Scegliere un ERP, cioè un software di Enterprise Resource Planning può rappresentare una svolta per qualunque azienda, poiché migliora l’efficienza, la produttività e la visibilità dei processi aziendali.
Tuttavia, con la vasta gamma di soluzioni disponibili sul mercato, la scelta del software ERP adatto può rivelarsi un’impresa ardua.
ERP è l’acronimo di Enterprise Resource Planning e sta a significare un sistema informatico che permette di pianificare e coordinare tutte le risorse di un’impresa.
La chiave di volta di questo approccio gestionale è una programmazione che offre una suite di moduli integrati e preposti a risolvere tutti i processi di business più rilevanti di un’azienda.
Un ERP, infatti, copre varie aree funzionali ed è utilizzato per gestire una molteplicità di operazioni quotidiane: in primis
- produzione,
- logistica e magazzino,
- vendite,
- acquisti,
- amministrazione,
- risorse umane,
- Project Management,
- Risk Management e compliance
- Supply Chain Management.
Nessuna realtà, anche quelle di dimensioni più piccole, può fare a meno di un sistema per organizzare, gestire e pianificare le risorse. Il mercato degli ERP è, infatti, piuttosto fiorente.
Gli ultimi dati di ResearchAndMarkets stimano che il giro d’affari globale di questi software passerà dai 187,88 miliardi di dollari registrati nel 2023 a 187,88 miliardi di dollari al termine dell’anno in corso, facendo registrare una crescita annua composta (CAGR) del 12,3% per poi raggiungere i 294,34 miliardi di dollari nel 2027 (+11,9% di CAGR).
Software ERP: una guida per scegliere quello giusto. Clicca sull’immagine per approfondire
Criteri da considerare prima di scegliere un ERP
Che si tratti di integrare nuovi moduli all’ERP in uso o di migrare a un ERP più adatto all’evoluzione del business, prima di scegliere un ERP le aziende devono considerare diversi aspetti.
I software proprietari, ad esempio, impongono una gestione oculata delle licenze d’uso.
La scalabilità è essenziale ma non sempre è facile prevedere il numero corretto di accessi da abilitare. A questo si aggiunge il fatto che, sempre e comunque, la reingegnerizzazione dei processi richiede un’analisi e un tempo di transizione al cambio di guardia non banale. Il che fa tergiversare le aziende sullo scegliere di cambiare o meno gestionale.
Il tema va visto, però, sotto un’altra prospettiva: se è sempre più difficile dialogare con fornitori, partner e clienti, significa che l’organizzazione ha bisogno di rivedere il proprio impianto organizzativo, le procedure interne e i processi. Quindi, di seguito i 6 criteri che è necessario considerare in sede valutazione di un software ERP:
1. Definizione delle esigenze aziendali: il primo passo fondamentale per scegliere un ERP consiste nell’analizzare le esigenze specifiche dell’azienda. Quali sono i processi chiave? Quali aree necessitano di maggiore efficienza? Quali funzionalità sono indispensabili per il settore?
2. Valutazione del budget: scegliere un ERP per poi implementarlo comporta un investimento significativo, che varia in base alla complessità del software, alle dimensioni dell’azienda e alle opzioni di licenza. È importante definire un budget realistico e stimare il ritorno sull’investimento (ROI) atteso.
3. Ricerca e confronto di diverse soluzioni: esistono numerosi fornitori di ERP sul mercato, ciascuno con caratteristiche e funzionalità specifiche. Prima di scegliere un ERP adatto all’azienda è necessario raccogliere tutte le informazioni necessarie.
4. Valutazione dei fattori di successo: oltre alle funzionalità e al budget, è importante considerare altri fattori chiave, come la scalabilità del software, la facilità d’uso, la sicurezza dei dati, il supporto e la formazione offerti dal fornitore.
5. Richiesta di demo e preventivi: una volta individuate alcune soluzioni potenzialmente adatte, è consigliabile richiedere demo personalizzate e preventivi dettagliati. Questo permetterà di testare il software e valutare se soddisfa esigenze specifiche.
6. Implementazione e supporto: l’implementazione di un ERP è un processo complesso che richiede una pianificazione accurata e il coinvolgimento di tutti i reparti aziendali. È fondamentale scegliere un fornitore che offra un adeguato supporto durante l’intera fase di implementazione e post-implementazione.
