GUIDE E HOW-TO

Adempimento di obblighi informativi e informazioni giuridiche: come il legal design può aiutare a comunicare i contenuti legali

Si tratta di un metodo, basato sull’applicazione dello “human-centered design” al contesto del diritto, che si traduce nella creazione e nello sviluppo di contenuti e servizi a partire dai bisogni delle persone che rendono più comprensibili e intellegibili le informazioni con un valore giuridico

06 Apr 2022

Maria Cristina Daga

Avvocato e Partner di P4I - Partners4Innovation

Caterina Epifanio

Legal Consultant di P4I-Partners4Innovation

La comunicazione può basarsi su strumenti e metodi tradizionali, anche se la vera sfida è riuscire a ricorrere a modalità alternative e innovative per fare comunicazione: ed è qui che entra in scena il legal design.

Partiamo da una considerazione generale. Tutti conosciamo l’importanza della comunicazione. La comunicazione è fondamentale, infatti, poiché – tra le altre cose – ci consente di trasferire e/o ricevere delle informazioni che veicolano contenuti (ad esempio contenuti normativi). Talvolta, però, specie se particolarmente tecniche o specialistiche, proprio in virtù del loro “tecnicismo” non sempre tali informazioni risultano di facile ed immediata comprensibilità per il soggetto finale cui sono destinate. È evidente, quindi, che la chiarezza della comunicazione e nella comunicazione rappresenta un valore aggiunto.

Diceva Galileo Galilei che “Parlare oscuramente lo sa fare ognuno, ma chiaro pochissimi”.

Più di recente, anche Guido Scorza, Componente dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, si è pronunciato sull’importanza della chiarezza espositiva e della comprensibilità del messaggio finale, affermando che: «Se si prendono le informative sulla privacy delle prime dieci applicazioni più scaricate in Europa (Facebook/Google/Zoom e le si incollano tutte su uno stesso documento, si sfonda la barriera delle 80.000 parole. A un tempo medio di lettura di 230 parole al minuto, servirebbero, più o meno sei ore di lettura. Con cinque ore e mezza, alla stessa velocità, tanto per fare un esempio, si legge il primo Harry Potter, 77.000 parole. Per iniziare a usare uno qualsiasi dei servizi in questione, invece, serve poco più di un minuto». (Fonte: Wired, 2 dicembre 2020).

Guido Scorza

Componente del Collegio del Garante per la protezione dei dati personali at The Italian Data Protection Authority

Per rispondere a questa domanda è opportuno fare chiarezza sulla disciplina del legal design, analizzando:

Cos’è il legal design?

Il legal design è quel metodo attraverso il quale è possibile rendere maggiormente comprensibili ed intellegibili le informazioni che presentano un contenuto e/o un valore giuridico. Si tratta dell’applicazione del c.d. “human-centered design” (approccio che pone al centro della progettazione del prodotto finale l’uomo e i suoi bisogni) al contesto del diritto, e si traduce nella creazione e nello sviluppo di contenuti e servizi a partire dai bisogni delle persone. Il legal design, dunque, non consiste nella mera commistione tra diritto e grafica, sebbene tali due componenti siano imprescindibili ed egualmente determinanti ai fini del conseguimento dell’obiettivo finale. Si tratta, invece, di un processo che, attraverso numerosi strumenti della comunicazione, consente di creare un prodotto ben definito nella forma e nei contenuti, ed anche attento alle esigenze dei destinatari finali.

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Una delle figure più rappresentative nel panorama del legal design è la professoressa di Stanford Margaret Hagan. Secondo la Hagan, i punti chiave del legal design sono: la chiarezza del messaggio, l’utilizzo delle immagini ed il coinvolgimento del destinatario finale.

Legal design, sei principi da tenere presente nella creazione di contenuti dal valore giuridico

Hagan ha individuato sei principi nell’ambito del legal design, che è possibile riferire alla professione forense e a qualsiasi altra professione o attività nella quale vi sia l’esigenza e/o l’obbligo di produrre contenuti a carattere e valore giuridico. Vediamoli insieme.

