Eventi e formazione

Webinar: cos’è, come funziona e perché è uno strumento efficace

Un webinar è un evento online, generalmente gratuito, che si può seguire in diretta comodamente da qualsiasi device collegato ad Internet. A causa della recente crisi sanitaria, questo format è salito agli onori della cronaca: ma di cosa si tratta davvero e come sfruttarlo al meglio, in ottica di formazione e business?

15 Giu 2020

La parola “webinar” è un neologismo nato dall’unione di due termini inglesi: “web” e “seminar”. Un seminario online, quindi, che porta etimologicamente con sé un concetto di formazione. Queste sessioni educative o informative, a cui è possibile accedere da remoto da un qualsiasi dispositivo collegato alla Rete, sono diventate però anche strumenti di digital marketing. Oggi, in tempo di distanziamento, chiunque si occupi di organizzazione eventi ha approfondito le dinamiche degli eventi online.

Cos’è un webinar

Solitamente si tratta di eventi online gratuiti che si possono seguire in diretta. Per partecipare non occorre alcuna competenza tecnica: basta solo iscriversi compilando un breve form di registrazione oppure ricevere un invito diretto dall’azienda che tiene il seminario.

Un webinar è una riunione o una presentazione online tenuta via Internet in tempo reale, un evento online capace di collegare persone anche da tutto il mondo. Questa sua caratteristica, cioè abbattere le barriere fisiche e mettere in connessione in modo semplice e immediato, ne fa un efficace strumento di marketing e lo ha reso un canale di comunicazione essenziale – come, in generale, tutti gli eventi digitali – durante il periodo del lockdown, in un momento in cui conferenze fisiche, seminari in aula e fiere sono off-limits.

La caratteristica principale dei webinar dal vivo è l’interattività e la capacità di discutere, inviare e ricevere informazioni in tempo reale, grazie alla possibilità di condividere lo schermo, di registrare gli interventi per poi poterli rivedere successivamente, di intervenire con domande in chat e creare vere lavagne virtuali dove spiegare concetti e prendere appunti.

Altro vantaggio da non sottovalutare è il contenimento dei costi e lo sforzo organizzativo minimo: non serve più investire budget e tempo per affittare location, scegliere il catering e organizzare i trasferimenti: tenere una conferenza è facile come fare clic con il mouse, basta scegliere la piattaforma giusta e invitare la platea più adatta.

Proprio per questa sua semplicità di accesso, paradossalmente riesce a radunare quasi più persone rispetto a un evento fisico: quindi, accanto a un minore costo/sforzo organizzativo, porta anche più ospiti ad accedere. E non solo, porta anche a una maggiore interazione, perché la possibilità di fare domande in remoto, magari a camera spenta, rende proattivi anche i più timidi – che non si alzerebbero mai in piedi per porre un quesito in una stanza gremita di persone.

Come funziona: accesso, piattaforme e interazione

In genere poco prima dell’inizio del webinar si riceve una e-mail contenente il link che permette di connettersi e accedere alla piattaforma prescelta per assistere alle presentazioni dei relatori. Il relatore espone la sua presentazione, spesso accompagnata da slides in condivisione schermo.

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Per chiunque sia iscritto, come detto in precedenza la partecipazione è solitamente gratuita, tranne nei casi in cui i webinar sono meeting privati e richiedono il pagamento di una quota di ammissione.

Iniziato il webinar, è possibile intervenire con domande dirette oppure, come si usa oggi per “etichetta digitale”, non interrompere lo speaker ma appuntare i propri quesiti nella chat: a fine intervento, i relatori si impegnano a rispondere puntualmente a tutti, spesso con l’aiuto di un moderatore della sala virtuale.

Un webinar può durare da una a due ore, di norma non più, e può essere erogato su differenti piattaforme: il boost di digitalizzazione causato dall’emergenza sanitaria ha reso noti molti strumenti di videoconferenza che prima erano utilizzati da una fascia ridotta di lavoratori. Oggi c’è davvero l’imbarazzo della scelta, con funzionalità simili e spesso con abbonamenti gratuiti o quasi.

Come declinare questo formar nel piano di marketing

Di solito il webinar online offre formazione su un particolare tema o su una tematica, e i partecipanti, proprio come in un’aula, seguono la “lezione” del relatore in una room virtuale.

Ma sono tante le esigenze di comunicazione che possono essere gestite in formato webinar, ad esempio:

  • Speech formativi e didattica a distanza
  • Conferenze stampa con giornalisti
  • Convegni e tavole rotonde
  • Presentazioni di nuovi prodotti
  • Presentazione di risultati di ricerche di mercato e analisi di settore
  • Speech istituzionali, come quelli governativi a cui abbiamo assistito durante l’emergenza
  • Workshop pratici e lab interattivi

Anche Digital360, editore di Digital4, propone un piano di servizi per organizzare eventi online, e ha sviluppato un vero e proprio “kit di intervento” per digitalizzare gli appuntamenti già in calendario invece di cancellarli, convertendo appunto in webinar eventuali speech, seminari e conferenze.

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