Quali sono le componenti di un ERP
Vediamo in dettaglio com’è fatto un ERP, che di fatto è una piattaforma costituita da una granularità che permette di attivare e personalizzare ogni modulo preposto a ottimizzare la gestione di una determinata area aziendale. L’ERP consente una grande interoperabilità tra i vari gruppi funzionali.
Un sistema ERP, infatti, è costituito da una serie di moduli che permettono a un’organizzazione di introdurre quelli principali di cui si ha assolutamente bisogno. In un secondo tempo, sarà possibile implementare ulteriori moduli, in base all’evoluzione del business e dell’organizzazione.
Tipicamente, i moduli principali di un Enterprise Resource Planning sono:
- Gestione contabilità e amministrazione (gestione ordini, spedizioni, fatturazione – ciclo attivo e ciclo passivo, acquisti)
- Gestione controllo di gestione
- Gestione Magazzino
- Gestione Produzione e MRP (Material Requirements Planning)
- Gestione del personale
A cui si aggiungono i moduli a corollario:
- Gestione progetti
- Gestione vendite
- Gestione distribuzione
- Gestione manutenzione impianti
- Gestione dei cespiti
Evoluzione 4.0 degli ERP
L’obiettivo della pianificazione industriale 4.0 è ridurre i tempi di produzione e gli sprechi, ottimizzando le risorse e gli sforzi di tutti gli operatori per centrare l’obiettivo comune di dare ai clienti quello che vogliono, quando lo vogliono e come lo vogliono.
Dal fordismo alla personalizzazione di massa, infatti, il mondo industriale si sta portando in casa un concetto di Customer Centricity imperniato su una capacità di risposta che viaggia su una taylorizzazione garantita da configuratori di prodotto (CTO – Configure To Order) e sistemi di ingegnerizzazione dell’ordine (ETO – Engineer-To-Order) che abilitano una pianificazione su misura.
Per capire meglio: un processo quote-to-order che si basa su un sistema di configurazione, prezzo, preventivo (CPQ) direttamente integrato con gli altri sistemi aziendali di un produttore (ad esempio vendite, progettazione, pianificazione, finanze e produzione) contribuisce concretamente al miglioramento delle operazioni. In questo modo, i produttori possono aumentare i ricavi di vendita, riuscendo a prendere più ordini e a ridurre i costi operativi, grazie all’eliminazione degli errori della distinta materiali e alla riduzione del numero di ordini che richiedono richiami basati sulla progettazione.
Interoperabilità tra CRM e ERP
Grazie all’integrazione del CRM, gli ERP consentono non solo di personalizzare la produzione in maniera allineata alla domanda ma permettono di ragionare in termini predittivi, dando alle aziende la possibilità di andare a ideare e realizzare prodotti e servizi che anticipano i sogni e i bisogni dei clienti. È così che gli ERP di nuova generazione permettono alle aziende di cavalcare la disruption.
Esempi di come scegliere un ERP in base alla tipologia di azienda
La scelta del software ERP più adatto dipende da diversi fattori, tra cui:
- Dimensione dell’azienda: piccola, media o grande
- Settore industriale: manifatturiero, distribuzione, commercio al dettaglio, servizi, ecc.
- Funzionalità specifiche: contabilità, finanza, produzione, magazzino, logistica, vendite, marketing, risorse umane, gestione progetti, analisi dati, reportistica, ecc.
- Budget: l’implementazione di un ERP comporta un investimento significativo
Alcuni dei software ERP più importanti e utilizzati a livello globale includono:
SAP: uno dei leader di mercato, con una suite completa di soluzioni ERP per aziende di tutte le dimensioni e settori. Adatto a grandi aziende complesse con esigenze specifiche.
Oracle: offre diverse soluzioni ERP per diverse tipologie di aziende, tra cui Oracle JD Edwards e Oracle NetSuite. Adatto a medie e grandi aziende con esigenze di gestione avanzate.
Microsoft Dynamics 365: suite completa di applicazioni per la gestione aziendale, tra cui ERP e CRM.
Adatto a piccole e medie aziende in crescita.
Salesforce: conosciuto principalmente per il suo CRM, offre anche una soluzione ERP completa chiamata Salesforce Enterprise Resource Planning. Adatto a aziende che necessitano di una forte integrazione tra CRM e ERP.
Infor: offre diverse soluzioni ERP per specifici settori industriali, come Infor CloudSuite Industrial e Infor CloudSuite Healthcare. Adatto a medie e grandi aziende in specifici settori industriali.
