I sistemi EDI (Electronic Data Interchange) possono portare grandi benefici a tutta la Supply Chain: grazie alla condivisione – in tempo reale e su formati standard – dei dati che descrivono la movimentazione delle merci, ciascun attore della catena del valore ha la facoltà di ottimizzare i propri processi e gestire in modo più efficace il flusso documentale lungo la filiera. Facendo leva su tecnologie consolidate e semplici da integrare con qualsiasi tipo di piattaforma, le soluzioni EDI diventano infatti il trait d’union tra i gestionali e gli ambienti Warehouse Management System e Logistics Service Provider. Il che consente di identificare in modo univoco tutte le operazioni legate all’emissione dell’ordine, al trasporto e allo stoccaggio, semplificandone l’elaborazione e la registrazione.
Quello che rappresenta il più evidente vantaggio della tecnologia è però anche, in moltissimi casi, il principale ostacolo alla sua adozione. Perché i sistemi EDI riescano a sprigionare il loro massimo potenziale, infatti, è necessario che sia buyer che fornitori li adottino, mettendo a fattor comune non solo strategie di implementazione e di utilizzo delle piattaforme, ma anche buone pratiche, nell’ottica di migliorarne le prestazioni in modo continuativo.
In Italia la situazione è per certi versi ulteriormente complicata da fattori di natura culturale: siamo da sempre un Paese in cui è difficile fare sistema, e come se non bastasse molte aziende, in particolare le PMI, sono refrattarie ai cambiamenti operativi richiesti dal processo di digitalizzazione. Se si considera poi che parecchie delle filiere strategiche per il Made in Italy fanno leva sulle abilità e sulle competenze di officine artigianali concentrate in distretti spesso non raggiunti dalle infrastrutture per la connessione a banda larga (essenziali per la diffusione dei sistemi digitali), è facile comprendere come certe resistenze siano difficili da superare.
Comarch: un approccio integrato alla migrazione verso i sistemi EDI
Con oltre 25 anni di esperienza nella progettazione e nella fornitura di sistemi e servizi per l’automazione aziendale, Comarch è ben al corrente di questa situazione. E per agevolare l’adozione da parte dei clienti della sua piattaforma, Comarch EDI, ha sviluppato un approccio consulenziale “dolce”, che punta a personalizzare con gradualità un percorso di trasformazione condiviso.
«Se un’azienda ha vari provider, è lecito supporre che ognuno di questi usi una piattaforma peculiare per scambiare i dati con il cliente», spiega Katya Kancheva, Business Solution Manager di Comarch Italia. «L’obiettivo quindi è quello di far convergere tutti i provider verso la medesima soluzione, in modo da mettere a fattor comune documenti e processi. Non è sempre un lavoro semplice, ma con una programmazione accurata, che include obiettivi e step operativi ben esplicitati e misurabili attraverso KPI specifici, è possibile avviare una soluzione condivisa in tempi relativamente brevi».
Who's Who
Katya Kancheva
La prima cosa da verificare è la preparazione tecnologica e il livello di digitalizzazione di ciascuna delle aziende che dovranno approdare sulla piattaforma. A seconda dello stadio evolutivo riscontrato in ogni organizzazione, bisognerà preparare un piano d’azione ad hoc.
«Parte integrante del processo di migrazione è concordare ogni iniziativa facendo un’analisi accurata con le imprese coinvolte», dice Kancheva. «Pur possedendo le competenze, non pretendiamo di farlo in totale autonomia, perché siamo convinti che sia necessario esplorare le reali esigenze delle controparti, né possiamo lasciare il cliente da solo in questa fase, che è estremamente delicata per la buona riuscita di tutta l’operazione. Segnare il punto di partenza significa essenzialmente identificare quali sono i tool più adatti per comunicare con ciascun partner e identificare i mapping che servono nel progetto, individuando gli utenti che prendono parte al processo e definendone il ruolo all’interno della filiera, per poi introdurre gli strumenti specifici necessari alla finalizzazione del progetto».
Solo a questo punto inizia la migrazione vera e propria, che comprende nelle fasi iniziali anche le attività di onboarding dei fornitori dell’azienda cliente. Un team dedicato di project manager Comarch contatta le imprese per raccogliere i feedback e promuovere azioni di change management, organizzando sessioni di training e creando veri e propri cluster per calendarizzare il roll out della soluzione in modo da concedere a ciascuna organizzazione il tempo ottimale per prepararsi al salto.
Il vantaggio di una piattaforma user friendly e modulare
«Per certi versi, la gestione degli aspetti organizzativi e culturali dell’ecosistema che andiamo a modificare è più complessa della mera implementazione tecnologica», confessa Kancheva. «Risiedendo in Cloud, la piattaforma non richiede alle imprese alcun tipo di installazione, né tanto meno interventi sull’infrastruttura IT».
Quando i primi partner sono pronti, comincia la fase di test, attraverso la quale Comarch verifica che il sistema comunichi come ci si aspetta. «Ogni volta che un cluster di imprese raggiunge il livello sufficiente di readiness, si avvia una nuova sessione di prova e messa a punto, e si procede così fino a quando l’intera rete non è interconnessa. Dopo il go live, segue un periodo di “hypercare”, in cui lavoriamo a strettissimo contatto con il cliente per assicurare un supporto costante e preciso. Può sembrare una procedura lunga e laboriosa, ma grazie a questa metodologia siamo stati in grado di abilitare alla piattaforma EDI clienti con più di 200 fornitori nel giro di soli nove mesi».
Tutto ciò vale se il progetto non incontra altri tipi di intoppi. «Capita infatti di imbattersi in piccoli fornitori poco propensi ad affrontare questa procedura», racconta Kancheva. «Per alcuni di loro iniziare a usare gli strumenti che offre una piattaforma come la nostra significa modificare abitudini consolidate, e intraprendere un percorso di cambiamento che non solo può apparire complesso, ma i cui benefici non sono nemmeno immediati da cogliere. Ecco perché molto spesso il nostro lavoro consiste anche nel convincere, possibilmente con un approccio soft, i più scettici a fare il grande passo, spiegando quali vantaggi si riescono a ottenere grazie a un processo d’integrazione dei sistemi».
E di plus ce ne sono parecchi: specialmente nel mondo Retail, una piattaforma EDI rende il lavoro a contatto con gli attori della distribuzione organizzata più fluido, migliorando la visibilità su tutte le operazioni, abbattendo drasticamente i margini di errore sul calcolo delle scorte e riducendo le tempistiche di consegna. Allo stesso modo, vengono meno anche molte delle criticità normalmente presenti nei flussi di fatturazione elettronica, con un sensibile miglioramento nelle comunicazioni con lo SDI.
«Da non sottovalutare poi il tema della user experience», rimarca Kancheva. «Utilizzare una dashboard unificata per gestire in modo omogeneo tutte le funzioni che prima si imperniavano su strumenti diversi snellisce notevolmente l’operatività quotidiana. Senza contare che anche dopo il roll out della soluzione rimaniamo al fianco degli utenti: parliamo di una piattaforma sviluppata interamente da Comarch, e concepita per integrare con un approccio modulare nuovi tool, anche su richiesta. Io stessa mi confronto periodicamente con i clienti e con i prospect, riportando ai nostri product manager, al team di R&D e alla divisione legale gli stimoli che arrivano dal mercato. A prescindere dall’attività di scouting, ogni tre-quattro mesi la piattaforma viene arricchita con upgrade e novità, che comunichiamo tempestivamente ai clienti attivando, laddove necessario, sessioni di training ad hoc».
