Webinar, che cosa è, come funziona e perché è uno strumento efficace

Eventi e formazione

Webinar: cos’è, come funziona e perché è uno strumento efficace

Un webinar è un evento online, generalmente gratuito, che si può seguire in diretta comodamente da qualsiasi device collegato ad Internet. A causa della recente crisi sanitaria, questo format è salito agli onori della cronaca: ma di cosa si tratta davvero e come sfruttarlo al meglio, in ottica di formazione e business?

12 Gen 2021

La parola “webinar” è un neologismo nato dall’unione di due termini inglesi: “web” e “seminar”. Un seminario online, quindi, che porta etimologicamente con sé un concetto di formazione. Queste sessioni educative o informative, a cui è possibile accedere da remoto da un qualsiasi dispositivo collegato alla Rete, sono diventate però anche strumenti di digital marketing. Oggi, in tempo di distanziamento, chiunque si occupi di organizzazione eventi ha approfondito le dinamiche degli eventi online.

Cos’è un webinar

Solitamente si tratta di eventi online gratuiti che si possono seguire in diretta. Per partecipare non occorre alcuna competenza tecnica: basta solo iscriversi compilando un breve form di registrazione oppure ricevere un invito diretto dall’azienda che tiene il seminario.

Un webinar è una riunione o una presentazione online tenuta via Internet in tempo reale, un evento online capace di collegare persone anche da tutto il mondo. Questa sua caratteristica, cioè abbattere le barriere fisiche e mettere in connessione in modo semplice e immediato, ne fa un efficace strumento di marketing e lo ha reso un canale di comunicazione essenziale – come, in generale, tutti gli eventi digitali – durante il periodo del lockdown, in un momento in cui conferenze fisiche, seminari in aula e fiere sono off-limits.

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La caratteristica principale dei webinar dal vivo è l’interattività e la capacità di discutere, inviare e ricevere informazioni in tempo reale, grazie alla possibilità di condividere lo schermo, di registrare gli interventi per poi poterli rivedere successivamente, di intervenire con domande in chat e creare vere lavagne virtuali dove spiegare concetti e prendere appunti.

Altro vantaggio da non sottovalutare è il contenimento dei costi e lo sforzo organizzativo minimo: non serve più investire budget e tempo per affittare location, scegliere il catering e organizzare i trasferimenti: tenere una conferenza è facile come fare clic con il mouse, basta scegliere la piattaforma giusta e invitare la platea più adatta.

Proprio per questa sua semplicità di accesso, paradossalmente riesce a radunare quasi più persone rispetto a un evento fisico: quindi, accanto a un minore costo/sforzo organizzativo, porta anche più ospiti ad accedere. E non solo, porta anche a una maggiore interazione, perché la possibilità di fare domande in remoto, magari a camera spenta, rende proattivi anche i più timidi – che non si alzerebbero mai in piedi per porre un quesito in una stanza gremita di persone.

Come funziona: accesso, piattaforme e interazione

In genere poco prima dell’inizio del webinar si riceve una e-mail contenente il link che permette di connettersi e accedere alla piattaforma prescelta per assistere alle presentazioni dei relatori. Il relatore espone la sua presentazione, spesso accompagnata da slides in condivisione schermo.

Per chiunque sia iscritto, come detto in precedenza la partecipazione è solitamente gratuita, tranne nei casi in cui i webinar sono meeting privati e richiedono il pagamento di una quota di ammissione.

Iniziato il webinar, è possibile intervenire con domande dirette oppure, come si usa oggi per “etichetta digitale”, non interrompere lo speaker ma appuntare i propri quesiti nella chat: a fine intervento, i relatori si impegnano a rispondere puntualmente a tutti, spesso con l’aiuto di un moderatore della sala virtuale.