Epicor: offre soluzioni ERP per diverse tipologie di aziende, tra cui Epicor ERP e Epicor Kinetic.
Adatto a piccole e medie aziende manifatturiere e di distribuzione.
Scegliere un ERP a supporto dell’azienda estesa ma anche della compliance
Globalizzazione e progressiva informatizzazione del mondo hanno portato le aziende ad adottare l’ERP come sistema centrale della loro organizzazione e del loro sviluppo. Anche perché la standardizzazione e l’ottimizzazione di molte procedure permette alle imprese di rimanere allineate a un’evoluzione normativa sempre più pressante.
Il GDPR (General Data Protection Regulation), ad esempio, ha imposto alle aziende di rivedere le modalità di raccolta e trattamento dei dati ma anche la sicurezza degli apparati su cui questa tipologia di informazioni cosiddette sensibili vengano conservati.
La conformità normativa degli ERP così come dei moduli di CRM o di Sales Force Automation devono prevedere un sistema di accessi profilato, con credenziali di accesso a cui di ognuna deve corrispondere uno specifico ruolo e degli specifici permessi.
La gestione del consenso, imposta dalla normativa, presuppone anche che gli utenti esprimano un consenso esplicito al trattamento dei propri dati personali, decidendo a quali finalità di trattamento acconsentire o meno. Gli ERP devono permettere alle LOB di gestire quante più informazioni possibili in merito ai clienti, nel pieno rispetto degli obblighi legislativi.
Il nodo dell’infrastruttura di un ERP
Dal punto di vista delle infrastrutture un ERP richiede all’organizzazione di predisporre l’architettura dedicata in termini di hardware e di software: ad esempio è necessario predisporre un server centrale, definire la governance del sistema operativo e le licenze del database, predisporre sistemi di backup e via dicendo.
Oltre al contratto del software gestionale, andrebbero previsti i costi del contratto di manutenzione e di aggiornamento di server, sistema operativo e database. Il che rende l’opzione in Cloud più interessante perché semplifica notevolmente la gestione delle risorse e dei servizi. Oltre all’installazione dell’ERP e alle varie personalizzazioni dei moduli, inoltre, è necessario prevedere una curva di apprendimento attraverso formule di training on the job e programmi di formazione.
Dal punto di vista dell’acquisto, è possibile comprare tutti i moduli da un unico fornitore oppure scegliere il modulo più adatto alle proprie esigenze dal miglior produttore.
È possibile scegliere un ERP cross industry oppure verticalizzato sul settore in cui si opera. I moduli, in questo caso, sono sviluppati non solo in base alla specifica funzione considerata ma anche in base al settore di riferimento.
Scegliere un ERP On Premise o in Cloud
L’evoluzione degli ERP è anche associata a un’evoluzione della cultura manageriale. Il concetto di possesso, infatti, è cambiato a favore di un modello incentrato sulla qualità del servizio. Gli ERP di nuova generazione, sfruttando le possibilità offerte dalle interfacce web based e dalla logica del cloud, garantiscono una copertura funzionale in chiave omnicanale a tutti i soggetti che hanno accesso a sistemi, dati e applicazioni.
Fornitori, trasportatori, terzisti, agenti, rivenditori e clienti, tramite un’accorta profilazione, permettono di applicare modelli di gestione dell’impresa basati sulla collaborazione, sulla flessibilità ma anche sulla Lean Production. Quest’ultima metodologia, creata da Toyota, porta al coinvolgimento di tutti per fare solo quello che serve, in modo da eliminare quanto più possibile gli sprechi, riducendo i costi aziendali e creando valore per l’azienda stessa e per i clienti.
Sempre e in ogni caso implementare o aggiornare una soluzione ERP richiede un grosso sforzo da parte delle organizzazioni in termini economici e temporali. Perché sia funzionale alle esigenze del business, infatti, l’ERP va personalizzato e parametrizzato attraverso il coinvolgimento di un system integrator o, quanto meno, di una società di consulenza che si occupi di seguire tutta la parte di analisi.
L’opzione in Cloud trasforma il Capex in Opex, terziarizzando tutta la complessità infrastrutturale.
