Il ruolo dell’IT è sempre più rilevante
nel supportare la funzione Acquisti nel difficile compito di
gestire in modo efficace la spesa aziendale di beni e servizi. È
più che mai importante, dunque, che i Chief Information Officer
ne comprendano appieno le dinamiche e ne condividano gli
obiettivi. Per agevolare questa conoscenza reciproca, un recente
studio di Gartner ha identificato e analizzato i cinque
principali processi di Procurement, mettendo in luce per ciascuno
gli strumenti e soluzioni IT oggi disponibili sul mercato. I
cinque processi riguardano l’Analisi della
spesa (Spending Analysis), lo Strategic
Sourcing, la gestione dei contratti
(Contract Life Cycle Management), il ciclo
dell’ordine (Purchase-to-pay) e la
gestione fornitori (Vendor Management o Supply
Base Management).
Dallo studio emergono due assunti principali. In primo luogo,
perchè nel Procurement si raggiungano alte performance sono
necessari processi efficaci e consolidati a
supporto di ciascuna delle cinque categorie menzionate,
bilanciando in maniera accurata gli investimenti. In secondo
luogo, l’offerta di soluzioni a supporto del Procurement
sul mercato è ampia ma frammentata e molte
applicazioni si trovano ancora in fase evolutiva.
L’utilizzo di strumenti tecnologici a supporto di questo
tipo di attività, inoltre, non è sempre cosa semplice, data la
complessità che il Procurement racchiude e la diversità di
compiti che ad esso sono associati.
Spending Analysis
Con Spending Analysis si intende quell’attività volta ad
ottenere una visione complessiva di tutte le spese sostenute a
livello aziendale. Questo processo riveste un’importanza
fondamentale in quanto offre una grande opportunità in
termini di riduzione dei costi e compliance alle policy.
I dati, estratti da varie fonti e aggregati opportunamente,
dovrebbero poter essere analizzati secondo varie dimensioni, ad
esempio per fornitore, per centro di costo, per divisione, area
geografica, periodo di tempo. Identificando le aree in cui ci
sono troppi o troppo pochi fornitori, l’azienda può agire
per eliminare la variabilità nei prezzi pagati,
identificare le scorte in eccesso, oltre a ridimensionare le
spese sostenute in specifiche categorie e misurarne la
conformità ai piani di approvvigionamento.
Sul mercato sono disponibili diverse soluzioni specifiche per
questa attività, anche se per le aziende di più piccole
dimensioni potrebbero bastare un software di Business
Intelligence e Microsoft Excel o Access per l’elaborazione
dei dati da analizzare.
Le più comuni difficoltà che è possibile incontrare nella
gestione del processo sono la mancanza di dettaglio per
ciascuna spesa e di una esatta classificazione, che
secondo Gartner deve essere basata su standard ma adattata alle
specificità aziendali. La presenza di dati transazionali
provenienti da sistemi in lingue differenti
potrebbe inoltre rendere difficile l’individuazione di
duplicazioni nelle forniture e la classificazione di beni e
servizi. Gli indicatori di efficacia suggeriti da Gartner per
questa attività sono la percentuale di transazioni correttamente
gestite e classificate (per fornitore, categoria e codice
prodotto) sul totale e la frequenza della spending analysis.
Stretegic Sourcing
Con Strategic Sourcing si intende il processo con cui si
negoziano accordi inerenti contratti di fornitura di lungo
periodo e per progetti ad alto impatto sul business. Questo
processo comporta diversi step, che includono la
previsione della domanda, lo sviluppo
delle specifiche, l’analisi del
mercato, la definizione di una strategia di
fornitura (ad esempio, quanti fornitori coinvolgere), la
qualificazione dei fornitori,
l’analisi delle offerte e quindi la
negoziazione del contratto.
È un processo importante perché permette all’azienda di
risparmiare e di prendere decisioni in maniera prudente e del
tutto trasparente. Secondo Gartner si può ottenere un
risparmio del 10% anche solo grazie alla
razionalizzazione del parco fornitori e la negoziazione di
contratti di lungo termine. Un ulteriore
10% può essere risparmiato quando l’azienda opera
sulla standardizzazione dei beni e materiali che
acquista, realizzando economie di scala per il fornitore.
In commercio esistono diverse soluzioni a supporto di questa
attività, sia come applicazioni a sé stanti che come parte
integrante di suite software. In alternativa, ci si può affidare
in outsourcing a specialisti. Opportuni indicatori per valutare
l’efficacia del processo sono ad esempio i risparmi
accumulati dall’inizio della gestione delle forniture e la
percentuale di spesa aziendale gestita.
