Per essere in linea con le normative che disciplinano la conservazione delle note spese e dei giustificativi, non basta semplicemente archiviare i documenti. Questo tipo di materiale, avendo rilevanza fiscale, deve infatti essere custodito rispettando regole ben precise. Adempiere a queste richieste, in un contesto operativo dematerializzato, può essere più semplice: implementando un sistema digitale di conservazione delle note spese si garantisce conformità legale e si abilita una gestione documentale più intelligente.
Per approfondire ulteriormente questo argomento e spiegare nel dettaglio come ottimizzare le procedure di conservazione delle note spese, Intesa organizza un webinar il 26 ottobre.
Conservazione di note spese e documenti aziendali: qualche specifica preliminare
Prima di approfondire il tema della conservazione delle note spese digitali a norma, occorre soffermarsi su alcune definizioni preliminari in modo da sgombrare la strada da eventuali incertezze.
Innanzitutto, è bene specificare che con la definizione di conservazione digitale a norma non ci si riferisce al mero processo di archiviazione di documenti in un ambiente informatico: l’elemento differenziante sta dell’efficacia e nella validità probatoria definita da specifiche disposizioni di legge e abilitata da soluzioni tecnologiche che vedremo tra poco.
Per completezza, occorre poi distinguere tra documenti non unici, documenti unici non direttamente conservabili e documenti unici direttamente conservabili. In breve: i documenti come quelli su cui ci stiamo focalizzando in questa analisi – ovvero note spese, giustificativi, scontrini, ma anche fatture o scritture contabili – sono definiti originali non unici: per questa tipologia di contenuti, è sempre possibile effettuare una conservazione digitale a norma. Al contrario, i documenti originali unici – ovvero i cartacei con firme autografe – vanno sottoposti a una certificazione preventiva (attraverso la scrittura di un notaio o di un pubblico ufficiale), che non è invece richiesta per i documenti unici direttamente conservabili, come la posta elettronica certificata.
Le normative di riferimento per la conservazione delle note spese
Ed eccoci nel cuore del discorso: la conservazione delle note spese. Oggi che la trasformazione digitale coinvolge anche i processi contabili, è fondamentale rivedere questo passaggio: il punto è allineare le procedure al nuovo scenario per non lasciare spazio a errori e inesattezze che potrebbero avere risvolti legali anche gravi.
L’articolo 2220 del Codice civile dispone che le scritture e i documenti contabili siano conservati per dieci anni (dalla data dell’ultima registrazione) sotto forma di registrazioni su supporti di immagini e richiede che siano rese leggibili in qualsiasi momento, con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza tali supporti.
Chi si occupa di conservazione delle note spese deve poi conoscere anche il contenuto del Decreto del Ministero Economia e Finanze del 2014: gli articoli 2 e 4 specificano che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari debbano avere caratteristiche di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità, oltre che riportare “l’apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle agenzie fiscali”.
Riferimento fondamentale, inoltre, è il Codice dell’Amministrazione Digitale, il testo unico prodotto dall’Agenzia per l’Italia Digitale che riunisce e organizza le norme relative all’informatizzazione della PA nei rapporti con cittadini e aziende: l’articolo 1 specifica che la definizione di documento informatico sia da attribuire a qualunque documento elettronico contenente “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.
In sintesi, la conservazione delle note spese e dei documenti digitali a norma oggi corrisponde a un sistema di archiviazione in grado di assicurare le caratteristiche appena indicate, effettuato seguendo le linee guida e le specifiche tecniche stabilite dall’AgID.
La scelta del fornitore: requisiti e certificazioni da considerare
Per far fronte senza intoppi a questa selva di normative, sempre più organizzazioni scelgono di demandare la conservazione delle note spese e, in generale, dei documenti aziendali a fornitori specializzati. A seguito dell’aumento di domanda, il mercato vede fiorire un gran numero di offerte di questo tipo: prima di scegliere il provider a cui affidarsi, però, è bene prestare attenzione ad alcuni requisiti chiave.
