Quando si chiama in causa l’espressione innovazione, si discute tanto di digital transformation, di smart enterprise e di nuovi modelli di business capaci di fare leva su logiche Agile, ma spesso si dimentica che il vero cambiamento può essere attuato solo se si coinvolgono in questa transizione tutti i processi aziendali.
Altrimenti il rischio è che si formino tra gli interstizi delle attività di ordinaria amministrazione, nei processi trascurati dalla digitalizzazione, colli di bottiglia e sacche di inefficienza che finiscono col rallentare tutta l’organizzazione. Parliamo in particolare delle procedure approvative e della gestione documentale che, ancora oggi, implica per le aziende che sono rimaste al formato cartaceo notevole complessità nell’elaborazione, nel reperimento e nell’archiviazione dei file. Ovviare a queste criticità significa dematerializzare l’ultimo miglio, il più delicato, permettendo ai collaboratori di accedere ai documenti, modificarli e soprattutto approvarli nella maniera più semplice e diretta possibile, in formato digitale quindi e tramite la firma elettronica.
È stato questo il tema centrale del workshop “Come digitalizzare i flussi documentali e liberare energia in azienda”, organizzato a Milano il 22 maggio da Network Digital360 in collaborazione con Wacom, fornitore di soluzioni hardware per la firma grafometrica crittografata, e Scai Group, system integrator partner di Wacom.
L’evento, che ha visto anche la partecipazione di Pirelli, che ha condiviso con il pubblico il progetto realizzato con i due vendor, è stato la seconda tappa di un roadshow partito a Bologna il 27 febbraio. Un appuntamento durante il quale Basilio Natoli, Project manager di Autotorino, aveva presentato la case history sviluppata dalla concessionaria automobilistica, che grazie a Wacom ha dato il via al piano “NOpaper”. Dalla gestione delle risorse umane alle relazioni con i clienti, passando per il potenziamento della supply chain, sono molteplici i vantaggi che l’organizzazione può ricevere dall’adozione di una piattaforma di firma digitale.
Ma soprattutto sono molteplici le prospettive che si possono assumere per lo sviluppo di nuovi servizi da offrire a partner e fornitori. Ne ha accennato Andrea Boaretto, Founder & CEO di Personalive, società di ricerche di mercato e di advisory di marketing multicanale, aprendo i lavori dell’incontro. «Nel lavoro e nel tempo libero, tra smartphone e wearable siamo sempre più multiscreen, il che significa essere multitasking. Vista la pervasività di queste tecnologie, ormai parlare di vita digitale come qualcosa di a se stante fa sorridere. Gli individui cercano relazione e connessione, anche in ufficio, ed è per questo che l’azienda dovrebbe adottare un pensiero digitale per cambiare lo status quo, interrogandosi su che ruolo può avere la firma elettronica nel ridisegnare in ottica 4.0 non solo i processi di gestione documentale, ma anche per esempio quelli di acquisto e vendita».
«La firma grafometrica rientra nel concetto di firma elettronica avanzata»
Bisogna però conoscere sia le potenzialità dello strumento sia gli ambiti normativi che ne delimitano l’azione per svilupparlo in maniera compiuta. Andrea Reghelin, Associate Partner di P4I-Partners4Innovation, ha spiegato che sotto questo profilo l’Italia era partita avvantaggiata, grazie alla legge 31 del 1996 che per l’appunto disciplinava la firma elettronica. «Ciò che ha rallentato quella spinta è il fatto che la normativa era solo applicabile nel contesto nazionale: la direttiva europea sulla stessa materia e le modifiche normative successive hanno generato una serie di ostacoli per la diffusione dello strumento. Il vero salto qualitativo è avvenuto con il Regolamento eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature), che di fatto riconosce e rende omogenee e interoperabili le tipologie di firma elettronica a livello europeo».
