La gestione del processo di acquisto si fa online: il caso Autogrill. Intervista a Alessandro Vittone, Procurement Technical Manager Italy&Europe

«Ci sono due grandi vantaggi nella gestione online del processo di affidamento di appalti: il primo è l’aumento di efficienza, il secondo è la trasparenza e la tracciabilità». Alessandro Vittone è a capo degli acquisti tecnici di Autogrill in Italia e in Europa. Una funzione, quella degli acquisti, che si sta sempre più evolvendo e che può trarre il maggior beneficio dall’uso delle nuove tecnologie.

Fino a cinque anni fa la metodologia di acquisto era tradizionale: un parco fornitori consolidato, condizioni di acquisto stabili con riesami definiti e documentazione cartacea in forma classica. Nel 2007 abbiamo incominciato a fare delle negoziazioni e delle aste online per testare questo tipo di strumento.

Abbiamo cominciato con gli acquisti in ambito construction per la realizzazione di locali e impianti, visto che la particolarità dei contratti richiedeva una sempre più approfondita analisi dei fornitori.

I primi risultati sono stati molto positivi: per ogni evento negoziale abbiamo coinvolto da 10 a 20 fornitori con tempi di negoziazione decisamente più ridotti rispetto al passato. Questo approccio ha fornito i primi risultati in termini di saving e anche il mercato dei fornitori ha risposto molto bene.

Dopo i primi esperimenti, ho deciso di implementare una piattaforma dedicata, basata su soluzione BravoSolution (clicca qui per maggiori informazioni). Questo principalmente per due motivi: la mia azienda e il mercato sempre più richiedevano più approfondite ed aggiornate informazioni riguardanti il fornitore (certificazioni, dati di bilancio, referenze e via dicendo) e la gestione cartacea di queste attività è molto dispendiosa in termini di tempo e risorse; inoltre, Autogrill ha intensificato il controllo delle procedure interne.

Nel 2008 abbiamo implementato un database su una piattaforma dedicata – chiamato eVendor Management – dove abbiamo cominciato
a inserire dati e documentazione storica relativa i fornitori, chiedendo la collaborazione dei vendor. L’idea era di settare un sistema per la gestione del sourcing. Questo ha richiesto un po’ di tempo di setup, ma con il grosso vantaggio che l’aggiornamento dei dati relativi ai fornitori è molto più veloce e coordinato. I vendor sono stati invitati a classificarsi per tipologia di fornitura, all’interno di un albero merceologico che tiene conto delle specificità della relativa fornitura e delle informazioni da richiedere ad singolo fornitore.

Certamente. attualmente su questa piattaforma gestiamo circa 300-400 fornitori.

Poi siamo passati al modulo di Negoziazione che si interfaccia con i dati dal modulo eVendor Management. Qui pubblichiamo le specifiche e il capitolato della fornitura richiesta, che è visibile a tutti i vendor scelti. Dopodiché il colloquio con i fornitori avviene solo per via telematica: ogni comunicazione viene tracciata e le documentazioni condivise. Il sistema dispone anche di una vera e propria area messaggi interna.

La negoziazione avviene tramite una serie di griglie di valutazione per la comparazione delle offerte, il tutto in tempi molto brevi. Il modulo di Negoziazione permette anche delle revisioni, basate su round di quotazione. Grazie a queste griglie siamo in grado di far emergere i maggiori scostamenti e su quali voci tra i vari fornitori; chiediamo delle delucidazioni in merito e poi facciamo successivi round di allineamento. Questo è molto apprezzato dai fornitori, che hanno la possibilità di capire le proprie aree di miglioramento, o dove ci possono essere stati dei
fraintendimenti. Succede anche che vengano evidenziate delle anomalie nei documenti facenti parte della richiesta di offerta, che quindi vengono riallineati.

I time saving sono oggettivi, ma non li abbiamo monitorati con esattezza. Alla fine il risparmio medio ottenuto rispetto ai dati storici è dell’ordine del 10-20%.

Dal construction, abbiamo progressivamente esteso l’uso anche alle attrezzature e agli acquisti tecnici, compresi materiali accessori non destinati alla vendita. Il volume medio annuo transato è di circa 30 milioni di euro in 150 negoziazioni.

Abbiamo fatto gare internazionali per forniture in diversi paesi di materiali di pavimentazione, di macchine di condizionamento, di strutture (scaffalature) di allestimento locali, coinvolgendo fornitori anche est-europei, cinesi e americani. E’ stata una bella e importante esperienza, ma la sensazione è che non tutti i vendor internazionali siano così abituati a fornire una serie di informazioni, tra le quali dati ritenuti sensibili in un processo negoziale online. Ritengo comunque che questa sia la direzione da percorrere.