Da giugno in vigore la bolletta doganale digitale: normativa, procedure e soluzioni

Dal 9 giugno 2022 la vecchia bolletta doganale di importazione cartacea è stata sostituita con un documento in formato digitale. Come sempre avviene in questi casi – basti pensare a cosa successe con l’introduzione della fatturazione elettronica – ci sono aziende che hanno colto l’occasione dell’obbligo normativo per cominciare a dematerializzare e snellire i processi che ruotano intorno alle operazioni di sdoganamento, e organizzazioni che invece si sono limitate ad adempiere ai nuovi requisiti normativi.

L’approccio delle imprese alle procedure di sdoganamento

Una cosa è certa: a prescindere dagli investimenti sostenuti nella prima fase di questa ennesima trasformazione, tutte le imprese stanno osservando con attenzione l’evoluzione delle soluzioni disponibili sul mercato: in gioco c’è la capacità di implementare automatismi per raccogliere le informazioni contenute nelle bollette doganali e instradare le pratiche relative al credito IVA.

Molto dipende dai volumi e dal tipo di importazioni che deve gestire l’azienda, oltre che dalla complessità della sua struttura ovviamente, ma non bisogna sottovalutare un fattore ancora più importante: la visione strategica del management. Serve dunque che i ruoli apicali abbiano definito chiari obiettivi di efficientamento dell’organizzazione nel medio-lungo termine.

«Sono casi rari, ma esistono aziende con un numero così elevato di importazioni tale da rendere conveniente istituire un ufficio doganale interno. All’opposto, ci sono imprese che invece devono affrontare massimo due-tre operazioni l’anno. La stragrande maggioranza dei player che si trova in una situazione mediana, e l’obiettivo è agire con velocità o, se parliamo di aziende particolarmente illuminate, razionalizzare i processi interni, non solo in termini di recupero delle informazioni doganali, ma anche sul piano della conservazione e della riconciliazione. Per questo, il mercato ha bisogno di soluzioni modulari». A parlare è Alberto Gazzani, Chief Innovation Officer di Archiva, specialista del BPO e della gestione documentale avanzata.

Come cambiano i processi di import con l’introduzione della bolletta digitale

Con l’introduzione della bolletta digitale, il processo è cambiato in primis per coloro che (dopo aver conseguito, previo audit da parte delle dogane, una autorizzazione valevole in tutto il territorio doganale comunitario) svolgono il ruolo di Operatore Economico Autorizzato, intermediando il rapporto tra Agenzia delle Dogane e imprese. La procedura di importazione è da sempre quella più onerosa, in quanto non solo devono essere calcolati e applicati i dazi doganali, ma occorre anche mettere in campo competenze specifiche per attestare l’effettiva natura dei prodotti che vengono introdotti in Italia.

Per le aziende importatrici, l’impatto potenziale è effettivamente minore, ma comunque considerevole: i documenti che sono rilevanti per attestare la corretta importazione sul piano fiscale vengono ora pubblicati dall’Agenzia sull’apposito portale web, fino a poco fa non accessibile alle imprese. «Tutto viaggiava su carta, e solo l’Operatore Economico Autorizzato aveva la facoltà di visionare i documenti, scaricarli e trasmetterli all’azienda», nota Gazzani. «Oggi invece le aziende dispongono di un cassetto doganale, simile al cassetto fiscale dell’Agenzia delle Entrate, dove possono fruire direttamente i documenti che l’Agenzia rilascia nel momento in cui viene registrata una corretta operazione di importazione. Con la bolletta digitale l’organizzazione ha immediata visibilità dello sdoganamento e può quindi utilizzare le informazioni messe a disposizione per fare attività di contabilizzazione in maniera automatizzata. Rimane comunque l’onere di accedere al portale per scaricare la documentazione prodotta», avverte Gazzani.

È infatti il soggetto importatore a dover consultare giornalmente il cassetto per verificare l’eventuale presenza di operazioni svolte per conto suo, in quanto non è prevista al momento alcuna notifica in modalità push. A questo si aggiungono potenziali criticità dovute all’usabilità dello strumento, concepito essenzialmente per l’utilizzo da parte dell’ufficio doganale. Infine, c’è il tema della conservazione: trattandosi di documenti informatici generati elettronicamente, i file vanno archiviati secondo gli standard del CAD, con tutto quello che ne consegue sul piano dell’integrazione di tag e metadati.

La piattaforma di Archiva: orchestrare i processi con soluzioni modulari

Che tipo di soluzioni dovrebbero essere adottate per ottimizzare i flussi documentali e sfruttare i vantaggi della bolletta digitale? «Come detto, al momento conviene puntare su soluzioni componibili. Noi proponiamo una piattaforma che prevede tre moduli. Il primo è in grado di generare un automatismo nei processi di scaricamento della documentazione», dice Gazzani. «Il software consulta il portale delle dogane giornalmente, e una volta individuato un documento pertinente, effettua il download e lo invia al sistema del cliente. Il quale, in maniera del tutto facoltativa, può sfruttare il secondo modulo (comunque indipendente dal primo), che riceve i documenti scaricati automaticamente dal bot o manualmente dal cliente e ne estrae metadati e dati strutturati, formando i tag del documento informatico e restituendo un tracciato per la registrazione, la contabilizzazione automatica e, naturalmente, la conservazione a norma».

Il terzo modulo, che essendo trasversale risulta del tutto indipendente dagli altri due, consta dell’attività consulenziale che Archiva offre ai propri clienti. «Si tratta essenzialmente di strumenti e competenze a supporto della personalizzazione dei flussi documentali, premessa indispensabile per far evolvere le procedure di importazione in casi molto specifici o per attivare componenti di business process automation rispetto alla raccolta dei certificati d’origine di determinati materiali importati».

Il contributo di Archiva può essere determinante anche nel caso in cui emergesse l’esigenza di integrare i processi legati alla gestione della bolletta digitale con i workflow tipicamente generati e orchestrati dal gestionale. «Siamo per esempio in grado di fornire connettori per dialogare con il mondo SAP, che può recepire i dati delle operazioni doganali e capitalizzare i legami con le transazioni riportate a sistema per semplificare le riconciliazioni», spiega Gazzani, che chiosa: «Bisogna precisare, comunque, che ci troviamo soltanto all’alba della reingegnerizzazione dell’intero processo di sdoganamento, e l’adozione precoce di strumenti per l’efficientamento delle procedure può senz’altro semplificarne l’evoluzione nel tempo».