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Best practice - manufacturing

Fincibec, la Supply Chain Collaboration per migliorare la gestione degli ordini di acquisto

Il produttore emiliano di piastrelle è passato da Excel a un sistema gestionale che crea in automatico una griglia con le offerte dei fornitori. Tutta la comunicazione avviene via email con moduli brevettati

19 Ago 2013

redazione

Nata nei primi anni ’60 a Sassuolo in provincia di Modena, Fincibec si occupa della produzione di pavimenti in monocottura chiara antigeliva, gres porcellanato tecnico e di piastrelle decorate da rivestimento su pasta bianca. Ad oggi l’azienda possiede 3 stabilimenti produttivi, 8 forni, con oltre 8 milioni di mq di produzione annua, e 2 mila articoli a catalogo. Grazie a circa 500 dipendenti, Fincibec ha raggiunto un fatturato totale 2012 di circa 100 milioni di euro.


Automatizzare la comunicazione buyer fornitore
Fincibec ha intrapreso un progetto a partire dal 2012 che ha previsto l’implementazione di una piattaforma Web di Supply Chain Collaboration per gestire la fase delle richieste d’offerta e di gestione degli ordini di acquisto al fine di automatizzare la comunicazione dell’azienda con la propria rete di fornitori.


Da un file Excel manuale a una piattaforma di Supply Chain Collaboration
In precedenza il processo di richiesta d’offerta si svolgeva in modo destrutturato: buyer ed enti tecnici creavano manualmente file in Excel o Word sulla base dei fabbisogni generati dal sistema gestionale e allegavano file relativi al capitolato tecnico, inviando l’intera richiesta via email. Una volta ricevute le offerte via fax o via email, i dati erano inseriti manualmente e confrontati, senza la possibilità di effettuare confronti su più livelli ed eventuali simulazioni.

Attualmente, l’intero processo di approvvigionamento viene gestito in modo automatizzato: al momento, il sistema gestionale genera un fabbisogno proveniente dall’ente tecnico, l’ufficio acquisti apre un modulo di richiesta d’offerta a sistema che può contenere più prodotti e può essere mandato a più fornitori (senza vincolo di inserimento preventivo in anagrafica).

I fornitori ricevono un messaggio di posta elettronica che è in tutto e per tutto simile ad un’email standard ma che in realtà si avvale di vari brevetti innovativi; all’interno dell’email è contenuto un modulo standardizzato, dove sono allegati tutti i capitolati tecnici e nel quale possono direttamente inserire prezzo, data di consegna e caricare, a loro volta, documenti aggiuntivi.

Una volta ricevuti i feedback dei fornitori, la piattaforma Web di Supply Chain Collaboration crea automaticamente una griglia con le offerte in cui viene evidenziata quella più conveniente.

Su questa base, è possibile effettuare simulazioni e, infine, scegliere il fornitore, procedendo con l’emissione dell’ordine e, contemporaneamente, con il caricamento a listino di tutti i prezzi dei fornitori che non vengono scelti.

In tal modo, tali prezzi non considerati al momento possono essere utilizzati in futuro. Ora agli enti tecnici hanno il compito di definire cosa acquistare e l’ufficio acquisti ha il solo compito della trattativa commerciale.

L’azienda ha definito un codice per ogni articolo; gli enti tecnici costruiscono con i codici i vari capitolati di fornitura e attraverso la logica dei link, che collegano all’anagrafica dell’articolo in AS/400 tutte le informazioni sono presenti nella nuova piattaforma Web.


I benefici
L’inserimento di uno strumento di automatizzazione della Supply Chain ha decisamente cambiato il modus operandi dell’azienda in quanto consente una completa tracciabilità di quello che accade anche dal punto di vista della selezione dei prezzi che, in un settore dove le materie prime sono condizionate dall’andamento dei mercati, garantisce un vantaggio competitivo avendo in tempo reale le varie condizioni commerciale di acquisto.

Con questa soluzione, grazie all’utilizzo brevettato della posta elettronica, il fornitore risponde in automatico agli ordini dell’azienda: ogni variazione o cambiamento è tracciato, e tutta la comunicazione tra ufficio acquisti e mondo fornitori è snella, monitorata e standardizzata a favore di un’ottimizzazione della gestione degli ordini in termini di efficienza a supporto del business.

Il progetto ha permesso di integrare tutti i fornitori di Fincibec di materiale diretti, indiretti e servizi per un totale di oltre 600 fornitori.

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