Quali sono i processi da seguire, volendo adottare una gestione digitale del Documento di Trasporto (DdT), nel caso in cui l’azienda si trovi nella situazione sintetizzata di seguito. L’azienda A consegna al cliente B per tramite del trasportatore C, tuttavia per esigenze del cliente B non è presente nessuno al ricevimento delle merci, che vengono depositate dal trasportatore C secondo le istruzioni assegnategli. Risulta evidente che non vi è la possibilità da parte del cliente C di apporre timbro e/o firma per attestare l’avvenuta ricezione delle merci?
Risponde: Daniele Marazzi, Associate Partner, P4I – Partners4Innovation
Who's Who
Daniele Marazzi
La Circolare dell’Agenzia delle Entrate n.36 del 6 dicembre 2006 (in particolare nel paragrafo 3.2.3) ( Vai alla circolare ), “il documento di trasporto è completo di ogni elemento obbligatorio sin dall’origine, senza che né il soggetto emittente né i successivi soggetti riceventi siano tenuti ad eseguire sul DdT ulteriori annotazioni”, è possibile concludere che la firma (autografa o “elettronica”) del cliente sul Documento di Trasporto (cartaceo o digitale) non è legata ad alcun vincolo di obbligatorietà.
In estrema sintesi, le informazioni necessarie e imprescindibili da includere nel Documento di Trasporto (DdT) sono l’indicazione della quantità e la descrizione dei beni ceduti e le generalità dei soggetti coinvolti nell’operazione. La firma apposta dal cliente sul DdT è certamente diffusa come prassi, quale strumento idoneo ad agevolare la prova dell’effettuazione dell’operazione di consegna ma non risulta essere un elemento obbligatorio né l’unico modo percorribile per attestare l’avvenuta consegna (né tantomeno, mi permetto di aggiungere, il più efficace e solido per farlo). La firma autografa (che spesso altro non è che uno scarabocchio inutilizzabile in concreto) può dunque essere sostituita da altre modalità, quali per esempio un messaggio di notifica di ricezione merce anche non contestuale alla consegna.
Confermando che il Documento di Trasporto è, a tutti gli effetti, un documento a rilevanza fiscale, va ricordato che è necessaria l’emissione di tale documento in duplice copia in quanto la conservazione è in capo sia al soggetto cedente che al soggetto acquirente dei beni oggetto della transazione commerciale. In particolare, nel caso di Documento di Trasporto trasmesso in via telematica/elettronica è possibile procedere a una Conservazione Digitale del DdT stesso attenendosi alle prescrizioni contenute nelle normative vigenti (Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014) e alle regole tecniche riportate nel DPCM del 3 dicembre 2013 ulteriormente chiarite e precisate dalla Circolare dell’Agenzia delle Entrate n.18/E del 24 giungo 2014. Ritornando nel merito specifico della domanda, è dunque assolutamente possibile conservare digitalmente un DdT privo della firma del cliente (naturalmente, fermo restando il rispetto di tutte le prescrizioni e regole tecniche contenute nella normativa citata poco sopra e seguendo gli step riassunti in un recente articolo raggiungibile cliccando qui ).
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