IT Procurement

Costa Crociere, il ciclo dell’ordine d’acquisto in un solo sistema web

La compagnia automatizza il processo di procurement per le forniture food e beverage a bordo delle navi con TESI SCM. Il progetto sarà esteso ad altre categorie merceologiche e altri processi di sourcing

20 Apr 2015

Redazione

Costa Crociere, la compagnia italiana che da oltre 60 anni offre viaggi sui mari di tutto il mondo, ha realizzato con TESISQUARE il progetto “P.O.IN.T – Purchase Order INTegration”, per strutturare e automatizzare il processo di acquisto. L’esigenza dell’azienda era supportare il processo di acquisto, caratterizzato dalla necessità di assoluta puntualità per il carico delle forniture a bordo delle 15 navi della flotta – si parla di 50 categorie merceologiche per un totale di 6.000 ordini/mese -, con un sistema web based aperto ai fornitori, in grado di gestire l’intero ciclo dell’ordine con un unico sistema, per evitare comunicazioni destrutturate, e di processare le eccezioni rispetto al processo standard, come ad esempio le quantità di fornitura e l’eventuale emissione di ordini integrativi.

Così, dopo una fase di software selection, Costa Crociere ha scelto di adottare il software web TESI SCM, semplificando lo scambio dei dati e delle informazioni con i propri fornitori. Infatti dopo essere stati completati nel sistema ERP di Costa, gli ordini di acquisto dell’area Cruise Operations sono pubblicati real time ai fornitori che ricevono una notifica immediata via email e che possono segnalare tempestivamente eventuali proposte di modifica all’ordine stesso in termini di qualità e quantità attraverso l’accesso al portale. A questo punto TESI SCM verifica automaticamente che la conferma rispetti le soglie di tolleranza evidenziando eventuali eccezioni.

La soluzione, avviata su tutti gli attuali fornitori di Food & Beverage, consente l’integrazione a valle nel processo di gestione delle fatture. Infatti il fornitore allega all’ordine d’acquisto, pubblicato su TESI SCM, la fattura in formato pdf e il software documentale Costa di OCR (Optical Character Recognition) elabora automaticamente questa immagine che, dopo essere stata verificata dall’operatore Finance, è registrata nel sistema contabile per il pagamento. Il processo è finalizzato con un’archiviazione sostitutiva in modalità completamente paperless.

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Il progetto P.O.IN.T ha consentito di aumentare il livello di servizio alle navi, migliorare l’efficienza del dipartimento Procurement e Finance – in termini di trasmissione degli ordini, rapidità e precisione della gestione delle conferme d’ordine, dialogo veloce con i fornitori nella gestione delle modifiche sugli ordini e relativa tracciabilità. Inoltre verso i fornitori si è conseguito un aumento della capacità di monitoraggio delle performance e un miglioramento nella collaborazione.

«Il progetto ha costituito una svolta nei processi di Procurement in area Food & Beverage, passando da una gestione cartacea di più di 70.000 documenti annui alla possibilità di analizzare in modo mirato le eccezioni di fornitura, aumentando il livello di servizio della nostra flotta», hanno commentato Andrea Leistner, Procurement & Supply Chain Director, e Luca Mattazzi, Supply Chain Systems Director. «Costa oggi punta ad estendere la soluzione TESISQUARE in modo orizzontale, replicando il progetto P.O.IN.T. per ulteriori categorie merceologiche di acquisto e in direzione verticale nei processi di sourcing nell’area della gestione bid, cataloghi e RFQ».

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