e definitiva», commenta Scorza. «Le ultime resistenze – forse “benefiche” – sono quelle culturali: in Italia e, in generale, nel mondo latino amiamo il contatto ed il confronto diretto e visivo e, quindi, anche per parlare di un progetto per il brevetto di un software di realtà virtuale preferiamo incontrarci di persona. Ma, forse, è giusto così. Ancora».

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