Guide e How-to

Presentazioni Power Point: ecco come renderle interessanti e convincenti

In un mondo di 7 miliardi e mezzo di persone, più di un miliardo utilizza Power Point. Tuttavia fare una presentazione che funzioni è tutt’altro che una cosa banale: sono 5 gli elementi a cui prestare attenzione per curare bene tutti gli aspetti della comunicazione e realizzare slide efficaci

18 Dic 2019

Maurizio La Cava*

Startup Pitch Strategist al Polihub e fondatore di MLC Design Consulting

Le presentazioni Power Point sono usate da chiunque, in qualsiasi settore, per diffondere le idee delle persone e persuaderne altre ad agire. Attorno alle presentazioni viaggiano decisioni importanti che hanno un impatto reale sugli individui, sul business e sulle organizzazioni.

Quando si parla genericamente di presentazioni siamo abituati a pensare immediatamente alle slide in Power Point. In realtà ci sono tanti diversi strumenti, tuttavia Power Point è sicuramente il più diffuso. In un mondo di 7 miliardi di persone Microsoft afferma che Power Point sia utilizzato da più di un miliardo di persone (Gaskings R., Sweating Bullets, Vinland Books, 2012).

Oggi, a 25 anni dalla sua nascita, Power Point fa parte della vita di tutti, perfino di quella dei bambini: gli insegnanti delle primary school americane ritengono che la conoscenza di questo strumento sia vitale per la vita dei bambini, sia in termini di educazione sia di carriera. I diplomatici usano Power Point per le loro presentazioni alle Nazioni Unite. Perfino nelle chiese più moderne, alcuni sacerdoti utilizzano Power Point per dire messa.

Power Point è uno strumento molto potente, non sempre di facile utilizzo, ma certamente accessibile a tutti.

Oltre Power Point: l’arte di presentare

Prima di partire con Power Point è bene sapere che, affinché una presentazione funzioni, è bene curare tutti gli aspetti della comunicazione, tenendo presente che le slide non devono mai rubare la scena al relatore. L’errore più comune che viene fatto quando si realizza una presentazione è quello di riempirle di testo. Cosi facendo, l’attenzione del pubblico dal relatore si sposta automaticamente su quanto è scritto sullo schermo. Se a colpo d’occhio nessun messaggio risalta particolarmente, le persone saranno costrette a leggere riga per riga il contenuto della slide e smetteranno di ascoltare il relatore.

Il relatore deve essere leader della propria presentazione e cioé deve sempre essere al centro dell’attenzione. È lui che deve introdurre il messaggio successivo e le slide devono seguire il suo discorso.

La prima regola d’oro del Lean Presentation Design – la metodologia più innovativa per fare le presentazioni che spiega come realizzare slide efficaci in maniera logica e non creativa, gestibile da chiunque , senza la necessità di essere un designer – è “se tu dici di più di quello che dicono le tue slide stai andando bene”.

1. Semplificare il messaggio: lavorare in modo lean

Scrivere meno sembra la soluzione più semplice, ma in realtà semplificare non è immediato. Il termine “lean presentation” fa riferimento a una metodologia strutturata di presentazione.

Lean è poi anche il modo di visualizzare i contenuti riducendo gli sprechi al massimo e concentrandosi sull’essenziale. Fare una presentazione lean significa realizzare slide pulite che non rubino l’attenzione dell’audience per più di qualche secondo. Il risultato sono chart visive con grandi immagini e poco testo, grafici e tabelle che catturano l’attenzione al momento giusto nel posto giusto, ed elenchi puntati ridotti al minimo essenziale.

presentazioni aziendali 1

Fare delle slide essenziali vuol dire proporre un condensato estremo di messaggi spesso complessi, che richiedono una spiegazione da parte del relatore e la capacità di sintetizzare visivamente un tema articolato. Spesso si rinuncia a questo tipo di presentazione pensando che poi chi ascolta l’intervento avrà la necessità di riprendere in mano le slide. Come fare per assolvere questa esigenza? La prima opzione è quella di sviluppare una versione full della presentazione da cosegnare e una presentazione slim da utilizzare durante lo speech. Ovviamente, nell’ottica di un approccio lean alle nostre presentazioni, questo non è sicuramente il metodo più efficiente. La seconda opzione è quella di usare gli Handout, ovvero di scrivere il discorso nel campo note di Power Point che si vedranno solo nella modalità di stampa. Il terzo suggerimento è quello di realizzare presentazioni con audio.

