L’emergenza Coronavirus, nel giro di pochi giorni, ha rapidamente cambiato la nostra vita privata e lavorativa. In particolare, in seguito al lockdown stabilito dal Governo, buona parte delle aziende industriali ha dovuto temporaneamente chiudere i battenti, mentre tutte le attività del terziario hanno dovuto riconvertirsi a una modalità di lavoro da remoto o, meglio, a quello che oggi viene sempre più definito Smart Working. Un passaggio non semplice da affrontare per le imprese, dal momento che lo Smart Working richiede di per sé modalità diverse di organizzazione del lavoro e dei processi, oltre che un’adeguata sensibilità culturale dei dipendenti e collaboratori. In particolare, per affrontare lo Smart Working servono risorse e facilities ripensate in chiave digitale, nonché strumenti che consentano a ciascuno di svolgere le proprie mansioni in modo veloce, tracciabile, organizzato e senza ricadute sulle performance. Allo stesso tempo, per tutti questi processi occorre valutare trasversalmente l’impatto su aspetti molto sensibili come Privacy e Cybersecurity, che normative come il GDPR disciplinano puntualmente. Inoltre, le imprese sono tenute a verificare che l’organizzazione dello Smart Working sia in linea con quanto previsto dallo Statuto dei Lavoratori, soprattutto dopo gli ultimi cambiamenti entrati in vigore con il Jobs Act.
Questa sfida è stata affrontata con successo da Ifin Sistemi, nota realtà con base in Veneto ma attiva in tutta Italia nell’ambito della gestione documentale che, in occasione dell’emergenza Coronavirus, è riuscita rapidamente a rendere i suoi processi completamente “Smart”, anche grazie all’impiego dei suoi prodotti software, rendendo possibile il lavoro da remoto ai suoi 55 dipendenti. Tutto questo senza alcun impatto sull’operatività quotidiana e sui clienti. Più nel dettaglio, Ifin Sistemi oggi è ad esempio in grado di svolgere da casa il delicato processo di acquisizione degli ordini, che comprende fasi molto diversificate tra di loro, dall’analisi dei prospect alle analisi del reparto presale, dall’invio delle offerte alla ricezione degli ordini fino alla verifica della solidità finanziaria del cliente. Per affrontare questa fase contingente servono software e strumenti molto precisi: come, ad esempio, un software come Creditshield, sviluppato da ITFinance (società del gruppo Ifin), che permette di offrire informazioni sull’affidabilità delle controparti. Oltre a questa soluzione, gli smart workers di Ifin Sistemi sono equipaggiati con altri strumenti, come firma digitale, software FormaScritta per la sottoscrizione sicura dei contratti, soluzioni per la conservazione digitale e documentale, e gestionali PEC. Queste soluzioni supportano anche il processo di gestione degli ordini acquisiti, come la conferma ai clienti e la trasmissione al reparto sviluppo e/o delivery.
Com’è noto al centro dell’attività di Ifin Sistemi ci sono i prodotti software, e uno dei plus è che la loro installazione e configurazione presso i nuovi clienti può essere completamente svolta da remoto, senza bisogno di un intervento fisico di tecnici specializzati. Pure il processo di gestione amministrativa dell’ordine può essere completamente finalizzato da remoto, grazie all’impiego di strumenti che assicurino la ricezione dei pagamenti in formato digitale. Ma anche che consentano la fatturazione elettronica tra privati, ormai obbligatoria anche per il B2B: un ambito che, ovviamente, l’azienda conosce benissimo, grazie alla sua consolidata soluzione per la gestione delle fatture elettroniche, Invoice Channel. Introdotto da poco anche il nuovo servizio Credit Recovery, implementato da ITFinance per svolgere attività di recupero crediti, azioni stragiudiziali, diffide legali in maniera completamente digitale.
Infine, Ifin Sistemi è organizzata da sempre per assicurare un efficace Help Desk post vendita da remoto, che garantisce la ricezione delle richieste di assistenza, la comunicazione con il cliente e la rendicontazione delle attività svolte, sempre e solo in modalità digitale.
In conclusione, Ifin Sistemi è riuscita a concretizzare con la propria attività il paradigma dello Smart Working, modalità che appare destinata a essere utilizzata anche dopo la fine dell’attuale fase di lockdown. «È molto probabile che alla fine di questa crisi tanti ritorneranno a lavorare in modo tradizionale, ma una buona parte delle aziende che stanno sperimentando forzatamente lo Smart Working probabilmente si muoveranno nel futuro verso una organizzazione che consenta, nelle aree dove ciò è possibile, di sfruttare le potenzialità del lavoro da remoto e conseguire i benefici che esso rende possibili», evidenzia Giovanni Maria Martingano, amministratore unico di Ifin Sistemi.
