Automatizzare il processo di fatturazione elettronica, attraverso un sistema in grado di rendere il dialogo con il sistema di interscambio rapido ed efficace e i pagamenti tempestivi. È questo in estrema sintesi il cuore del progetto di Up Day, la società del Gruppo Up che opera nel mercato dei servizi alle imprese e alle persone, con un’offerta che va dai buoni pasto ai programmi incentive, ai piani di welfare aziendale. Come ha sottolineato Sergio Benini, ICT Manager di Up Day: «Con la soluzione TopMedia di Top Consult si evitano errori e imprecisioni nella segnalazione dei dati causati dall’inserimento manuale. Il sistema è stato applicato anche ai fornitori che possono delegare a Day la fatturazione per loro conto».
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Sergio Benini
Il software di Top Consult – azienda che offre soluzioni nell’ambito della gestione documentale, fatturazione elettronica, digitalizzazione dei processi e dematerializzazione – è stato acquistato da Up Day dieci anni fa per avviare l’archiviazione ottica e sostitutiva di tutti i documenti della società e digitalizzare i dati e le informazioni prima presenti su sopporto cartaceo. Solo in un secondo momento, in occasione dell’obbligo di fatturazione elettronica, sono state usate le funzionalità che supportano i processi di trasmissione della fattura ai clienti, cosa non da poco per un’azienda che ha raggiunto nel 2018 un fatturato di 650 milioni di euro, che collabora quotidianamente con 110.000 partner affiliati e raggiunge 800.000 utilizzatori giornalieri dei suoi servizi. Il progetto di Day Up si è distinto come best practice, vicendo il premio innovazione Smau R2B 2019: «Siamo orgogliosi di aver ricevuto questo premio che riconosce la qualità e l’efficacia del nostro servizio – ha dichiarato Mariacristina Bertolini, Direttore Generale e Vice Presidente di Up Day -. Questo software è un esempio puntuale dell’attenzione costante di Up Day nei confronti del proprio network: tramite l’ascolto delle esigenze e la ricerca di soluzione originali affianchiamo gli stakeholder migliorando la qualità del lavoro. In particolare, sottolineo le competenze del nostro reparto IT che si distingue per innovazione ed efficacia delle soluzioni realizzate».
Who's Who
Mariacristina Bertolini
L’applicazione alla fatturazione elettronica
Durante l’emissione della fattura elettronica, TopMedia consente di gestire in maniera automatizzata, rapida ed efficace sia le informazioni relative alla fattura sia la comunicazione con il Sistema di Interscambio (SdI), la piattaforma online dell’Agenzia delle Entrate che controlla i dati del documento, lo inoltra al cliente e spedisce una ricevuta di consegna al fornitore. L’invio e la ricezione di risposta avvengono in tempi brevi grazie all’applicazione web service che consente un’interazione immediata del software con lo SdI.
L’effienza del processo, come ha sottolienato anche Benini, ha convinto Up Day a offrire ai suoi fornitori la possibilità di delegare all’azienda la fatturazione per loro conto: l’azienda genera il documento e, non appena ottiene la ricevuta, attiva in maniera automatizzata, il pagamento. Da gennaio 2019 a metà maggio la società ha ricevuto 90.000 fatture dai fornitori, di queste 60.000 sono state processate tramite il software.
Come ha affermato Matteo Zaffagnini, Responsabile Marketing e Business Development di Top Consult, «avvalersi già da oggi di un sistema documentale completo, che digitalizzi i processi aziendali legati alla fattura e li integri con i sistemi gestionali e informativi, significa arrivare preparati e con gradualità ad un importante cambiamento che non si limiterà solo all’obbligo della Fatturazione Elettronica tra privati, ma che continuerà con la gestione degli ordini e tutti gli altri flussi documentali».
Who's Who
Matteo Zaffagnini
