Come cambiano le sale riunioni nell’era del lavoro ibrido, tra ufficio e collegamenti da remoto - Digital4

Space Management

Come cambiano le sale riunioni nell’era del lavoro ibrido, tra ufficio e collegamenti da remoto

Nell’ottica di garantire esperienze collaborative ibride realmente efficaci, i diversi spazi aziendali dovranno essere progettati e modulati in funzione delle nuove esigenze che team e singoli individui manifestano nelle varie situazioni lavorative dello Smart Working. La filosofia adottata da Dell, che ha perfezionato la gamma Meeting space

28 Ott 2021

Domenico Aliperto

La capacità di un’impresa di affrontare con successo le sfide dello Smart Working dipenderà in larga parte dal modo in cui l’organizzazione riuscirà a garantire alle persone esperienze collaborative ibride, tanto efficaci quanto semplici e sicure. Gli spazi e gli strumenti di lavoro, così come l’approccio stesso all’operatività fuori e dentro l’azienda, dovranno tenere conto delle reali esigenze degli individui, a prescindere dal luogo in cui si trovano e dai dispositivi di cui dispongono.

Occorre in altre parole dare vita a flussi omogenei, che trasformino collaboration e smart working in capitoli completamente integrati con la prassi quotidiana. Idealmente, dovrebbero proprio venire meno i due concetti. O meglio: la netta distinzione tra lavoro in ufficio e attività gestite da remoto, a casa o in movimento, andrebbe superata.

L’evoluzione degli spazi aziendali e le nuove aspettative degli utenti

Passare dalla teoria alla pratica vuol dire prima di ogni altra cosa promuovere una cultura aziendale della flessibilità, attivando programmi di change management che orchestrino questa transizione. Ma serve anche agevolare l’adozione dei nuovi comportamenti con piattaforme e ambienti ad hoc. Gli spazi aziendali, del resto, hanno già cominciato a trasformarsi prima dell’esplosione dell’emergenza sanitaria, quando lockdown e restrizioni hanno reso l’home working l’unica opzione possibile per garantire la continuità operativa della stragrande maggioranza degli uffici.

Da quell’esperienza sono emerse nuove consapevolezze: secondo l’indagine “How Monitors Deepen Your Employee Experience and Support Your Distributed Workforce“, pubblicata a luglio 2020 da Forrester Consulting, il 67% dei decision maker afferma che estenderà le modalità di lavoro da remoto per alcuni dipendenti, mentre il 46% delle organizzazioni aumenterà il numero delle sale riunioni per consentire ai dipendenti in ufficio di collaborare in modo più efficiente con i colleghi o i clienti da remoto.

Gli spazi, dunque, hanno già cominciato a rimodularsi. Fondamentale ora è imprimere la giusta direzione a questo riassetto. Se infatti il 78% dei responsabili delle decisioni relative alle sale riunioni afferma che l’utilizzo di spazi per le videoconferenze è in aumento, visto che i dipendenti trascorrono in media due ore e dieci minuti al giorno in videochiamate, il 63% degli utenti finali dichiara che la produttività delle riunioni con partecipanti in presenza e da remoto è migliorabile. A dirlo è la survey “Interactive Monitors & the Building Blocks for Meeting Rooms“, condotta a livello globale da Wainhouse, secondo la quale l’implementazione degli strumenti giusti rappresenta una risposta efficace al problema: i monitor dotati di touch-screen interattivi, per esempio, aumentano la produttività per un massimo di 11,3 minuti in ogni ora di riunione e incrementano fino al 10% l’utilizzo delle sale dedicate.

Per essere all’altezza delle aspettative degli utenti finali, le collaboration room devono inoltre aderire alle specifiche, molteplici situazioni che contraddistinguono le modalità di lavoro ibride. Non sono soltanto le persone collegate da remoto a sperimentare condizioni peculiari dettate dalla location in cui si trovano: anche le risorse interne, a seconda del tipo di task che stanno svolgendo, necessitano di spazi e strumenti adatti, diversi da caso a caso.

