In azienda, la digitalizzazione documentale deve essere pervasiva. L’obbligatorietà della fattura elettronica ha aperto gli occhi a molte organizzazioni sui benefici dei processi digitali, ma non può essere sufficiente a supportare le ambizioni di agilità, flessibilità ed efficienza delle imprese moderne. Per i processi logistici, si parla da anni di digitalizzazione del Documento di Trasporto, o meglio di gestione digitale del DdT, ma le ultime rilevazioni disponibili non disegnano un quadro roseo: l’Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano fece notare, in fase precedente la pandemia, che a fronte di un 78% di diffusione della fattura elettronica, solo il 20% delle imprese stesse usando il DdT digitale, dimostrando una limitata estensione della digitalizzazione alle altre fasi del ciclo dell’ordine.
Complessità e disinformazione, i freni al DdT digitale
In realtà, porre in essere un processo 100% digitale a supporto dei flussi logistici è determinante per garantire efficienza alle Supply Chain e assecondare mercati che chiedono alle imprese sempre più agilità e flessibilità. Ciò che sta frenando la diffusione del DdT digitale, e più in generale la digitalizzazione dei flussi documentali in logistica, è per prima cosa la complessità dell’ecosistema: in quest’ambito, infatti, l’azienda gioca la sua partita all’interno di una complessa rete di player (produttori, operatori logistici, distributori) ognuno dei quali con un livello di maturità digitale differente, una visione parziale del processo e dei flussi documentali a supporto.
«Al di là della complessità dell’ecosistema – ci spiega Enrico Liverani, Key Account and Consulting Director di Digital Technologies – c’è una discreta disinformazione: per prassi e consuetudine, alcune aziende ritengono sia obbligatorio avere il DdT cartaceo sul mezzo di trasporto, cosa non vera poiché può essere trasmesso direttamente al ricevente. Il DdT può essere stampato e accompagnare la merce, ma può essere trasmesso anche (o solo) come flusso dati a seconda del livello di digitalizzazione delle imprese coinvolte. Molte aziende ritengono, inoltre, che sia obbligatorio per legge farsi firmare il documento da parte del cliente, cosa non vera; altre non sono a conoscenza delle soluzioni alternative al DDT, cioè il DESADV e il RECADV, che sono standard internazionali previsti, per esempio, all’interno dell’UBL di Peppol proprio per la gestione di queste informazioni. È palese il fatto che questo stato di cose, in cui la prassi ha il sopravvento sull’effettiva conoscenza della materia, renda molto difficile l’adozione di soluzioni digitali».
Who's Who
Enrico Liverani
Questo spiega anche il fatto che la pandemia, a differenza di tanti altri ambiti, non abbia accelerato più di tanto la digitalizzazione dei flussi documentali dei processi logistici. Nell’interpretazione di molte aziende, poi, il DdT ha più un connotato fiscale che operativo e gestionale e questo è un ulteriore aspetto di rigidità rispetto a prassi e consuetudini consolidate. «Inoltre – conclude Liverani – molto spesso si guarda al DdT digitale in termini di dematerializzazione, ovvero di trasformazione degli archivi cartacei. La digitalizzazione è ben altro, ma questa percezione la limita molto».
DdT digitale come tassello centrale del ciclo dell’ordine
I benefici della digitalizzazione del Documento di Trasporto sono rilevanti, a partire dalle tradizionali conseguenze della dematerializzazione: abbattimento degli errori, trasparenza, tracciabilità, riduzione delle attività manuali, dei costi, eliminazione degli archivi di carta e rifocalizzazione del personale su attività a valore aggiunto. Ancor più importante, però, è un altro aspetto: con il DdT viene digitalizzata una parte importante del ciclo dell’ordine, un processo articolato e complesso che parte con l’ordine e si chiude con la contabilizzazione delle fatture. È un processo aziendale core che coinvolge svariate funzioni aziendali e la cui digitalizzazione, che conduce all’automazione con logiche di Robotic Process Automation e Machine Learning, non determina solo risparmi sui costi delle attività e dei processi logistici, ma aumenta l’efficienza di tutta l’azienda.
Sfruttare il digitale per gestire la Proof of Delivery (POD)
Oltre al DdT, i tempi sono maturi per la piena digitalizzazione della Proof of Delivery (POD), cioè del documento che attesta la ricezione della merce. Nell’ultimo anno, la Proof of Delivery ha attirato su di sé molte attenzioni per via dell’entrata in vigore delle VAT Quick Fixes, secondo cui DdT e POD sono due documenti in grado di comprovare l’avvenuto trasporto dei beni all’interno dell’UE.
Ma perché è complicato gestire la Proof of Delivery? In realtà, l’espressione corretta è il recupero della POD da parte del mittente, un’operazione fondamentale per quanto appena detto ma anche per il suo scopo originario, cioè certificare l’effettiva consegna dei beni. Il problema, ancora una volta, dipende dalla complessità del mondo della logistica e dall’estrema frammentazione del settore dei trasporti. È infatti il trasportatore che deve mettere la POD a disposizione del mittente, ma non tutti sono puntuali nella consegna e, soprattutto, non tutti possono contare su un livello di maturità digitale che consenta la gestione ottimale di questo documento. Le aziende più grandi e con business globali si avvalgono di decine di trasportatori diversi, che vanno dai grandi carrier internazionali fino ai piccoli trasportatori dell’ultimo miglio, sommando consegne via terra, aria e mare: far sì che la prova di avvenuta consegna possa giungere velocemente nelle mani del mittente è tutt’altro che agevole. «La complessità della catena è sempre il primo problema – spiega Liverani – perché per essere efficienti, i sistemi delle aziende dovrebbero integrarsi con quelli di tutti i trasportatori con cui hanno a che fare. Bisognerebbe gestire metodi diversi di integrazione, senza contare che alcuni trasportatori usano la carta e quindi i processi vanno gestiti in modo ancora diverso. Le aziende, però, non possono farsi carico di tutta questa complessità, ovvero gestire il recupero delle POD, verificare i singoli documenti e, soprattutto, sviluppare integrazioni ad hoc con centinaia di carrier».
Digital Technologies semplifica il mondo della logistica
Digital Technologies è attiva nell’ambito della logistica 4.0 con soluzioni proprietarie finalizzate a semplificare i processi e migliorarne l’efficienza. Nella fattispecie, l’azienda si occupa di abilitare la digitalizzazione del DdT mettendo direttamente in comunicazione mittente e destinatario tramite soluzioni ad hoc e canali come EDI e Peppol. Inoltre, l’azienda si occupa specificamente del recupero della POD, per il quale è invece fondamentale un rapporto diretto con tutti i trasportatori: «In quest’ambito specifico, ci poniamo come punto di integrazione con il mondo dei trasportatori, semplificando tutto lo scambio di informazioni. La nostra soluzione si integra con i sistemi dei carrier più grandi ma anche delle aziende più piccole, cui possiamo fornire applicazioni mobile oppure ricevere documenti cartacei e dematerializzarli per conto dei nostri clienti. In ambito logistico, però, non ci limitiamo a questo: grazie a soluzioni più strutturate, come il Transportation Management System, andiamo a monte del processo e possiamo ingaggiare il trasportatore, verificare che sia disponibile e gestire tutti i flussi documentali e informativi, fino ad arrivare ad un vero e proprio Control Tower, cioè ad un sistema centralizzato per il governo di tutti i trasporti inbound e outbound, comprensivi di tracciabilità in tempo reale».
