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retail management

Cisalfa Sport, la filiera è digitale: EDI per i fornitori, portale per i negozi e archiviazione elettronica

Le soluzioni adottate dal network per velocizzare il processo di acquisizione e contabilizzazione delle fatture, la generazione dell’anagrafica degli articoli gestiti, e rendere più efficiente la relazione con i punti vendita affiliati e i grandi marchi sportivi

28 Set 2016

redazione

Il gruppo Cisalfa Sport è il più grande network italiano di negozi sportivi. Nel 2015 ha realizzato un fatturato di circa 550 milioni di euro, dando impiego a circa 2200 dipendenti, ed è costituito da circa 160 punti vendita di proprietà e altri 400 con altre insegne e ragione sociale indipendenti, ma “affiliati” a Intersport Italia, che è la centrale d’acquisto del gruppo.

Intersport si pone come un intermediario che definisce i contratti con i fornitori (Nike, Adidas, Puma, e tutti i principali marchi sportivi) riservando agli affiliati condizioni d’acquisto con sconti e modalità di pagamento più favorevoli, oltre all’accesso a un catalogo riservato di prodotti.

Avendo l’esigenza di velocizzare il processo di acquisizione e contabilizzazione dei dati delle Fatture, la generazione dell’anagrafica degli articoli gestiti, e rendere più efficiente la relazione con i punti vendita affiliati e i fornitori, il gruppo si è connesso via EDI con i principali fornitori globali, ha sviluppato un Portale Web-based per la gestione degli ordini e di altri documenti con gli affiliati, e ha iniziato a gestire in formato digitale sia lo scambio di DDT, Fatture Attive e Passive, e ordini di acquisto, sia la conservazione delle fatture (attive e passive) e dei documenti fiscali e legali.

Nella supply chain del gruppo, gli affiliati emettono gli ordini di acquisto – nella quasi totalità dei casi – direttamente verso i fornitori (nelle modalità più disparate, a seconda delle esigenze del singolo affiliato e degli accordi presi con i fornitori) e ricevono la merce direttamente ai propri punti vendita. Intersport “entra” nel ciclo a partire dalla fase di Fatturazione: il fornitore emette la fattura relativa alla merce fornita verso Intersport, la quale “rifattura” nei confronti degli affiliati.

Dai fornitori più grandi e strutturati Intersport riceve queste fatture in formato elettronico strutturato, sfruttando connessioni basate su standard EDI. Per le fatture dei restanti fornitori viene utilizzato un XML proprietario o un formato PDF con testo a bordo. Tutte le fatture vengono poi “tradotte” nel formato proprietario di Intersport e contabilizzate automaticamente nel suo sistema informativo. Coerentemente con il processo di rifatturazione, Intersport provvede poi a inoltrare le fatture agli affiliati, utilizzando un Portale Web-based tramite il quale questi hanno la possibilità – previa autenticazione – di visionare e scaricare le fatture di competenza.

Sullo stesso Portale gli affiliati hanno anche la possibilità di inserire gli ordini di acquisto durante i periodi delle campagne vendita (che avvengono circa 5-6 volte all’anno).

Con i maggiori fornitori è stato implementato un progetto di Digitalizzazione delle informazioni che, oltre al ciclo di fatturazione e “rifatturazione”, consente di gestire, tramite l’utilizzo di DDT elettronici e di cataloghi digitali degli articoli, l’intero processo di gestione della filiera. Inoltre da ormai 10 anni, Intersport e Cisalfa portano in Conservazione Digitale sostitutiva alla carta la totalità dei documenti a valenza fiscale-legale (Fatture attive e passive, Libri giornale e libro unico del lavoro) la cui gestione è stata demandata totalmente in outsourcing.

L’utilizzo di soluzioni di Digitalizzazione, come le connessioni basate su standard EDI, del portale Web-based e dei DDT elettronici ha permesso una riduzione del tempo e delle attività legate alla ricezione, controllo e caricamento merce, con un risparmio di manodopera che può essere impiegata in attività a maggior valore aggiunto. Inoltre l’utilizzo di un servizio di Conservazione Digitale in outsourcing ha permesso un salto di qualità nella gestione della documentazione scale decisamente notevole.

Il prossimo passo: ordini digitali direttamente a Intersport

Su spinta di alcuni dei principali fornitori a livello internazionale, Intersport ha avviato un progetto di centralizzazione della gestione del ciclo delle merci, che prevede l’utilizzo di un proprio Centro Distributivo già esistente. L’affiliato invierà gli ordini in formato elettronico direttamente a Intersport, che a sua volta li inoltrerà al fornitore, il quale consegnerà la merce direttamente al centro distributivo – inviando DDT elettronici – e Intersport a sua volta, rifatturerà e invierà la merce al cliente. Si realizzerà, quindi, un processo molto più strutturato ed efficiente, perché basato esclusivamente su flussi elettronici. Al momento il progetto è in fase avanzata di test con uno dei maggiori fornitori mondiali di articoli sportivi.

Caso tratto dal report “La digitalizzazione dei processi nella filiera del tessile-abbigliamento e calzaturiero” dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano

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