Implementare un ERP: le differenze tra SaaS e On Premise
Con gli ERP on premise è necessario predisporre un server dedicato per cui è necessaria un’analisi sistemistica preliminare per capire come configurare l’infrastruttura. Un’attività che, a seconda della complessità dell’azienda e della sua distribuzione geografica, può durare settimane o anche mesi. Ogni singolo client, ovvero ogni utente che ha accesso al gestionale, deve essere collegato al server che ospita l’ERP in modo diretto. Nel caso di utenti che lavorano in sedi distaccate, si rendono necessari strumenti di remotizzazione per dare accesso al database, prevedendo anche la configurazione di un terminal server da affiancare al server primario.
L’Erp in Cloud non solo permette di coordinare e controllare i processi aziendali, comunicando e integrandosi con gli altri applicativi ma garantisce l’accesso a tutti gli utenti da qualsiasi dispositivo (pc, tablet, smartphone), sia all’interno che all’esterno dell’azienda. L’opzione è interessante, soprattutto per le PMI che, tipicamente, hanno minori disponibilità in termini di risorse tecniche ed economiche.
ERP-as-a-Service per garantire flessibilità e scalabilità
Il Cloud consente all’azienda di non dover pensare ad allocare risorse preziose nel Data Center, riducendo la complessità della gestione dell’infrastruttura, dal momento che l’ERP-as-a-Service è incentrato sull’uso di una macchina virtuale. In linea potenziale basta aggiungere un file licenza per entrare in produzione. In questo modo i processi vengono avviati e l’azienda da subito può vedere già dei risultati concreti.
Lato client, grazie a un browser, l’utente ha accesso immediato a informazioni e servizi. In termini di risorse, un grosso vantaggio dell’utilizzare un gestionale in Cloud è quello di non avere più alcun limite sia in termini di espandibilità che di archiviazione o di potenza elaborativa. È possibile supportare un numero illimitato di utenti, semplicemente andando a modificare gli accordi contrattuali. La capacità computazionale è invece garantita anche nel caso si integrino moduli associati alla Business Intelligence o all’uso dell’Intelligenza Artificiale.
I vantaggi (e svantaggi) di un ERP per le aziende
Scegliere un ERP consente all’azienda di crescere o di potenziare le prospettive di business. I vari reparti aziendali, infatti, possono trarre benefici nel breve, nel medio e nel lungo termine, ottenendo:
- Massima integrazione: un ERP consente massimi livelli di interazione tra tutti i processi aziendali, abilitando massima capacità di elaborare i dati e di proporre azioni e soluzioni massimizzando il controllo dei flussi. La qualità di elaborazione delle informazioni include una reportistica evoluta, con dati di sintesi utili alle scelte strategiche aziendali.
- Maggiore trasparenza: un ERP porta massima trasparenza informativa a processi e procedure, riducendo ridondanze nei dati e ottimizzando i livelli di condivisione e di collaborazione inter ed extra aziendale. Oltre a massimizzare la l’efficienza di tutto il sistema, garantisce la qualità dei processi e conseguentemente la compliance.
- Migliore gestione: un ERP potenzia la qualità della governance: la capacità di raccogliere ed elaborare, tramite strumenti di data mining e business intelligence integrati, consentono di monitorare l’andamento di tutta l’azienda, gestito attraverso un unico cruscotto centralizzato che può essere fruito da qualsiasi dispositivo fisso o mobile.
Differenza tra un gestionale e un ERP
Tipicamente, un software gestionale raccoglie e consuntiva dati e informazioni nelle diverse aree di gestione. L’ERP, invece, in quanto parte integrante dei flussi organizzativi dell’azienda, permette di dirigere tutta l’orchestra tecnologica e operativa aziendale dando una visibilità alla governance inedita.
Mettendo a sistema tutti i flussi dei dati e incrociando le informazioni attraverso le correlazioni più opportune, infatti, l’ERP aiuta i manager a capire cosa fare, cosa e quando acquistare, da quali fornitori, in che quantità e in che modalità.
Questo perché l’ERP tiene traccia dei tempi e dei modi della produzione così come dell’andamento dell’offerta e della domanda per favorire un approccio predittivo anche nel medio termine. La trasparenza informativa include lavorazioni, componenti o materie prime necessari a produrre un articolo o a rilasciare un servizio, le giacenze di magazzino, le persone e le attrezzature disponibili in azienda o presso i fornitori, i costi o i tempi di approvvigionamento e tutto quanto costituisce il business aziendale.
Gestire i processi di business in modo integrato
È solo nel 1990, infatti, che si affacciano sul mercato i primi veri e propri ERP interfunzionali. La possibilità di integrare tutti i processi di business come la distribuzione della produzione, la progettazione, i servizi di trasporto così come la contabilità, la gestione finanziaria o le HR rappresenta una grossa svolta per la governance.
