Digitalizzare i processi logistici è il primo passo verso l’iperautomazione delle procedure di scambio dati e informazioni tra partner commerciali, clienti e fornitori che partecipano alle supply chain. Il terreno di gioco è ampio, essendo contraddistinto da un folto ecosistema di attori, soluzioni, tipologie documentali (DDT, bolle doganali, lettere di vettura internazionali o CRM, Proof of Delivery, prospetti di sintesi…), informazioni e normative di cui tener conto, nonché di gradi diversi di maturità digitale all’interno delle stesse filiere.
Non a caso, nel macrocosmo dell’evoluzione 4.0, digitalizzare i processi logistici è uno degli ambiti di maggior complessità, che richiede soluzioni ad hoc per l’acquisizione dei dati, l’elaborazione, la trasmissione e l’archiviazione, nonché per la collaboration all’interno delle filiere.
Spinta normativa verso il digitale, ma la complessità permane
Luca Boselli, Sales Director di Digital Technologies, ci spiega che «La normativa cerca di semplificare e favorire la digitalizzazione in ambito logistico, ma spesso non tiene conto dell’operatività delle aziende, e questo – unito alla complessità nativa dei processi – determina un’evoluzione digitale piuttosto lenta».
Boselli ci fa notare, a supporto della sua affermazione, che per esempio è possibile non lavorare più con i Documenti di trasporto (DDT) cartacei, ma questo significa doversi attrezzare per inviarli e riceverli in modo corretto, nei tempi definiti dalla normativa, con le giuste firme a supporto e con strumenti di archiviazione a norma. Di fronte alla necessità di avere un ecosistema integrato di soluzioni, molte aziende finiscono per rimanere ancorate alla carta. Con tutte le conseguenze del caso.
Who's Who
Luca Boselli
A ulteriore testimonianza della complessità del tema, Boselli riporta anche l’esempio della dogana digitale, la cui normativa ha subito una forte evoluzione nel 2022. Prendendo ad esempio l’import, sono stati introdotti nuovi documenti, il prospetto di sintesi e il riepilogo a fini contabili, che devono essere acquisiti dall’azienda per poter registrare la bolletta doganale di import.
Tuttavia, a causa di attuali limiti tecnici, l’unica possibilità è il download manuale, che rende piuttosto complesso (ma non infattibile) ragionare in chiave di ottimizzazione e di iperautomazione end-to-end del processo. Per farlo, occorre sviluppare e implementare una soluzione ad hoc.
Integrare e supervisionare l’intero processo
Per gestire al meglio la trasformazione digitale dei flussi logistici occorre adottare un approccio sistemico, osservando il fenomeno dall’alto e coinvolgendo il maggior numero di attori della filiera per comprendere i sistemi usati, i vincoli normativi e soprattutto i gap di processo, cui sopperire creando una soluzione, un layer sovrapposto alla frammentazione esistente e che consenta di integrare, armonizzare e sovrintendere all’intero processo. A questo punto è possibile ragionare in termini tecnologici, di robotic process automation, di hyperautomation e di intelligenza artificiale in tutte le sue manifestazioni.
Quanto descritto rappresenta, con la necessaria semplificazione, l’approccio sistemico che Digital Technologies adotta per l’ottimizzazione dei processi logistici dei suoi clienti, grazie a piattaforme proprietarie e a competenze di business e tecnologiche. «L’aspetto interessante è che, così facendo, permettiamo alle imprese di sfruttare le opportunità fornite dalla normativa, che come detto favorisce l’ottimizzazione digitale dei processi».
Un percorso personalizzato, a più step
Come facilmente intuibile da quanto affermato, la standardizzazione non trova terreno fertile in quest’ambito. L’approccio è totalmente personalizzato in funzione del processo, della maturità digitale e dei sistemi in uso, che si cerca di preservare il più possibile.
Il primo passo è quindi l’analisi del contesto. Che non è solo l’analisi della normativa, ma delle tecnologie adottate, dei sistemi e anche dei partner con cui ogni azienda si relaziona. Per esempio, Boselli ci spiega che un’applicazione di firma serve solo se il trasporto è gestito internamente, perché di solito i trasportatori ce l’hanno già, e in questo caso occorre progettare e implementare l’integrazione più efficiente con i loro sistemi. Stesso discorso per le dogane e per ogni altro flusso informativo e documentale che rientri in quest’ambito. Anche le stesse soluzioni TMS (Transport Management System), fondamentali per l’ottimizzazione dei flussi esterni, vanno perfettamente calate nel contesto dell’azienda e della filiera in cui opera.
Definito il punto di ingresso, occorre progettare la soluzione. In questa fase, l’azienda deve essere pronta a rivedere il processo: molti di quelli consolidati, infatti, sono il frutto di successive modifiche e stratificazioni, e così presentano diverse lacune. La soluzione non serve per colmare “errori”, ma per ottimizzare procedure complesse intervenendo alla radice delle inefficienze. Il Change Management diventa quindi una parola chiave primaria.
Implementazione e adozione
In questo iter, che logicamente continua con le fasi di implementazione e adozione, Boselli sottolinea quanto sia fondamentale «il coinvolgimento delle aree aziendali e, soprattutto, di chi esegue il processo su base quotidiana. Perché è chi opera nei plant produttivi o nei magazzini che può portare alla luce quelle che attività che richiedono molto tempo e potrebbero essere ottimizzate».
Inoltre, un altro spunto interessante consiste nel toccare tematiche di ritorno sull’investimento, poiché le tecnologie (che, come al solito, ci sono e sono efficaci) devono portare valore in tempi brevi, cioè di mesi e non di anni. «Abbiamo operato su processi che si svolgevano su decine di sistemi diversi, di file Excel, di e-mail. Erano l’esito di anni di aggiunte e piccoli interventi: funzionavano, certamente, ma comportavano 100 azioni, che noi abbiamo portato a 8».