1. Rendere gli utenti dei servizi legali più responsabilizzati e intelligenti

Margaret Hagan sottolinea anzitutto l’importanza di considerare che il destinatario finale ha interesse a conoscere il servizio/il prodotto/il contenuto che lo riguarda. Con il legal design, dunque, è possibile aiutarlo a comprendere meglio il contesto e cosa comporta effettivamente l’utilizzo di quel servizio/prodotto, ovvero quali siano le conseguenze discendenti da quei contenuti.

2. Presentare l’informazione legale come un viaggio attraverso un processo per responsabilizzare chi è coinvolto

Sotto il profilo metodologico, è opportuno scomporre l’informazione legale in tante piccole tappe, caratterizzate da un punto iniziale e un punto finale, proprio come in un viaggio in cui c’è un inizio e una fine. Il destinatario finale andrà guidato e condotto lungo tutto il percorso di questo viaggio, in modo che questi possa comprendere passo dopo passo cosa succede e chi sta facendo che cosa.

3. Favorire un rapporto di collaborazione tra la persona e l’avvocato

Margaret Hagan si riferisce alla professione forense; tuttavia, come già detto, il medesimo discorso vale in realtà per qualsiasi altro professionista che produce contenuti a carattere e/o valore giuridico. Orbene, tra il suddetto professionista e il destinatario finale, nell’approccio tradizionale spesso si instaura un rapporto caratterizzato dal binomio “bambino-adulto”, tale per cui il destinatario finale assumerebbe le vesti del bambino al quale il professionista spesso non spiega a fondo le cose, poiché convinto dell’incapacità del primo di comprenderle. Il legal design, in questo caso, potrebbe favorire la collaborazione e la fiducia tra il destinatario finale e il professionista.

4. Fornire sempre una vista a volo d’uccello

Ciò significa che, nel parlare ai non addetti ai lavori di ciò che li riguarda, occorre fornire costantemente una mappa del territorio legale sottostante. I destinatari vogliono vedere una versione rimpicciolita e di insieme di come appare il terreno legale su cui si trovano. Fornire, quindi, una vista a volo d’uccello ai destinatari finali delle informazioni consente di aiutarli a comprendere non solo il contesto ma anche il motivo di determinate azioni e scelte. Attraverso il legal design è quindi possibile fornire una diversa prospettiva e una maggiore trasparenza rispetto al sistema in cui il destinatario è inserito e sui percorsi che ha a disposizione.

5. Essere semplice davanti e intelligente dietro

Qualsiasi strumento o interfaccia dovrebbe fornire un percorso guidato e chiaro da seguire. Non dimentichiamo che, talvolta, fornire troppe opzioni o informazioni potrebbe confondere il destinatario finale o ostacolare il suo coinvolgimento attivo. Margaret Hagan suggerisce, quindi, di sfruttare i dati a disposizione per capire quale sia il modo migliore per semplificare i contenuti e suggerire dei valori predefiniti, riducendo le informazioni all’essenziale ed offrendo l’esperienza migliore al destinatario finale.

6. Fornire più modalità che consentono alle persone di personalizzare la propria esperienza

Infine, una delle cose maggiormente apprezzate dai destinatari finali è, secondo la Hagan, la personalizzazione. Non a tutti piace infatti ricevere le informazioni allo stesso modo. Ci sono destinatari più predisposti verso la parte visiva, altri che invece prediligono quella testuale. Anche rispetto al supporto nel quale sono trasferite le informazioni, alcuni prediligono il formato digitale, altri, invece, quello cartaceo. Dunque, un buon prodotto di legal design dovrebbe rendere lo stesso contenuto disponibile in più modalità, tenendo in considerazione le diverse possibili preferenze dei destinatari finali. Questo si traduce nell’opportunità di predisporre lo stesso contenuto su più interfacce utente e su più formati.