Un webinar può durare da una a due ore, di norma non più, e può essere erogato su differenti piattaforme: il boost di digitalizzazione causato dall’emergenza sanitaria ha reso noti molti strumenti di videoconferenza che prima erano utilizzati da una fascia ridotta di lavoratori. Oggi c’è davvero l’imbarazzo della scelta, con funzionalità simili e spesso con abbonamenti gratuiti o quasi.

Un altro vantaggio dei webinar è che la registrazione resta a disposizione anche dopo la diretta, diventando un contenuto premium di grande valore, comodamente fruibile in ogni momento.

Come declinare questo format nel piano di marketing

Di solito il webinar online offre formazione su un particolare tema o su una tematica, e i partecipanti, proprio come in un’aula, seguono la “lezione” del relatore in una room virtuale.

Ma sono tante le esigenze di comunicazione che possono essere gestite in formato webinar, ad esempio:

  • Speech formativi e didattica a distanza
  • Conferenze stampa con giornalisti
  • Convegni e tavole rotonde
  • Presentazioni di nuovi prodotti
  • Presentazione di risultati di ricerche di mercato e analisi di settore
  • Speech istituzionali, come quelli governativi a cui abbiamo assistito durante l’emergenza
  • Workshop pratici e lab interattivi

Anche Digital360, editore di Digital4, propone un piano di servizi per organizzare eventi online, in particolare in ambito B2B, e ha sviluppato un vero e proprio “kit di intervento” per digitalizzare gli appuntamenti già in calendario invece di cancellarli, convertendo appunto in webinar eventuali speech, seminari e conferenze.

Durante i mesi del lockdown Digital360 ha organizzato e continua a organizzare centinaia di Webinar per i propri clienti, curandone tutti gli aspetti, a partire dai contenuti. Migliaia di utenti hanno potuto ascoltare esperti e testimonianze sui più vari aspetti della digital transformation, senza che nessuno lasciasse la propria abitazione o ufficio, nel rispetto delle norme di sicurezza. Un’occasione unica per approfondire le proprie conoscenze e per interagire in diretta con gli speaker, attraverso la chat.

Digital360: 580 eventi digitali nel 2020

In particolare, nel corso del 2020, Digital360 ha organizzato 580 eventi digitali, in forte crescita rispetto ai circa 100 organizzati nel corso del 2019.

Gli eventi, che hanno visto la partecipazione di oltre 130.000 manager e professionisti, hanno consentito alle imprese clienti di non interrompere, anche durante i mesi di lockdown, le attività di comunicazione, di marketing e di business development, oltre che di sperimentare con successo nuove forme di business.

Digital360 fornisce ai suoi clienti un servizio “chiavi in mano” per l’organizzazione di questi eventi, con format e soluzioni innovativi e diversi l’uno dall’altro, definendone il taglio a seconda delle specifiche esigenze. Nel corso del 2020 sono stati realizzati sia webinar “verticali” dal target specialistico, tipicamente della durata di un’ora, che grandi eventi digitali della durata di un intero giorno, con tavole rotonde, presentazioni, analisi di caso, ma anche eventi con format di tipo “televisivo” e cicli di appuntamenti settimanali con approfondimenti su temi specifici. Quelli più articolati hanno visto la partecipazione di migliaia di persone, con decine di relatori collegati a distanza da tutto il mondo.

Digital360 ha anche messo a disposizione una specifica piattaforma tecnologica che offre ai partecipanti non solo modalità di interazione “classiche”, ma anche la possibilità di tenere business meeting in stanze riservate, fissare appuntamenti in tempo reale e accedere agli eventi visitando “luoghi virtuali” attraverso rendering 3D di spazi fisici.

«L’emergenza sanitaria e l’esigenza di lavorare da remoto hanno fatto scoprire alle imprese la grande utilità, versatilità ed efficacia degli eventi digitali e questi rimarranno uno strumento fondamentale di posizionamento e di lead generation anche oltre la pandemia», sottolinea Raffaello Balocco, CEO di Digital360.

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