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Guide e How-to

Gestione ordini: come farla, il ruolo del digitale e cosa devono sapere le aziende

Grazie alla digitalizzazione e a un’orchestrazione accurata del ciclo attivo e di quello passivo, è possibile raggiungere la massima efficienza sia per vendere che per acquistare, innescando un circolo virtuoso a tutto vantaggio dei risultati di business

12 Set 2019

Domenico Aliperto

La gestione degli ordini è sempre stata una questione di fondamentale importanza per rendere la logistica di un’azienda efficiente e sufficientemente elastica, capace cioè di reagire a cambiamenti imprevisti nei flussi di merci che transitano dal magazzino e di sostenere i ritmi imposti dai risultati di business. Oggi, con l’esplosione dell’e-commerce anche in ambito B2B, tutto questo è ancora più vero. Sia che si tratti di vendere, sia che si tratti di acquistare, conoscere esattamente in ciascun momento della transazione a che punto sono ciclo attivo e ciclo passivo permette di pianificare e orchestrare le operazioni nel modo più preciso possibile. Ma non solo: un approccio basato sulla Business Intelligence applicata alla gestione degli ordini apre la strada a economie di esperienza che – insieme all’analisi dei dati relativi al tasso di rotazione delle scorte e dei rapporti con clienti e fornitori – aiuteranno l’impresa ad allineare procurement, produzione e gestione del magazzino a tutto vantaggio di un’offerta on time.

La corretta gestione degli ordini di vendita

Tutto questo è per l’appunto possibile solo se si instaura un corretto modus operandi rispetto alla gestione degli ordini di vendita e di quelli di acquisto. Nel primo caso, fare in modo che l’input che arriva da un cliente tramite telefono, negozi o Internet si trasformi in un processo che generi nel minor tempo possibile un output del magazzino vuol dire innanzitutto semplificare. Dematerializzare la documentazione o – meglio ancora – digitalizzare l’intera procedura di acquisizione ed elaborazione degli ordini è il primo passo per evitare passaggi di mano e quindi errori e ridondanze. La digitalizzazione degli ordini consente inoltre di omogeneizzare in un unico standard le richieste che arrivano dai diversi canali. A maggior ragione se si ricorre al software, è in ogni caso necessario individuare e fissare i requisiti minimi che permettono agli operatori o alle applicazioni di validare un documento come ordine. In altre parole, i dati senza i quali gli uffici non possono processarlo.

Una filiera integrata genera più valore per l’azienda e per il cliente

Una volta immesso l’ordine nel gestionale – operazione che avviene in modo automatico se si dispone di un plug-in che collega direttamente le richieste ricevute dal front-end con la piattaforma che le elabora – il sistema verifica la corrispondenza dell’ordine con tutti gli elementi che ne consentono l’evasione: dal prezzo alla situazione finanziaria del cliente, passando per le quantità ordinate, le disponibilità in magazzino, la capacità produttiva attuale, la priorità del cliente e dell’ordine stesso, nonché la data di consegna richiesta. Questo consente di calcolare con precisione le effettive tempistiche di evasione e di convalidare l’inizio della procedura. Tanto più la filiera è integrata, tanto più rapidi saranno i feedback da ciascuna delle divisioni coinvolte nell’evasione dell’ordine. Il che si ripercuoterà positivamente sul processo soprattutto in caso di colli di bottiglia, esaurimento scorte e altri tipi di imprevisti. Senza contare che riuscire a garantire la totale trasparenza delle fasi di trasformazione può tradursi anche nella creazione di servizi a valore aggiunto, come per esempio il tracking online, da offrire ai clienti finali.

Come gestire un ordine di acquisto in modo efficace

L’ordine di acquisto parte di solito là dove arriva a compimento un altro iter, quello del processo approvativo. Anche in questo caso riuscire a digitalizzare l’intero sistema, unificando e uniformando le procedure per tutti i soggetti che inoltrano una richiesta d’acquisto aiuta a rendere le operazioni più snelle, più rapide e più facilmente monitorabili.

Una volta emesso e inviato l’ordine al fornitore è necessario attendere la risposta per conoscere la data – o le date – di consegna stimata e l’effettiva quantità di merci che sarà recapitata a ogni invio. Inserirle correttamente nel gestionale è fondamentale per poter attivare la logistica e predisporre il magazzino per lo stoccaggio merci anche in funzione dell’alta o bassa rotazione di altri tipi di forniture. Tanto più si punta a una produzione on time, tanto più accurata dovrà essere la gestione degli ordini d’acquisto, in modo da far arrivare in magazzino con tempismo perfetto le merci che servono nel momento del bisogno.

Per una gestione degli ordini fluida e veloce si stanno affermando i sistemi cosiddetti Procure-to-Pay (P2P) informatizzati, che permettono di coordinare in chiave end-to-end tutti i processi che vanno dalle gare alle emissioni degli ordini fino alla consegna e al pagamento, con quel che ne consegue sul piano degli sconti e del credito. Spesso gli attuali ERP coprono alcune di queste funzioni, ma il più delle volte necessitano di integrazioni e applicativi ad hoc per svolgere i task al massimo potenziale. Tutto questo è possibile perché la tecnologia è disponibile a prezzi accessibili e con nuove modalità di erogazione (Cloud e SaaS) che consentono virtualmente a qualsiasi azienda di accedere alle piattaforme P2P anche solo per toccare con mano le potenzialità.

Business Intelligence e gestione degli ordini: un connubio vincente per vendere di più e meglio

Creando un flusso che tenga coerentemente conto degli ordini di acquisto e di quelli di vendita, allineando procurement, produzione e magazzino, l’organizzazione ha la facoltà di ottimizzare l’offerta a tutti i livelli, sviluppando gradualmente un approccio on time, fondamentale per avere successo nell’era dell’e-commerce B2B. Come detto, premessa indispensabile per questa evoluzione è la digitalizzazione sia del ciclo attivo sia del ciclo passivo: i documenti digitali non faranno altro che espandere il patrimonio informativo che il management può dare in pasto alle piattaforme analitiche per evidenziare tutte le correlazioni tre le due fasi e indicare la strada per il raggiungimento della massima efficienza. Business Intelligence e gestione degli ordini formano in questo modo un binomio vincente per vendere di più e meglio.

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