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Koh-I-Noor Italia SpA

Koh-I-Noor: servizio in outsourcing

Koh-I-Noor: servizio in outsourcing, fornito dalla banca, per il delivery delle fatture e la conservazione sostitutiva

01 Ott 2009
Koh-I-Noor Italia SpA è stata costituita nel 2001 con
l’acquisizione dei marchi in precedenza gestiti dalla
Sanford Rotring, ultima denominazione del canale commerciale
dell’azienda che vanta circa 50 anni di presenza in Italia
e oltre due secoli in Europa nel settore dell’office
supplies. La società italiana impiega 24 dipendenti e ha
generato un fatturato di oltre 11 milioni di euro nel 2008. Il
core business dell’azienda è l’attività commerciale
che risulta ripartita omogeneamente su tre canali: key account
(principalmente grandi distributori che gestiscono cataloghi
tradizionali e/o elettronici, come Mondoffice, Viking, Misco,
Errebian, ecc.), Grande Distribuzione e traditional trade
(grossisti regionali e dettaglianti).

Il primo approccio all’informatizzazione delle relazioni di
filiera è avvenuto a seguito della spinta di alcuni importanti
clienti che richiedevano di agevolare l’integrazione con il
proprio sistema di emissione degli ordini utilizzando
l’EDI. Attualmente con questi clienti si utilizza
l’EDI sia per la ricezione degli ordini che per
l’invio delle fatture.

L’azienda ha poi deciso di ricorrere ai servizi offerti
dalla propria banca per le attività diremote banking, per
l’invio delle fatture attive e per la conservazione
sostitutiva delle stesse. Koh-I-Noor oggi invia un flusso di dati
che consente all’istituto di credito di generare le fatture
e di provvedere al relativo invio verso i clienti
dell’azienda tramite diversi canali (posta tradizionale e
via email principalmente). Il sistema di delivery delle fatture
è a regime dalla fine del 2007, mentre dall’inizio del
2008 l’azienda ricorre anche alla conservazione sostitutiva
delle fatture, operata in full outsourcing dalla banca.

La possibilità di adottare la conservazione sostitutiva è stata
un'opportunità che si è presentata affrontando la questione
del delivery delle fatture verso i clienti, consentendo
all’azienda di cogliere i benefici di un progetto più
ampio, con positive ripercussioni anche sull’area
amministrativa e finanziaria.

Oggi viene portato in conservazione sostitutiva il 100% delle
fatture attive (anche quelle che vengono inviate ai clienti della
Grande Distribuzione via EDI, che vengono esclusivamente
conservate e non “postalizzate”), mentre per il
futuro l’azienda sta valutando la possibilità di adottare
la conservazione sostitutiva anche per altri documenti, quali le
bolle e i documenti di trasporto.

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