Una volta definito il contesto oggettivo al quale facciamo riferimento parlando di legal design, vediamo chi può utilizzarlo e a chi è rivolto.

Quali competenze contribuiscono al legal design?

Il legal design coinvolge non solo avvocati, giuristi e designer, ma anche programmatori ed esperti di comunicazione, poiché il tratto caratteristico di questo metodo è rappresentato dalla multidisciplinarietà e dall’interdisciplinarietà. Il prodotto finale è il frutto del lavoro trasversale e sinergico di professionisti di diversa estrazione, in grado di cogliere i bisogni dei destinatari finali su diversi livelli.

Come si fa il legal design?

Alla luce di quanto sin qui esposto, dunque, è chiaro che il legal design si mette in pratica costruendo prodotti specifici, cuciti sulle esigenze dei destinatari finali, caratterizzati dalla chiarezza e dalla semplicità espositiva. In tale ottica, i principi sopra richiamati, se messi in pratica, possono rappresentare un valido approccio metodologico finalizzato alla costruzione di contenuti efficaci e chiari.

Quando è possibile farvi ricorso?

Il legal design è applicabile tutte le volte in cui occorra trasmettere ad un destinatario finale dei contenuti con effetto giuridico, siano essi obbligatori o meno. Il campo applicativo del legal design è molto ampio: a titolo esemplificativo, si pensi alla possibilità di riferirlo agli atti giudiziari, alle policy aziendali, alle procedure e ai regolamenti, ai contratti, alla disciplina dei rapporti tra privati, all’adempimento di obblighi informativi, ecc.

Perché è consigliabile utilizzare il legal design?

Giungiamo così all’ultima delle domande che avevamo proposto all’inizio di questo articolo: perché ricorrere al legal design?

Partiamo da un dato imprescindibile: il legal design non è una moda. Il legal design è e deve esser visto, infatti, come uno strumento efficace di comunicazione, che si focalizza sul destinatario finale dei documenti giuridici e della normativa.

Si consideri, peraltro, che sempre più frequentemente il legislatore europeo e quello italiano si stanno muovendo nel senso di sollecitare l’utilizzo di strumenti e di modalità di comunicazione più chiari ed efficaci.

La chiarezza e la trasparenza richiesti rappresentano pertanto dei veri e propri doveri professionali.

L’utilizzo di tale approccio si traduce in benefici concreti sia per le aziende (secondo uno studio di IBM il capitale investito nella semplificazione d’uso degli strumenti da parte degli utenti ha un ritorno tra le 10 e le 100 volte) che i destinatari finali (che potranno comprendere meglio i contenuti giuridici, avere una maggiore consapevolezza nelle scelte e nelle azioni, nonché una maggiore partecipazione e fiducia verso chi sottopone le informazioni legali).

Un esempio di applicazione di legal design: l’informativa privacy del Gruppo Digital 360, sviluppata da legali in sinergia con grafici, programmatori ed informatici nel formato digitale e cartaceo e che è possibile consultare al seguente link: https://www.networkdigital360.it/privacy.

In definitiva, nella frenesia del tempo presente che viviamo è sempre più importante restare costantemente informati e porsi consapevolmente rispetto ai propri diritti, obblighi, doveri.

Perché, come diceva Catone il Censore, “leggere e non capire è come non leggere”.

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Maria Cristina Daga
Avvocato e Partner di P4I - Partners4Innovation
Caterina Epifanio
Legal Consultant di P4I-Partners4Innovation

"Si occupa di diritto delle nuove tecnologie, con particolare riferimento alla contrattualistica informatica e ai processi di digitalizzazione documentale e di sottoscrizione elettronica. È amante del design e dell’innovazione applicati al mondo del diritto, aspetti che coniuga attraverso la realizzazione di contenuti secondo gli standard del legal design”. PROFILO LINKEDIN: https://www.linkedin.com/in/caterina-epifanio-7a9567113/

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