Contract Life Cycle Management
Il processo di Contract Life Cycle Management fa riferimento alla
creazione, negoziazione e gestione esecutiva di un
accordo formale fra un’organizzazione e i suoi
partner, e include anche la verifica che la spesa
prevista dal contratto non venga superata. È un’attività
di grande rilevanza per le aziende che hanno in essere molteplici
obblighi contrattuali, che devono avere un atteggiamento
proattivo. La gestione manuale, secondo Gartner, è
adeguata quando il numero di contratti è inferiore al
centinaio, altrimenti diventa impossibile monitorare i
termini e le condizioni, i rinnovi e i recessi, la stesura e la
revisione dei testi. Allo scopo sono disponibili
applicazioni a supporto della gestione delle differenti
tipologie di contratto, sia stand alone sia integrate nelle suite
dedicate al Procurement: in questo secondo caso, le funzionalità
disponibili possono essere inferiori, ma si ha il vantaggio
dell’integrazione nativa con altri moduli applicativi
utilizzati dalla funzione acquisti.
Purchase-to-pay
Tutte le aziende comprano beni e servizi per svolgere il loro
lavoro. Il Purchase-to-pay è il processo che parte dalla
definizione dei requisiti e si estende fino
all’approvazione del pagamento della fattura per i
beni, materiali o servizi acquistati dall’azienda. Un
processo efficace assicura che gli acquisti siano fatti
rapidamente e con le adeguate autorizzazioni,
che i fondi siano disponibili e che l’operazione
sia in accordo con le policy aziendali.
In commercio
esistono diverse soluzioni a supporto di questa
attività, ma sono per la maggior parte molto
specifiche, rivolte cioè a una determinata categoria di spesa,
dato che le procedure da seguire per ciascuna di esse variano
anche sensibilmente. Ad esempio, i piani di riordino relativi ai
materiali di produzione sono generati in automatico dai sistemi
di gestione della produzione. Le soluzioni di Purchase-to-pay
fornite dai vendor di software ERP sono predisposte per gestire i
pagamenti e integrano moduli di contabilità generale, mentre
delle soluzioni più specifiche sono in genere sviluppate come
add-on di suite per la gestione finanziaria. Esistono inoltre
degli applicativi generici, che permettono di gestire tutti i
tipi di spesa in maniera intuitiva, anche se il livello di
supporto è generalmente piuttosto basso.
La più comune problematica con cui ci si scontra nella gestione
di questo processo è la mancanza di utilizzo degli
strumenti ad hoc da parte degli utenti, abituati ad
operare senza troppi vincoli; è necessario dunque forzarne
l’utilizzo e adottare un’interfaccia semplice ed
intuitiva che renda più semplice il processo d’acquisto,
superando così le resistenza interne.
Per determinare l’efficacia del processo, è possibile
valutare il tempo che intercorre dalla richiesta
all’approvazione, la percentuale di acquisti effettuati in
via esclusivamente digitale, la percentuale di spesa sugli ordini
d’acquisto e quella di fatture corrette.
Vendor Management
Per Supply Base Management o Vendor Management si intende il
processo che implica la valutazione, il monitoraggio e la
classificazione dei fornitori in funzione di performance,
capacità e fattore di rischio. Il processo implica
anche la valutazione dei potenziali fornitori, delle
problematiche finanziarie e di sicurezza e degli eventuali rischi
relativi al singolo fornitore, la misurazione di parametri di
performance, la raccolta delle evidenze dei lavori svolti.
L’obiettivo è quello di garantire che
l’azienda si avvalga dei fornitori più qualificati e
performanti per rispondere alle sue esigenze; si tratta
quindi di una pietra fondante del processo di Procurement, dato
che, dal momento in cui vengono selezionati i fornitori, si ha la
responsabilità di assicurarsi che questi mantengano le
performance convenute.
Il mercato delle soluzioni a supporto di questo tipo di attività
è agli albori ma sta evolvendo. La maggioranza delle
aziende utilizza tool, applicazioni e processi manuali sviluppati
internamente. In questo particolare momento Gartner
consiglia di investire in questo tipo di soluzioni di gestione
solo se la propria azienda si configura come un Early
Adopter o un Fast Follower, e se è disposta ad
accettare l’evoluzione che inevitabilmente interesserà
questi applicativi nei prossimi anni.
Spesso si cade nella tentazione di creare metriche dettagliate
per migliaia di fornitori diversi, generando una complessità
difficilmente gestibile. Se non si è obbligati a farlo da
regolamentazioni specifiche è meglio concentrare i
propri sforzi sui fornitori strategici.
Indicatori efficaci in questo ambito sono la percentuale di
fornitori rispettano gli standard di performance prefissati ed il
numero o la frequenza delle mancate consegne.
