La Robotic Process Automation (RPA) rende i processi digitalizzati ancora più efficienti grazie a software in grado di eseguire in modo automatico le attività ripetitive degli operatori, imitandone il comportamento e interagendo con gli applicativi informatici. Qual è il suo ruolo nella trasformazione digitale delle imprese, anche medio-piccole? «Creare efficienza che si traduce in competitività e innovazione», afferma Marco Scuri, Product Manager Digital Solutions di Konica Minolta. «Nelle relazioni personali, nelle decisioni di business e nella gestione delle eccezioni le persone sono insostituibili. Per registrare le note spese e i contratti, integrare i dati e gestire task ricorrenti è molto più efficace un robot».
Who's Who
Marco Scuri
«Partire dal valore portato al dipendente è la garanzia del successo delle implementazioni: l’RPA è un assistente alle persone, non un sostituto. Rende più facili e veloci i compiti, liberando tempo per attività che rendono di più per l’azienda e i suoi professionisti», afferma Alessandro Francescon, responsabile del team di sviluppo di Connètto, la piattaforma RPA di Konica Minolta.
Who's Who
Alessandro Francescon
Flessibilità a misura di PMI
L’adozione dell’RPA presuppone che almeno parte dei processi in azienda siano digitalizzati. Ciò non significa trovarsi in una fase avanzata di digitalizzazione: basta impiegare software gestionali o altre piattaforme come CRM e software documentali.
«Anzi, la filosofia di Konica Minolta è proprio quella di portare l’RPA in tutte le dimensioni d’impresa, incluse le PMI, per le quali si possono generare preziosi vantaggi con un investimento che è anche di dieci volte inferiore rispetto a prodotti concorrenti. La nostra piattaforma proprietaria Connètt o è infatti estremamente flessibile e consente integrazioni a basso costo. Insieme alle nostre soluzioni Digital Easy, copriamo così l’intero percorso di digitalizzazione dei documenti», afferma Scuri.
«Il nostro software proprietario si integra ai sistemi esistenti in azienda permettendo un’implementazione veloce. Non c’è bisogno di chiedere ulteriori sviluppi ai fornitori dei gestionali né l’intervento di system integrator», evidenzia Francescon. «La chiave è nella parola Easy: il nostro prodotto è semplice da introdurre, scalabile, flessibile e trasparente nei costi».
L’RPA diventa “easy”
Una delle applicazioni più significative dell’RPA insieme ai software gestionali è la creazione di reportistica automatica integrando le informazioni di sistemi diversi, come ERP e CRM. I report sono attività da svolgere con cadenza precisa, spesso manualmente, e possono essere demandate completamente al robot abbattendo i tempi di esecuzione e il tasso di errori. Anche il data entry su portali web o software aziendali può essere affidato all’RPA. Un’altra applicazione è la condivisione dei dati del CRM sugli altri sistemi aziendali in modo da avere risultati omogenei relativi ai clienti a disposizione di tutti gli stakeholder interni.
In generale Connètto di Konica Minolta si occupa di orchestrazione di sistemi tramite RPA, ovvero gestisce i processi che coinvolgono diversi sistemi aziendali in maniera automatica. Un esempio di progetto interessante in questo ambito è stato la creazione totalmente automatica dei manuali d’uso per i macchinari a partire sia da dati strutturati sia da dati non strutturati, come ad esempio Excel. Connètto integra tutti questi dati, li elabora e organizza le attività di questo processo documentale, compresa la stampa finale.
«Digital Easy si compone di una serie di soluzioni che risolvono specifiche esigenze, non c’è solo il software di RPA», chiarisce Scuri. «Inoltre, continuiamo ad arricchire l’offerta: la prossima soluzione sarà dedicata al mondo HR e all’integrazione dei dati delle Risorse Umane con quelli degli altri sistemi aziendali», anticipa il manager. «In questo modo l’azienda può conoscere in tempo reale la situazione delle risorse interne: mappare le competenze, studiare eventuali gender gap, e così via».
I vantaggi dell’RPA: più tempo da dedicare all’innovazione
L’RPA è una tecnologia che consente di automatizzare dei task e il primo vantaggio si coglie nelle attività ripetitive o a basso valore aggiunto. «L’RPA aumenta nettamente l’efficacia, perché può lavorare 24 ore su 24, non fa errori e non si annoia. Alle persone lasciamo i compiti in cui possono esprimere le loro competenze e la loro creatività», afferma Scuri.
Per esempio, i venditori oggi dedicano diverse ore ogni mese alle note spese e all’organizzazione degli spostamenti e questo vuol dire meno ore da dedicare ai clienti e alla vendita. Se questi task sono affidati all’RPA si libera tempo per compiti più produttivi. In generale l’RPA permette alle aziende di essere più veloci nel gestire gli ordini e nel risolvere eventuali problemi e di migliorare il servizio al cliente, «e questa maggiore efficienza interna si traduce in aumentata competitività sul mercato», evidenzia Francescon.
Un altro importante beneficio dell’RPA è il controllo sui processi. Con l’RPA il processo non dipende più da una o più persone; di conseguenza le sue prestazioni sono chiaramente misurabili. Le aziende possono calcolare quanto tempo viene impiegato per ciascun compito, valutare lo stato di avanzamento dei processi aziendali e l’efficacia ottenuta e identificare le aree dove apportare ulteriori miglioramenti. «Il controllo centralizzato sui processi è fondamentale nelle aziende, grandi e meno grandi, come garanzia di prevedibilità e compliance», afferma Scuri.
Altrettanto significativo l’effetto traino esercitato dall’RPA sulla digitalizzazione, indica Francescon: «L’RPA facilita e accelera la trasformazione digitale anche come nuova cultura, permettendo alle imprese, soprattutto alle più piccole, di fare grandi passi in avanti».
L’RPA è, infine, un fattore abilitante per automazioni ulteriori. Non a caso oggi si parla di HyperAutomation come connessione di molteplici tecnologie, dal BPM al Process Mining, sfruttando algoritmi di machine learning, con l’obiettivo, conclude Scuri, di «rendere l’organizzazione sempre più automatica e perciò efficiente, dando più valore ai talenti e rafforzando la competitività sul mercato globalizzato».