A partire dal secondo millennio, gli ERP sono stati potenziati dall’introduzione di moduli aggiuntivi come il
- CRM
- eCommerce
- SCM (Supply Chain Management)
- Advanced Planning
- Business Intelligence
Sempre nel 2000 gli ERP iniziano a diversificarsi per supportare specifici comparti industriali: Automotive, logistica, Food & Beverage, Retail, Edilizia, Oil & Gas e così via.
In seguito, da una gestione On Premise le aziende hanno iniziato a considerare un approccio as a service, scegliendo le varie formule del Cloud.
Un’interfaccia web-based, intuitiva per tutti gli utenti e facilmente accessibile da qualsiasi dispositivo fisso o mobile, rende l’ERP in Cloud un approccio molto interessante e anche più sicuro sia per le grandi aziende che per le PMI.
Che cosa si intende per ERP
La storia degli ERP è la sintesi di quella progressiva informatizzazione di procedure e processi che oggi trova il suo culmine nelle tecnologie legate all’Industria 4.0. Sono stati gli ERP, infatti, a introdurre nelle aziende efficienza, velocità e ottimizzazione, innescando il circolo virtuoso dell’informazione, dell’integrazione e della condivisione che hanno inaugurato una collaborazione a livello di filiera.
L’abbrivio è avvenuto nei magazzini già negli anni ’60, infatti, mantenere aggiornati gli inventari per controllare la movimentazione corretta delle merci e razionalizzare le scorte aveva portato le aziende a introdurre le prime soluzioni gestionali centralizzate.
Con i progressi della tecnologia e della potenza di calcolo, i pacchetti software sono stati potenziati per aiutare i processi di produzione.
Dalla pianificazione della gestione dei materiali (MRP I) alla pianificazione di tutta la gestione delle risorse di produzione (MRP II), gli MRP si sono evoluti nel corso degli anni con ancora un grosso limite: la possibilità di integrare in maniera veloce e funzionale anche tutti i sistemi gestionali già in uso in azienda.
ERP: come funziona e a cosa serve
A livello di sistema, l’ERP consente di centralizzare la raccolta dei dati provenienti da tutte le aree aziendali. Messi a sistema, i flussi di lavoro risultano così razionalizzati e ottimizzati, favorendo un’integrazione virtuosa tra tutte le LOB (Line of Business) ma anche una nuova efficienza operativa.
I vantaggi, oltre a un’armonizzazione delle procedure e a un forte coordinamento di ogni processo, è che grazie a un ERP si possono eliminare tutti i problemi legati alla duplicazione e al disallineamento delle informazioni.
Avere un database condiviso, completo e capace di aggiornarsi in tempo reale ogni volta che un utente di qualsiasi reparto e livello gerarchico compie un’operazione all’interno del sistema, infatti, è un grosso valore aggiunto per tutte le imprese.
Come e perché l’approccio gestionale è cambiato
Fino a qualche anno fa gli ERP si focalizzavano soprattutto sulle attività amministrative e logistiche dell’impresa. Digitalizzazione e globalizzazione hanno portato le aziende non solo ad aprirsi e a lavorare in maniera integrata ed estesa.
Il cambio di passo è una gestione illuminata dai dati. La quantità di informazioni messe a sistema ha favorito una gestione integrata della relazione con dipendenti e collaboratori (HRM, HR Management) ma anche con i clienti (CRM), della Supply Chain (SCM) e di tutti i dispositivi connessi e comunicanti che vengono dall’IoT, dalla robotica e da tutte le macchine connesse.
Big Data e algoritmi capaci di mettere in relazione gli ordini dei clienti con la capacità produttiva dei reparti, consentono di pianificare l’approvvigionamento dei materiali e organizzare la produzione con sempre maggiore precisione, riducendo sprechi ed errori.
La tracciabilità e la rintracciabilità portata dalle tecnologie automatiche alle aziende, unitamente allo sviluppo di una Business Intelligence evoluta attraverso l’uso di analitiche sempre più spinte e a un’Intelligenza Artificiale sempre più avanzata portano nuova intelligenza nelle filiere. Da una reportistica puntuale e contestuale all’analisi multidimensionale dei dati le organizzazioni oggi stanno introducendo sistemi auto-apprendenti che scatenano una proattività un tempo inedita.
