Negli ultimi anni, la firma digitale si è rivelata uno strumento indispensabile per le imprese che vogliono modernizzarsi migliorando la propria efficienza operativa. A testimonianza della sua centralità, i dati forniti da AgID dichiarano che nel secondo semestre dell’anno scorso sono state apposte quasi 3 miliardi di firme digitali remote, dai 30 milioni di certificati di firma digitale attivi. Si tratta di numeri che dimostrano come la digitalizzazione dei processi di firma sia ormai fondamentale per le imprese che vogliono competere in mercati sempre più sfidanti.
La consapevolezza è generalizzata, ma non l’adozione
La maturità digitale fortemente eterogenea delle imprese italiane fa sì che l’adozione della firma digitale non sia completa nonostante la forte accelerazione data dalla pandemia tre anni fa.
Nicoletta Sansone, Operations Director di Nicma Informatica, ci conferma che in certi contesti, l’espressione stessa ‘firma digitale’ corrisponde ancora ad un documento firmato su carta, scansionato e inviato. C’è consapevolezza, ma nell’universo delle PMI l’adozione non è così ampia come si potrebbe immaginare, poiché i freni di natura culturale rallentano il percorso: «In molti casi, le aziende hanno consapevolezza dell’esistenza di diverse firme elettroniche, ma per adottarle devono comprendere come declinarle e integrarle correttamente all’interno dei loro processi». Qui emergono le potenziali resistenze e si innesta il ruolo determinante di due soggetti: il partner IT e le grandi aziende con cui quelle meno strutturate intrattengono rapporti commerciali.
Raccontandoci delle peculiarità della sua azienda, che è sul mercato dal 1999 ed è Star Partner di TeamSystem, Maurizio Sansone, CEO di Nicma Informatica, sottolinea quanto la firma digitale si innesti all’interno di ampi percorsi di trasformazione digitale che l’azienda porta avanti con i suoi clienti storici. È una tecnologia che va integrata con cura nell’ecosistema aziendale e nei suoi processi consolidati, gestendo tutto il relativo cambiamento. Per un system integrator, la conoscenza approfondita dei processi del cliente e l’approccio consulenziale sono i segreti del successo.
Per quanto concerne le grandi aziende, il livello di adozione è elevato poiché esse possono contare su un effetto di moltiplicazione dei benefici in termini di tempi, costi, efficienza e innovazione. Grazie a portali e soluzioni dedicate, le grandi aziende possono spingere i soggetti con cui hanno rapporti commerciali verso l’adozione delle firme digitali.
Oltre il risparmio di tempo: autenticità, integrità e sicurezza
Risparmiare tempo ed efficientare i processi sono i principali driver d’adozione. La firma digitale, inoltre, riduce i consumi di carta e la quantità di processi manuali, che oltre a causare inefficienze sono soggetti a errori e incidono negativamente sull’engagement dei dipendenti, da cui dipende buona parte della produttività.
Apporre la firma digitale ai documenti e creare workflow di firma non crea solo automazione, ma rende agile l’azienda all’interno delle filiere in cui opera, visto che lo stesso strumento può essere messo a disposizione di fornitori, partner e clienti. Si torna un po’ al discorso, fatto in precedenza, del ruolo centrale delle grandi aziende ai fini della diffusione della tecnologia. Inoltre, introdurre la firma digitale può essere l’occasione per riprogettare i processi, rendendoli più veloci ed efficienti.
Nicoletta Sansone ci fa notare l’importanza di altri benefici, talvolta erroneamente considerati secondari, e in particolare dell’autenticità, dell’integrità e della sicurezza. Alcune aziende, infatti, non hanno piena consapevolezza che solo una firma elettronica qualificata (come quella digitale) abbia pieno valore probatorio, ovvero determini un’immediata inversione dell’onere della prova.
Ancora oggi in molte realtà il potere di firma è concentrato in una o poche persone, che non necessariamente vedono di buon occhio dover utilizzare strumenti digitali rispetto alla modalità tradizionale cartacea. Bisogna però considerare che la firma apposta sul documento, scansionata e inviata può essere disconosciuta con semplicità: il fornitore o cliente disonesto che decide, di sua iniziativa, di non adempiere ai suoi obblighi, ha di fatto una possibile via di fuga. Di questo, purtroppo, alcune aziende non sono (ancora) consapevoli.
L’effetto di semplificazione della firma digitale
Tra i motivi che rallentano l’adozione della firma digitale, alcune aziende «immaginano che integrarla nei processi sia molto complesso o costoso», cosa non rispondente al vero dato il livello di maturità della tecnologia e, oltretutto, la conoscenza che il partner IT ha sui sistemi e i processi del cliente.
Anche in termini di semplicità operativa, il processo di applicazione della firma non si discosta più di tanto da quello cartaceo. Nicoletta Sansone ci spiega che «tramite il collegamento con TeamSystem Digital Sign, si può apporre la firma attraverso il proprio cellulare o tramite firma autografa per mezzo di dispositivi hardware biometrici. Per la FEA (Firma Elettronica Avanzata, ndr) e FEQ (Firma Elettronica Qualificata, ndr) remote, Sign provvede a inviare via e-mail ai firmatari un link per effettuare la firma con il proprio cellulare. Per la FEA grafometrica, Sign mette a disposizione il link a una sessione grafica per rilevare la firma con un dispositivo Pad/Tablet».
Non ci sono controindicazioni. Ancora una volta, l’impressione è che il percorso di digitalizzazione venga rallentato da vincoli di natura culturale che, come tali, richiedono sforzi importanti e tempi lunghi per essere completamente superati. A differenza di altri ambiti, però, qui il rapporto tra i benefici dell’adozione e i rischi della non-adozione è molto altro, come confermato dal focus sul tema dell’autenticità. Per questo, si può essere ottimisti.