Reghelin ha sottolineato che sono tre le categorie definite dal Regolamento: semplice, avanzata e qualificata. «La firma grafometrica, normata a partire dal 2012, rientra nel concetto di firma elettronica avanzata. La grossa differenza con la firma qualificata è che mentre quest’ultima è rilasciata da un certificare che la rende un alter ego della sottoscrizione autografa, la firma elettronica avanzata non è un sistema generalizzato, ma circoscritto tra l’emittente della soluzione di firma e il sottoscrittore. Si tratta quindi di una piattaforma ristretta, che non nasce per effettuare sottoscrizioni a distanza, mentre è ideale per documenti aziendali da far sottoscrivere per esempio a clienti e dipendenti». Una firma elettronica deve rispettare determinati requisiti per essere paragonabile a una firma cartacea. Ecco i principali tra quelli citati da Reghelin: «Deve garantire l’identificazione del firmatario del documento, la connessione univoca della firma al destinatario, il controllo esclusivo del firmatario del sistema di generazione della firma, ivi inclusi i dati biometrici eventualmente utilizzati per la generazione della firma medesima. Il firmatario deve poi avere la facoltà di ottenere evidenza di quanto sottoscritto».
Ai parametri dell’eIDAS bisogna aggiungere anche i vincoli del GDPR (General Data Protection Regulation), diventato esecutivo lo scorso 25maggio. Ed è proprio in quella data che c’è stato il roll out del progetto sviluppato da Scai e Wacom per Pirelli. Luigi Colombo, responsabile dei Servizi Amministrazione e Tesoreria del gruppo, ha spiegato che l’adozione della firma grafometrica ha indirizzato l’esigenza di Pirelli di semplificare i processi approvativi sulle nuove assunzioni, che presupponevano la sottoscrizione del candidato, del responsabile di divisione e del direttore. «Spesso la firma dei tre interlocutori viene apposta in momenti separati e distanti, senza contare l’aggravante che il formato cartaceo implica un’archiviazione dei contratti complessa e impossibile da automatizzare», ha detto Colombo. «Ora l’unica difficoltà è riuscire a far passare l’idea in tutti gli uffici che non c’è più carta da compilare e conservare».
«Dematerializzando il processo, i costi si riducono a quelli della sola produzione»
In effetti la sfida è prima di tutto culturale, e ha anche a che fare con la mancanza di consapevolezza dei costi legati all’uso della carta. È questo ciò che frena davvero in Italia la diffusione della firma elettronica avanzata secondo Daniele Rossi, CEO di SCAI Group. «Sono costi nascosti, frammentati nelle varie divisioni, che però diventano importanti se considerati in termini complessivi, arrivando a pesare su valori compresi tra il 3 e il 6% del fatturato globale di un’azienda», ha rilanciato Rossi. «Basti pensare che stimando un volume di cento documenti al giorno, su formato cartaceo la produzione di ogni file costa 0,61 euro, mentre la sua gestione addirittura 1,35 euro. Dematerializzando il processo, i costi si riducono a quelli della sola produzione, e ammontano a 0,10 euro per documento. La digitalizzazione, lo sappiamo tutti, è un processo inevitabile, ma le si può andare incontro snellendo i processi, migliorando le performance e contenendo i costi anche con i semplici gesti delle attività quotidiane. L’importante è accompagnare i clienti lungo questo percorso ascoltando le specifiche esigenze dell’organizzazione, come abbiamo fatto con Pirelli».
La tecnologia per portare avanti il progetto sul piano dell’hardware è stata fornita come detto da Wacom specialista dei supporti per l’apposizione della firma grafometrica. Sonia Cosma Anellino, Enterprise Solution Sales Manager Italy della società giapponese, ha raccontato qual è la filosofia del gruppo rispetto alla realizzazione dei device, che oltre a essere pratici ed ergonomici devono anche garantire la massima tenuta in fatto di sicurezza. «In Italia gli utenti prediligono tra le diverse opzioni che proponiamo il formato da 10 pollici, il più grande, che offre la possibilità di visualizzare i documenti nella loro interezza e di apporre eventualmente note autografe. Tutti i prodotti sono in ogni caso dotati di un sistema crittografico nativo, e nel caso il dispositivo sia predisposto all’acquisizione di dati biometrici, i nostri clienti possono contare sulla Dynamic Signature Verification (DSV), che misura l’esattezza delle informazioni inserite. Siamo inoltre in grado di suggerire partner qualificati per l’attivazione di servizi di firma elettronica in modalità mobile».
Tutto questo, però, è solo l’inizio. Se al momento è specialmente la gestione documentale l’ambito che più trae vantaggio dall’implementazione di soluzioni di firma grafometrica, «nel medio termine – ha chiosato Rossi di SCAI Group – si potranno attivare servizi evoluti grazie all’integrazione con i sistemi ERP», abilitando per esempio meccanismi di automazione nei processi di acquisto e vendita.
