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Spese di trasferta, la digitalizzazione è la chiave per un maggiore controllo

La tradizionale modalità cartacea di gestione di questa voce di spesa può rivelarsi problematica per le organizzazioni. La piattaforma Soldo, basata su un sistema di carte prepagate, permette invece di tenere traccia di tutte le operazioni

22 Ott 2019

Redazione

La gestione dei dipendenti e dei collaboratori aziendali presenta problematiche di varia natura anche nel normale contesto lavorativo, ovvero all’interno delle sedi aziendali, come ben noto ai responsabili delle risorse umane. Il quadro, però, si complica inevitabilmente quando le persone sono chiamate per lavoro a operare fuori sede, ovvero nel caso delle cosiddette “trasferte”. In queste occasioni il personale è solitamente chiamato a sostenere una serie di spese (vitto, alloggio, costi del carburante e dei trasporti, ecc) per conto dell’azienda.

Lo scenario classico che si verifica successivamente è quello del rimborso, che si concretizza in una serie di giustificativi cartacei, scontrini e ricevute, spesso poco chiari e difficilmente leggibili, che non di rado possono portare anche a incomprensioni tra i dipendenti e amministrazione sull’entità effettiva. La stessa successiva fase di controllo delle spese da parte dell’amministrazione e dei responsabili delle risorse umane può risultare lunga e complicata, rappresentando un costo per l’azienda in termini di ore non dedicate alle normali attività di business. Non solo: occorre considerare che, in una quota minoritaria ma non irrilevante di casi, il dipendente – stante anche la situazione di confusione regnante sul fronte della gestione delle spese di trasferta – può essere tentato di arrotondare l’entità di alcuni acquisti a proprio favore o, ancora peggio, di inserire nei giustificativi voci che in realtà non hanno alcun legame con la trasferta di lavoro. In ogni caso è evidente che il rischio, sia per l’amministrazione che per i responsabili del personale, è quello di una gestione approssimativa di questo tipo di spese, che possono pesare in misura non trascurabile sul budget societario. Diventa quindi chiaro che anche su questo fronte le organizzazioni devono riuscire a ottenere un maggiore controllo, che può essere conseguito soltanto attraverso un impiego più puntuale delle moderne tecnologie digitali.

Le moderne soluzioni Fintech permettono di fare un passo in avanti ulteriore, evitando alla radice la causa da cui hanno origine tutti i problemi legati alle spese di trasferta, ossia l’anticipo di denaro contante da parte del dipendente o della stessa azienda. In particolare, la Fintech Soldo ha creato una speciale piattaforma che si basa innanzitutto su delle carte prepagate aziendali (del circuito Mastercard), riconducibili a determinati centri di spesa e funzioni, alimentate da un conto aziendale e da sottoconti associati, che vengono distribuite a tutti i dipendenti. Questi, così, non hanno più la necessità di anticipare delle somme di denaro, evitando anche la fase di compilazione della nota spese, poichè le transazioni vengono registrate in tempo reale. Il governo complessivo delle spese di trasferta è assicurato dall’impostazione centralizzata di limiti (giornalieri, settimanali, mensili), regole d’uso (abilitando o meno bancomat, pagamenti on line, pagamenti presso determinate categorie di esercenti, pagamenti all’estero, etc.) e processi automatici di ricarica. Inoltre, grazie alla speciale web console di Soldo, il reparto amministrativo può tenere traccia di tutte le spese aziendali in tempo reale, anche grazie a una puntuale reportistica di supporto.

I vantaggi dell’utilizzo di Soldo sono però evidenti anche per i dipendenti, che grazie alle carte prepagate evitano l’anticipo di denaro contante, mentre l’applicazione consente di abbattere drasticamente i tempi di compilazione delle note spese, liberando spazio prezioso per le attività rilevanti per il business aziendale.

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