La digitalizzazione della Supply Chain è una delle grandi sfide di business. La complessità dei processi logistici e la necessità di gestire rapporti con svariati player, ognuno dei quali ha un suo livello di maturità digitale, sono alla base di un mondo che evolve in modo graduale e progressivo, ma senza significative accelerazioni. Sul versante documentale, poi, la situazione è ancora in divenire: secondo le ultime rilevazioni dell’Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano, il Documento di Trasporto digitale è usato solo dal 20% delle imprese, cosa che ostacola la completa digitalizzazione del ciclo dell’ordine.
Trenord, primo passo migliorare il ricevimento merci presso gli impianti di manutenzione
Nonostante le connaturate complessità di cui si è parlato, cresce il numero di aziende che stanno puntando sul digitale per ottimizzare i loro flussi logistici e documentali, abbattere le inefficienze e ottenere risparmi da un lato e produttività dall’altro.
È il caso di Trenord, la società che opera nel settore del trasporto ferroviario passeggeri della regione Lombardia, che si è rivolta a Optimo Next per ottimizzare l’accesso dei trasportatori ai suoi impianti di manutenzione e ottenere una contestuale dematerializzazione dei flussi documentali. La società di trasporto ferroviario ha 5 strutture dislocate sul territorio regionale, alcune delle quali con caratteristiche, dal punto di vista fisico, inadatte ad accogliere in modo efficiente e flessibile un flusso corposo di trasportatori e di consegne. È il caso della sede con un ingresso piccolo e stretto, o quello della struttura che prevede il passaggio dal parcheggio di un centro commerciale (cosa che rende decisamente complesso gestire le inevitabili sovrapposizioni di consegne diverse).
Trenord ha scelto Optimo Next in virtù della sua esperienza di processo maturata grazie al ruolo ‘storico’ di outsourcer documentale, delle competenze tecniche e delle soluzioni proprietarie che ha sviluppato negli anni e con cui accompagna i clienti nel percorso di digitalizzazione. In particolare, è stata adottata NextOne, la soluzione di Visitor Management & workplace assistant che l’azienda ha customizzato in funzione delle esigenze specifiche di Trenord.
«Per la prenotazione e pianificazione delle visite – ci spiega Alessandra Gualandris, Project Manager di Optimo Next – abbiamo adattato NextOne alle esigenze di Trenord, personalizzando l’interfaccia e facendo in modo che la soluzione raccolga tutti i documenti che accompagnano l’entrata merci, questionari Covid inclusi. L’obiettivo di Trenord nei prossimi mesi è arrivare a gestire in modo sistematizzato il 70% delle visite».
Who's Who
Alessandra Gualandris
Secondo passo: digitalizzare il flusso documentale
Oltre alla necessità di introdurre un sistema di prenotazione per gestire il processo di ricezione della merce, Trenord aveva, anche, l’esigenza di ottimizzare il processo documentale sottostante: Documenti di Trasporto (DdT), attestati di conformità e qualità e molto altro. Prima dell’intervento di Optimo Next, buona parte di questi processi erano ancora gestiti in forma cartacea, con tutti i limiti di costi e inefficienze facilmente immaginabili. Adesso, invece, il DdT non viaggia più con la merce: viene anticipato in forma digitale con un passaggio diretto da mittente a destinatario.
«Adesso tramite NextOne – aggiunge Gualandris -, il trasportatore si registra in un portale web, richiede una visita scegliendo tra gli slot disponibili per quella particolare struttura e allega il DdT. In questo modo, la richiesta della visita che arriva ai responsabili di Trenord comprende tutte le informazioni necessarie su merci, materiali, quantità e orari, a cui far seguire l’accettazione o il rifiuto della consegna. Il tutto senza la necessità di sviluppare integrazioni ad hoc con i sistemi dei vari trasportatori».
Ma non finisce qui, perché a NextOne è stata associata la Digital Transformation Platform Pandora, che si occupa di gestire la raccolta, l’archiviazione e i flussi documentali.
Come funziona il processo ‘paperless’ di Trenord
Al momento del check-in presso un centro Trenord, il Documento di Trasporto viene visualizzato e controllato insieme a tutti i suoi allegati. In fase di Check-out, che corrisponde alla conferma di ricezione e accettazione della merce, NextOne firma il DdT in modo automatico su tutte le pagine, inviandolo immediatamente via email al trasportatore e al fornitore. Si tratta di una chiara manifestazione di un processo paperless, poiché la carta sparisce del tutto: il DdT è dematerializzato, non viene stampato, fotocopiato né firmato e consegnato a mano come si è ancora soliti fare in diverse realtà.
La fase successiva, cioè quella dell’integrazione con la piattaforma documentale, è un altro aspetto fondamentale della soluzione, e non solo per l’archiviazione a norma, per la possibilità di generare reportistiche e per il tempo risparmiato per la ricerca dei documenti, ma perché spiana la strada a diverse altre integrazioni (in particolare con l’ERP) e ottimizzazioni nell’ambito del ciclo dell’ordine, come la riconciliazione automatica del DdT con il relativo ordine e la fattura.
La soluzione è entrata da poco in produzione e ci si aspetta che cresca progressivamente a livello di funzionalità. I benefici attesi sono quelli della digital transformation, sia dal punto di vista operativo che documentale: accelerazione dei processi di ricezione della merce, azzeramento delle sovrapposizioni, eliminazione della carta e dei relativi costi di gestione, semplice reperibilità del documento informatico, abbattimento degli errori e, soprattutto, automazione dei processi.