Garanzia di qualità, per esempio, è la nomina a conservatore qualificato, rilasciata dall’AgID: chi dispone di questa qualifica è infatti sottoposto a periodici audit volti a testare l’affidabilità e la conformità del sistema di conservazione. Va inoltre considerato che, a seguito della revisione attualmente in atto sul regolamento europeo eIDAS, probabilmente la conservazione a norma delle note spese e dei documenti digitali diventerà un servizio erogabile soltanto dai Qualified Trust Service Provider. Scegliere un partner che abbia già anche questo titolo può facilitare le cose in futuro.
Come avviene la conservazione delle note spese e dei documenti digitali a norma
Il fornitore che eroga il servizio di conservazione a norma delle note spese e dei documenti digitali gestisce ogni documento come singola unità, apponendo sul pacchetto di conservazione un sigillo elettronico qualificato legalmente valido. Tutto il sistema, ovviamente, deve essere sottoposto ad altissimi standard di sicurezza IT e protezione dei dati.
In ottemperanza alla normativa, il provider garantisce quindi all’azienda cliente l’accesso immediato a ogni singolo file, in piena sicurezza. Questo aspetto, in particolare, non ha una mera valenza legale ma risulta particolarmente importante anche dal punto di vista procedurale, perché migliora nettamente l’efficienza delle attività di controllo e monitoraggio delle spese da parte dell’ufficio contabilità. Non solo: facendo un discorso più generale, poter recuperare facilmente e rapidamente qualsiasi documento archiviato digitalmente può fare davvero la differenza in caso di audit, ispezioni o contenziosi giuridici.
I benefici della conservazione delle note spese in digitale
Il fatto che i documenti conservati siano conformi alle normative fiscali e contabili e possano essere facilmente rintracciati in qualsiasi momento sono solo due dei benefici che si possono ottenere dalla conservazione delle note spese in digitale. Il più evidente nell’immediato, probabilmente, è il risparmio di spazio: non c’è più bisogno di stipare ricevute e pratiche cartacee all’interno di armadi carichi di faldoni polverosi.
In tema di risparmio, un ulteriore giovamento si ha in termini di costi: conservare digitalmente significa non dover più stampare, riducendo le spese per carta, inchiostro e spazi di archiviazione. Tra i benefici più strategici spicca invece quello relativo all’integrità delle informazioni: i documenti conservati in digitale nel rispetto delle normative, infatti, non possono essere alterati, sottratti o manipolati senza autorizzazione. A questo proposito, è giusto tornare anche sul tema della protezione dei dati: applicando misure di sicurezza volte a proteggere i dati sensibili e riservati, i sistemi di conservazione delle note spese scongiurano il rischio di violazioni ai danni della privacy degli utenti aziendali.
Intesa, un esempio eccellente di conservazione delle note spese
Chi sta pensando di implementare un sistema di conservazione delle note spese virtuoso come quello appena descritto, può trovare un valido alleato in Intesa, a Kyndryl Company. Conservatore qualificato AgID e Qualified Trust Service Provider eIDAS, questo fornitore offre il supporto di un team di consulenti specializzati e propone una soluzione in grado di integrarsi con il gestionale per la contabilità già in uso in azienda. Come specifica Maria Marchese, Document Management Solutions Consultant di Intesa: «La nostra soluzione consente di inviare automaticamente in conservazione le note spese e i giustificativi dei dipendenti in qualsiasi formato, fotografie o scansioni comprese. La nostra consulenza aiuta le aziende a ottimizzare i modelli organizzativi, supportandole lungo il percorso di adeguamento ai principali adempimenti normativi». Uno scenario che promette di aumentare l’affidabilità e l’efficienza della contabilità aziendale, riducendo l’impatto sull’infrastruttura IT interna.
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