2. Comprendere il contesto

Non esiste una presentazione che vada bene per tutte le circostanze. Anche se ci si trova a presentare sempre lo stesso progetto, il contenuto, il flusso e la visualizzazione delle idee cambieranno in funzione delle persone che si hanno davanti. Comprendere la propria audience permette anche di anticipare le resistenze che il pubblico potrebbe innalzare di fronte alla presentazione.

3. Fare Storytelling

Fare storytelling significa sfruttare la tecnica narrativa tipica delle storie per dare ordine e struttura ai propri contenuti. Molto spesso le persone iniziano le presentazioni Power Point parlando di se stessi e delle loro esperienze per acquisire credibilità nello spettatore. Questo è uno dei modi per perdere più velocemente l’attenzione delle persone, che invece, vogliono sentire parlare di se stesse e capire che quello che viene presentato risolverà i loro problemi.

Nello schema di seguito, ecco, in definitiva, la struttura narrativa di una presentazione di successo.

presentazioni aziendali 1

4. Usare la giusta strategia di aggancio

Quando cala l’attenzione delle persone durante le presentazioni Power Point? All’inizio, nel primo 10% della presentazione. Se si vuole contrastare questo fenomeno è importante imparare a padroneggiare qualcuna della 11 tecniche di hooking più potenti del mondo:

  1. raccontare una storia,
  2. fare domande e interagire con l’audience,
  3. condividere un dato scioccante,
  4. utilizzare delle citazioni famose,
  5. sfatare una credenza comune e provocare l’audience,
  6. sfruttare i video per dar vita al proprio messaggio e trasformare la presentazione in un’esperienza,
  7. sfruttare eventi storici,
  8. accendere l’immaginazione dell’audience,
  9. andare dritti al problema,
  10. allineare le aspettative, anticipando qualche dettaglio dei temi che verranno affrontati,
  11. utilizzare metafore sorprendenti.

Scegliere quale sia la strategia più indicata per la presentazione non è semplice, dipende dal contesto, dal contenuto e dall’audience di riferimento. Nulla vieta di combinare più strategie di aggancio insieme per far si che una inneschi l’altra.

5. Come impaginare la presentazione

Siamo giunti alla parte centrale della presentazione: l’impaginazione. Abbiamo detto che per essere efficaci le slide devono essere semplici, non devono essere affollate e non devono contenere rumore di fondo. Devono rivolgersi alla propria audience in modo chiaro, senza aver paura di sfruttare gli spazi vuoti. Anche la scelta del font incide significativamente sull’efficacia della nostra presentazione. È bene usare font compatibili e riconosciuti, senza ricorrere a troppi artifici grafici e, soprattutto, utilizzare un solo font per presentazione. Le immagini sono un potente strumento di coinvolgimento dell’audience e cambiare completamente il messaggio percepito: ecco perché è fondamentale lavorare con foto di qualità e combinarle con del testo, salvaguardandone però la leggibilità e massimizzando i contrasti, ricorrendo alla tecnica dei box in trasparenza. Ci sono diversi siti dove è possibile trovare le immagini giuste per trasferire il messaggio che ci siamo prefissati. Tra questi c’è “MLC Images for presentations“, che mette a disposizione immagini gratuite, libere da copyright, in alta risoluzione per tutte le presentazioni.

presentazioni aziendali 3

Infine, non bisogna dimenticarsi che ci sono anche le icone: si tratta di uno strumento grafico in grado di risolvere layout complessi, che aiuta a semplificare le slide e a risolvere layout complessi.

@RIPRODUZIONE RISERVATA
Argomenti trattati

Personaggi

Maurizio la Cava

Approfondimenti

B
business
C
comunicazione
P
Presentazioni
Presentazioni Power Point: ecco come renderle interessanti e convincenti

    LinkedIn

    Twitter

    Whatsapp

    Facebook

    Link

    Articolo 1 di 3