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Esperienze

Dematerializzazione del Ciclo Ordine-Pagamento: il caso Il Gigante

Con la digitalizzazione dei documenti scambiati tra la Società Consortile e le tre Società Distributive del Gruppo adesso 4 milioni di documenti all’anno sono gestiti con la conservazione sostitutiva e un milione di fatture elettroniche sono a norma di legge. È così calato sensibilmente il personale dedicato alle mansioni manuali: molti sono stati riqualificati e assegnati ad attività a maggior valore aggiunto

21 Ott 2014

Redazione

Il Gigante – il noto gruppo della GDO fondato nel 1972 – ha sviluppato un progetto di digitalizzazione dei processi che prevede anche l’intregrazione del Ciclo Ordine-Pagamento mediante l’attivazione di un canale EDI 
con i fornitori.

In prima battuta l’iniziativa si è focalizzata sui processi di Fatturazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva dei documenti scambiati tra la Società Consortile e le tre Società Distributive del Gruppo, che nel 2013 ha generato un fatturato di 980 milioni di euro, che impiega circa 5.000 collaboratori, con una rete di circa 50 punti vendita. Per la sua realizzazione è stato quindi sottoscritto uno specifico accordo infragruppo tra le società coinvolte, che si sono impegnate a conservare i documenti chiudendo il processo di Conservazione Sostitutiva entro 15 giorni dalla data di emissione/ricezione della fattura. La gestione della Conservazione Sostitutiva – non solo delle fatture ma anche delle Scritture Ausiliarie di Magazzino, dei Libri Giornale e dei Registri Iva – è stata delegata a un provider esterno che appone Firma Digitale e Marca Temporale. La responsabilità del processo, invece, è stata affidata al Direttore Amministrativo Centrale, ed è supportata da un cruscotto di monitoraggio creato ad hoc. Grazie all’implementazione di questa soluzione Il Gigante riesce oggi a gestire in regime di Conservazione Sostitutiva circa 4 milioni di documenti all’anno, e di queste almeno 1 milione sono le fatture digitalizzate a norma di legge. Tutto questo ha portato a una sensibile riduzione del personale dedicato alle mansioni manuali di gestione dei documenti cartacei e delle riconciliazioni, che è stato riqualificato e assegnato ad attività a maggior valore aggiunto per l’azienda. Inoltre è stata riscontrata una consistente riduzione dei costi e dei tempi per la stampa, l’archiviazione e la ricerca dei documenti.

Completata l’adozione della Fatturazione Elettronica infragruppo, il passo successivo per il Gruppo è l’attivazione di un canale EDI con i fornitori, per l’interscambio dei documenti relativi all’intero Ciclo Ordine-Pagamento. Il punto di partenza è l’adeguamento dei sistemi gestionali interni, in quanto prerequisito fondamentale per poter cogliere appieno i benefici derivanti dall’interconnessione EDI con i partner commerciali.

Il primo step consiste nella Fatturazione Telematica via EDI con Conservazione Sostitutiva delle Fatture Passive. In seguito, l’utilizzo del canale EDI è esteso anche alla gestione di tutti gli altri documenti del Ciclo dell’Ordine. Di fatto la digitalizzazione delle fatture rappresenta la fase più critica da affrontare, ma anche quella che permette all’azienda di ottimizzare i propri processi interni e di poter garantire ai fornitori una maggior trasparenza su tempi e termini di pagamento, minimizzando i disallineamenti e anticipando la gestione di eventuali squadrature.

Questo e altri casi analoghi sono disponibili sul Quaderno del Fare 2014, scaricabile gratuitamente sul sito osservatori.net

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@RIPRODUZIONE RISERVATA
Dematerializzazione del Ciclo Ordine-Pagamento: il caso Il Gigante

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