Un’offerta ampia e modulare per le sale riunioni: la gamma Meeting Space di Dell

Ecco perché Dell, nel perfezionare la sua offerta di piattaforme per i Meeting Space, ha sviluppato diversi formati personalizzabili, in modo da incontrare volta per volta i desiderata dell’utenza. Al centro delle proposition ci sono naturalmente i monitor. La Serie C è concepita per catturare l’attenzione del pubblico grazie a schermi di grandi dimensioni con la tecnologia touch di ultima generazione. Sono diversi i modelli disponibili, con risoluzioni fino a 4K, e tutti integrabili con una gamma completa di prodotti hardware e software per l’allestimento di sale conferenze in grado di adattarsi all’infrastruttura aziendale e alle esigenze dei team coinvolti.

La gamma include numerose soluzioni con funzionalità specializzate, dai monitor curvi (da 24″ a 34″) per desktop a quelli di grande formato (da 55″ a 86″) con elevata luminosità, fino agli ecosistemi completi per le riunioni. Completano il bundle le innovative periferiche per le videoconferenze di Logitech: videocamere ad alta definizione, altoparlanti integrati, microfoni con cancellazione del rumore e controller evoluti (come un pulsante specifico per Microsoft Teams) consentono, grazie a un’installazione e a una gestione semplificate, sessioni di collaborazione immediate. A proposito di piattaforme di collaboration, tutti i monitor vengono forniti con OptiPlex Micro, il desktop più piccolo e potente di Dell, su cui sono preinstallati, a discrezione del cliente, Microsoft Teams Rooms o Zoom Rooms.

Dagli spazi condivisi agli ambienti didattici, la collaboration non è tutta uguale

Che si tratti di allestire una piccola sala interattiva o uno spazio di grandi dimensioni, Dell ha quindi elaborato un’offerta modulare, con soluzioni adatte per rispettare, in maniera incrementale, qualsiasi budget. Dell Meeting Space per piccole sale riunioni è per esempio progettata per essere adoperata in spazi aperti, aree di raggruppamento, mense e bar per i dipendenti. Insomma, ovunque team contenuti possano riunirsi e collaborare in modo estemporaneo. Per gestire una situazione del genere, Dell ha introdotto la tecnologia RightSight della videocamera, che governa automaticamente il puntamento e lo zoom, in modo che tutti possano essere visti man mano che prendono la parola.

Negli ambienti di medie dimensioni, quelli che possono ospitare 5-9 persone, la capacità dei membri del team di fare presentazioni agili, condividere velocemente le informazioni e procedere speditamente al brainstorming è di primaria importanza. La configurazione più comune in questi spazi comprende quindi il monitor touch 4K interattivo Dell 75 montato a parete con un OptiPlex Micro perfettamente integrato nella parte posteriore del monitor. Mentre negli ambienti senza vincoli di spazio lo schermo ideale è quello del monitor touch 4K interattivo Dell 86, anch’esso equipaggiato con il desktop compatto. Entrambe le soluzioni sono fornite con il software di collaborazione scelto dal cliente e con il controller touch Logitech Tap, per gestire la regia dal centro della sala, oltre che con Logitech Rally, per produrre video e audio di qualità professionale.

Ultima, ma non per importanza, la gamma rivolta all’allestimento degli ambienti didattici in grado di abilitare anche sessioni di formazione da remoto. I monitor touch interattivi Dell 70 e 75, integrati con OptiPlex Micro e suite per la didattica come Google for Education o Microsoft Education, sono ideali per dare vita ad aule adatte a ospitare contenuti ricchi e coinvolgenti. Essendo indipendenti dal software e dall’hardware, i monitor Dell di grandi dimensioni funzionano con quasi tutti i sistemi operativi e le suite disponibili. Per gli scenari in cui i monitor sono condivisi tra più ambienti, i carrelli mobili, come il Chief Large Fusion Av Cart, offrono la massima flessibilità logistica, mentre grazie alla funzione di accessibilità Dell Screen Drop, inclusa nei monitor touch 4K interattivi, non è necessario ricorrere a carrelli regolabili in altezza né a supporti di alcun tipo.

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